Tietosuojaseloste - osallistujarekisteri

---

Rekisterinpitäjä

Nimi:
Facilor Oy, Y-tunnus 2646444-4
Osoite:
Saviontie 157, 41330 Vihtavuori
Sähköpostiosoite:
[email protected]

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi:
Matti Vepsäläinen, toimitusjohtaja
Yhteystiedot:
Puhelin 0400733915, sähköpostiosoite [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään rekisterinpitäjän järjestämien tapahtumien (mm. koulutukset, webinaarit, tietoiskut) osallistujatietojen hallintaa ja tapahtuman organisointia sekä palautekyselyiden lähettämistä ja palautteiden keräämistä varten.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano. Rekisteröidyn on toimitettava tiedot, jotta sopimus ja sen velvoitteet voidaan toteuttaa.

Rekisterissä käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja, joista tapahtumakohtaisesti tallennetaan tarvittavat tiedot:

• Rekisteröidyn nimi
• Rekisteröidyn yhteystiedot sekä missä organisaatiossa työskentelee ja asema organisaatiossa.
• Jäsenyys- tai asiakkuustietoa yhdessä yhteistyökumppanien kanssa järjestettyihin tilaisuuksiin liittyen esim. hinnanalennukseen oikeuttavan tiedon varmistamiseksi
• Laskutustiedot
• Tieto erityisruokavaliosta (kysytään vain, mikäli tapahtumassa on tarjoilua), osallistujan ei ole pakko ilmoittaa tietoa

Rekisterin tietolähteet

Rekisteröity tallentaa tiedot itse tapahtuman ilmoittautumislomakkeella. Rekisteröity voi lähettää tiedot myös sähköpostitse tai ilmoittaa ne puhelimitse, jonka jälkeen tiedot viedään osallistujarekisteriin rekisterinpitäjän toimesta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Ilmoittautumisten hallinnassa käytetään pilvipalveluna toimitettavaa järjestelmää, jonka kehittäjä Webropol Oy (myöhemmin Käsittelijä) toimii järjestelmän ylläpitäjänä. Käsittelijällä on pääsy osallistujarekisterin tietoihin ja Käsittelijä katsotaan tämän vuoksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseksi henkilötietojen käsittelijäksi. Käsittelijällä ei ole oikeutta käyttää henkilötietoja millään tavalla hyödyksi eikä rekisterinpitäjä luovuta tietoihin käyttöoikeutta. Käsittelijä voi käsitellä henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän pyynnöstä esim. ongelmanselvitystilanteissa.

Ilmoittautumisjärjestelmän lisäksi rekisteröidyn henkilötietoja luovutetaan tarpeen mukaan tapahtuman järjestämiseen liittyen rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, esim. kokoustilan hallinnoijalle (hotelli, kokouskeskus tms.) sekä koulutuskumppaneille. Luovutettavia tietoja rajataan aina mahdollisimman vähäiseksi (esim. erityisruokavaliotieto luovutetaan anonyymisti tapahtuman tarjoiluista vastaavalle taholle). Mikäli rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojen käyttöön suoramarkkinoinnissa, rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siirtää Facilor Oy:n ja sen yhteistyökumppaneiden markkinointirekisteriin. Muussa tapauksessa rekisteröidyn tietoja käytetään ainoastaan niiden palveluiden markkinointiin, jotka liittyvät henkilötietojen alkuperäiseen käyttötarkoitukseen.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle

Henkilötietojen säilytysaika

Osallistujarekisterissä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin tapahtuman hallinnan johdosta on tarpeen (esim. tapahtuman laskutus ja maksusuoritusten seuraaminen tapahtuman jälkeen). Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan siten, että henkilöä ei voida enää tunnistaa.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisteri ja sen tietojen käyttö ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Rekisteröidyn oikeudet

1. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin tässä rekisterissä, mikäli oikeuksia pyytävä henkilö pystytään luotettavasti tunnistamaan rekisteröidyksi. Tätä oikeutta käyttävän rekisteröidyn pyynnöstä rekisterinpitäjä toimittaa rekisteröidylle otteen niistä henkilötiedoista, joita rekisterissä on. Tiedot toimitetaan ensisijaisesti sähköisesti.
2. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisua, mikäli niissä on virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita tietoja
   1. Rekisteröity voi itse muokata tietojaan tapahtumienhallintajärjestelmän toimintojen avulla, mikäli tämä on tapahtumakohtaisesti sallittu.
   2. Muussa tapauksessa oikaisupyyntö on tehtävä rekisterin yhteyshenkilölle
3. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten mukaan lukien siirtoa Facilorin markkinointirekisteriin.
4. Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, mikäli
   • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
   • Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
   • Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
5. Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot toimitetaan jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (CSV-tiedosto).
6. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Kaikki rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt on tehtävä rekisterin yhteyshenkilölle, ellei muutoin ole mainittu.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 4.5.2018.