Pilvipalvelu. Kaikkihan siitä puhuvat, mutta ollaanko aina samalla taivaalla ja ymmärretäänkö, mitä ollaan ostamassa? Pilvipalvelut ovat lyöneet läpi laajalla rintamalla myös HR-järjestelmämarkkinassa. Kukaan itseään kunnioittava HR-järjestelmätoimittaja ei jätä mainostamatta omaa pilvipalveluaan. Mutta mikä merkitys sillä on asiakkaalle, millainen toimittajan pilvipalvelu tosiasiassa on? Katsotaanpa.
Pilvipalveluiden lyhyt historia Pilvipalveluiden alkutaipaleelta on monenlaista tarinaa. Yksi niistä on Amazonin pilvipalveluiden synty, kun varsinaisen liiketoiminnan ylläpitämisestä jäänyttä ylimääräistä palvelinkapasiteettia alettiin myydä ulos. Syntyi Amazon Web Services, eli AWS. Oma tarinani pilvipalveluiden alkuun on hieman toisenlainen. Olin jo vuonna 2000 kehittämässä pilvipalveluperiaatteella toimivaa HR-järjestelmää, tarkemmin sanottuna Skillnetin Artist-rekrytointijärjestelmää. Järjestelmää tarjottiin selainkäyttöisenä toimittajan ylläpitämältä palvelimelta. Silloin tosin puhuttiin ASP-palvelusta (Application Service Providing/Provisioning) tai suomeksi sovellusvuokrauksesta. Myöhemmin termi vaihtui SaaS:iksi (Software as a Service), mutta konsepti pysyi samana. Järjestelmästä haluttiin sellainen, että se olisi sisältöjen osalta (työhakemuslomakkeet ym.) asiakaskohtaisesti sovitettavissa, mutta itse softakoodia ei tarvitsisi räätälöidä. Tässä onnistuttiin lopulta hyvin, vaikka halu saada isoja asiakkaita oli niin suuri, että olihan siinä koodissa ajoittain asiakaskohtaisuuttakin, kun jokin toiminnallisuus luvattiin asiakkaalle ja sitä ei heti ehditty tuotteistamaan loppuun saakka. Käytännössä kaikki asiakkaat olivat samassa versiossa ja pääsääntöisesti versionvaihto tehtiin yhtä aikaa kaikille. Jokaisella asiakkaalla oli oma tietokanta. Saavutimme Artistin kanssa merkittävän aseman ja se olikin useilla mittareilla mitattuna Suomen johtava rekrytointijärjestelmä vielä muutama vuosi sitten, kunnes Oikotien tarjonnan alla tarinalle kirjoitettiin uusi luku. Artist-palvelua tarjoaa muuten nykyisin Kaaos Unlimited ja he ovat päivittäneet Artistin teknologian ajanmukaiseksi. Tarina siis jatkuu. Jo edellä kuvatuissa kahdessa tarinassa näemme kaksi hyvin erilaista pilvipalvelua. AWS tarjoaa alustan, jolla voi pyörittää varsinaisia sovelluksia, kuten Artistia. Public Cloud, Private Cloud, Hybrid Cloud. Usein toistuvia termejä, mutta mitä niiden taakse voisi kätkeytyä, kun puhutaan HR-järjestelmistä? Otsikossa kuvatut termit ovat usein toistuvia, kun puhutaan yleisesti pilvipalveluista, mutta niiden sijoittamista HR-järjestelmätarjontaan on vaikea tehdä tarkasti. Käytetyt termit kuvaavat tyypillisesti it-infrastruktuurin, kuten palvelinkapasiteetin jakotapaa, mutta termejä käytetään myös eri järjestelmäratkaisuissa. Jaan HR-järjestelmäpilvipalvelut kolmeen kategoriaan ja otan vapauden sijoittaa termit sujuvasti joukkoon:
Käytettävästä termistä riippumatta on hyvä ymmärtää HR-pilvipalvelua ostettaessa, mikä on ostettavan palvelun toimintaperiaate ja kuinka hyvin se soveltuu omiin tarpeisiin. On siis tärkeää ymmärtää kunkin ratkaisun ominaisuudet sekä rajoitteet ja mahdollisuudet. Julkinen pilvipalvelu Kun HR-järjestelmä toimii Public Cloud -periaatteella, saatte järjestelmän käyttöönne usein hyvin nopeasti, joissakin tapauksissa jopa saman tien ainakin koekäyttöön tilaamalla yrityksen nettisivuilta tunnukset. Tämän jälkeen pääsette pääkäyttäjäoikeuksilla rakentamaan järjestelmän sisältöjä niissä rajoissa, joissa ko. tuote sen mahdollistaa, tekemään siis käyttöönottoa eli implementointia. Käytännössä aina järjestelmätoimittaja tarjoaa myös käyttöönottopalveluja ja näitä kannattaakin hyödyntää, jotta ratkaisusta saadaan kerralla toimiva. Myös rajapintojen käyttöönotoissa toimittajan rooli on tärkeä. Tämän mallin tyypillisiä ominaisuuksia:
Mitä saatte?
Mitä menetätte?
Yksityinen pilvipalvelu Private Cloud -periaatteella toimiva HR-järjestelmä vaatii tyypillisesti joko enemmän tai vähemmän projektoidun käyttöönottoprojektin ennen, kuin saatte mitään käyttöönne. Eli ensin tehdään hieman määrittelyjä, jonka jälkeen toimittaja tekee asennuksen, luo tietokannan ja antaa pääkäyttäjätunnukset asiakkaalle. Tyypillisesti toimittaja myös tekee kaikki tai lähes kaikki muutokset järjestelmän sisältöihin. Usein toimittaja on päätynyt tähän malliin, koska (vanhentunut) teknologia ei mahdollista parempaa toteutustapaa. Tämän mallin tyypillisiä ominaisuuksia:
Mitä saatte?
Mitä menetätte?
Hybridi Hybrid Cloud -periaatteella toimiva HR-järjestelmä on sitten jotakin edellä kuvattujen välimaastosta. Riippuen ratkaisusta, siinä on tiettyjä etuja mutta myös tiettyjä haittapuolia. Usein tästä kategoriasta voi kuitenkin löytyä se paras ratkaisu. Saatte ehkä standardiratkaisuja järkevällä hinnoittelulla, mutta pystytte myös jonkin verran vaikuttamaan, kuinka järjestelmä taipuu tarpeisiinne. No mikä sitten pitäisi valita? Tähän kysymykseen en osaa tältä istumalta vastata. Koska tarpeenne ratkaisevat. Suosittelen tutustumaan ratkaisuihin huolella, jotta tiedätte, mitä saatte. Oma suositukseni on valita mahdollisimman tuotteistettu ratkaisu unohtaen samalla ns. ”toiveiden tynnyri” -ajattelumalli. Se kannattaa pitkässä juoksussa. Ja yleensä myös lyhyessä. Ja tietenkin on myös niitä ratkaisuja, jotka jo ominaisuuksiltaan taipuvat lähes kaikkeen. Mutta hintalappukin on sitten sen mukainen. Valintaa vaikeuttaa myös se, että toimittajat eivät tyypillisesti kategorisoi palveluaan (osin sen vuoksi, että selkeää kategorisointia on vaikea tehdä), vaan myyvät vain pilvipalvelun helppoutta ja ihanuutta. Asiakkaan vastuulle jää selvittää, mitä mikäkin ratkaisu pitää käytännössä sisällään. Itse järjestelmän ominaisuuksien lisäksi pitää selvittää vielä ylläpitopalveluiden sisältö, tietoturvan taso ym. palveluun olennaisesti liittyvät seikat. Olen tehnyt 15 vuotta töitä HR-pilvipalveluiden parissa ja tunnen markkinat kattavasti. Mikäli asiaan paneutuminen tuntuu haastavalta omin voimin, autan mielelläni näkemyksen muodostamisessa, mikä ratkaisu sopisi tarpeisiinne parhaiten. Ota siis yhteyttä, niin sovitaan veloitukseton konsultaatio! PS. Loppuun vielä muistutus, että ratkaisusta riippumatta, paras hyöty uudesta järjestelmästä saadaan ulosmitattua, kun samassa yhteydessä uudistetaan HR-käytännöt ja -prosessit. Älkää siis keskittykö pelkkään teknologiavalintaan, vaan viekää samalla HR- ja esimiestyö kohti ketterämpää maailmaa. Comments are closed.
|
Arkisto
February 2021
Kategoria
All
|