"Matti otti kopin koko projektista vaatimusmäärittelystä sopimusvaiheeseen asti. Hän huolehti siitä, että aikataulut pitivät ja kaikilla projektiin osallistuneilla oli riittävä ohjeistus siitä, mitä pitää tehdä. Matti vastasi myös kommunikoinnista järjestelmätoimittajien kanssa, mikä säästi meiltä valtavasti aikaa.

Henkilöstöammattilainen ei yleensä tee HR-järjestelmähankintoja kovinkaan monta kertaa uransa aikana, joten harvalla on suoraan itsellään kaikkea tarvittavaa tietämystä ja ymmärrystä. Facilorin avulla pystyimme kiinnittämään huomiomme tyypillisiin haastekohtiin.

Matti on myös ajan hermolla siitä, mitä markkinassa tapahtuu ja hänellä on erittäin vahva substanssiosaaminen. Facilorin kautta asiakas saa sellaisen paketin kuin tarvetta on ja Matti pitää huolen siitä, että koko prosessi tulee hyvin hoidetuksi.” 

Ensitapaaminen Luvata Porin ja Facilorin Matti Vepsäläisen välillä tapahtui Tampereella, kun Matti oli kouluttajana eräässä koulutuksessa. HR Specialist Kaisa Strander kertoo, että silloin he päättivät laittaa myös omat GDPR-asiansa kuntoon.
 
– Emme katsoneet ihan hirveästi muita yhteistyökumppaneita, sillä Matin esitys silloin oli niin vakuuttava, Strander muistelee.
 
Facilorin koulutusten ja palveluiden mukana kuvioon tuli myös Tietosuojatyökalu.
 
– Tietosuojatyökalu on tukena sille, mitä olemme Matin kanssa jutelleet ja hahmotelleet. Se tuntui luonnolliselta tavalta ruveta kirjaamaan asioita ylös ja dokumentoimaan, Strander pohtii.

Facilorin koulutuksiin kuuluu käytännön esimerkkejä, joita Strander kehuu erityisen hyviksi. Ne tuovat teorian käytäntöön ja helposti ymmärrettävään muotoon.
 – Yksi iso juttu on ollut se, että Matti on saanut meidät ajattelemaan tätä asiaa siltä kantilta, mitä itse pidän kaikista tärkeimpänä, on tämä toimintojen kehittäminen sillä tavalla, että niissä otettaisiin GDPR-asetuksen mukaiset asiat huomioon, Strander kertoo.

 Tietosuojatyökalusta on tullut luonnollinen osa Luvatan GDPR-prosessia ja arkea. Strander on itse toiminut sen pääkäyttäjänä.

 – Tietosuojatyökalu on ollut yksinkertainen käyttää. Meillä on siellä reilu kymmenen kappaletta rekistereitä, joissa on kuvattu toimintaamme tietosuoja-alueella. Se on varmasti suurin konkreettinen hyöty, Strander kertaa.

Facilor auttoi Tammelan kuntaa HR-järjestelmähankinnassa. Tammelan kunnanjohtaja Kalle Larsson kuvaa kokemuksiaan Facilorista näin:

“Matti toimi teknisenä asiantuntijakonsulttina HR-järjestelmämme kilpailutuksen järjestämisessä ja sen lisäksi myös edunvalvojanamme teknisessä vuoropuhelussa eri toimittajien kanssa. Siinä hänen rautainen ammattitaitonsa paljastui – Matti pystyi keskustelemaan järjestelmätoimittajien kanssa hyvin syvällisesti ja varmistamaan sen, että löytäisimme sellaisen ratkaisun, joka vastaisi toiveisiimme parhaiten.

Kun keskustelimme ja pohdimme Matin kanssa erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja, tuli hyvin varma olo siitä, mikä toimii ja mikä ei. Hän piti kaiken sen, mitä oli luvannut ja otti hienosti huomioon sisäisestikin erilaiset näkemykset ja tarpeet. Hän osasi luovia hienosti odotusten ja tarpeiden välimaastossa.”

Someron kaupungilla oli tarve saada esimiehille ja tietosuojan kannalta keskeiselle henkilöstölle laaja käsitys vaikeaselkoisen tietosuoja-asetuksen vaikutuksista ja niiden aiheuttamista konkreettisista toiminnan kehittämistarpeista. Henkilöstölle oli järjestetty jo aiemmin koulutusta, mutta asiaan kaivattiin enemmän konkretiaa.

Someron kaupunki kutsuikin Facilor Oy:n Matti Vepsäläisen pitämään Somerolla koko päivän mittaisen tietosuojakoulutuksen. Aamupäivän osuudessa käytiin isommalle porukalle ensin läpi sopivalla tasolla teoriaa ja asetuksen taustaa. Tämän jälkeen pureuduttiin CASE-esimerkkien avulla asetuksen käytännön vaikutuksiin henkilötietojen käsittelyssä ja jokaisen henkilötietoja käsittelevän omaan merkitykseen tietosuojan toteutuksessa. Lisäksi käytiin läpi erilaisia arjen tietoturvanäkökulmia, joita on syytä huomioida henkilötietojen käsittelyssä.

Iltapäivällä pureuduttiin pienemmän joukon kanssa asetuksen vaatimiin käytännön toimenpiteisiin, kuten sopimusten läpikäyntiin ja päivittämiseen, ohjeistusten laatimiseen sekä tietosuojaselosteiden sisältövaatimuksiin.

Koulutus onnistui Someron kaupunginjohtajan, Sami Suikkasen mielestä hyvin:

"Asioiden tuonti lähelle koulutukseen osallistujia onnistui. Matti onnistui tuomaan asiaan konkretiaa selvästi aiempaa koulutustilaisuutta (toisen toimijan pitämä) paremmin. Hän puhui asiasta helposti ymmärrettävällä tavalla ja auttoi erottamaan ns. jyvät akanoista."

Sami Suikkanen suosittelee Matin pitämää tietosuojakoulutusta yhdellä lauseella näin:

Osallistujien antamaa sanallista palautetta koulutuksesta:

• "Hyvin avattuja esimerkkitapauksia keskustelemalla -> avasi asioita"
• "Todella informatiivinen. Sopivassa suhteessa huolenaihetta ja apuvälinettä."
  
• "Konkretiaa tarvittavista toimenpiteistä tuli lisää"
• "Hyvä, selkeä ja kattava kokonaisuus. Koko asetuksen sisältö ja tarvittavat toimet selkiytyi."

Lisätietoja:

• Someron kaupunki, kaupunginjohtaja Sami Suikkanen, puh. 044 7791 200, sami.suikkanen@somero.fi
• Facilor, Matti Vepsäläinen, puh. 0400 733 915, matti.vepsalainen@facilor.fi

Someron kaupunginjohtaja Sami Suikkanen
Kuva: Anu Kylvén

Keva kilpailutti HR-järjestelmähankinnan. Kilpailutuksella haettiin nykyaikaista henkilöstöhallinnon järjestelmää, jossa voidaan mahdollisimman pitkälle hyödyntää sähköistä työnkulkua ja tiedonsiirtoa eri järjestelmien välillä. Keva vastaa valtion, kuntien, evankelisluterilaisen kirkon ja Kelan työeläkeasioista, ja sillä on noin 1,3 miljoonaa henkilöasiakasta. Kevan palveluksessa on noin 550 työntekijää.

Kilpailutuksen onnistumisen varmistamiseksi Keva päätti ottaa kilpailutukseen avuksi ulkopuolisen asiantuntijan, joka tuntee suomalaisen HR-järjestelmämarkkinan sekä HR-järjestelmien toimintaperiaatteen ja mahdollisuudet. Ennen varsinaista HR-järjestelmäkilpailutusta Keva kilpailutti asiantuntija-avun, jonka tuloksena asiantuntijaksi valittiin Facilor Oy:n Matti Vepsäläinen. Matilla on pitkä kokemus HR-järjestelmien kehittämisestä, käyttöönotoista ja myös myynnistä, joka vakuutti Kevan siitä, että kilpailutukseen saadaan mukaan oikeanlainen asiantuntijuus.

HR-järjestelmäkilpailutus käynnistettiin keväällä perusteellisella Kevan tarpeiden läpikäynnillä sekä kattavalla markkinaselvityksellä. Tämän pohjalta laadittiin tarjouspyyntömateriaali ja käynnistettiin varsinainen tarjouskilpailu. Hankintapäätös saatiin tehtyä lokakuussa ja käyttöönottoprojekti tarjouskilpailun voittaneen Sympan kanssa käynnistettiin marraskuussa.

Lisätietoja

• Facilor, Matti Vepsäläinen, puh. 0400 733 915, matti.vepsalainen (at) facilor.fi
• Keva, HR-toiminnan päällikkö Tuula Kivi, puh. 0400 444 583, tuula.kivi (at) keva.fi

Facilor auttaa onnistumaan erilaisissa järjestelmähankkeissa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Järjestelmähankinnat ja -käyttöönotot ovat aikaa vieviä ja erityisosaamista vaativia, jonka vuoksi on hyvä käyttää ulkoisia resursseja onnistumisen takaamiseksi. Ulkopuolisen asiantuntijan avulla hankkeet saadaan tyypillisesti vietyä läpi laadukkaammin ja tehokkaammin.

Finnairilla oli ollut jo vuosia käytössä Saima-rekrytointijärjestelmä, joka kuitenkin tuki heikosti nykypäivän rekrytointitarpeita. Järjestelmällä pärjättiin rekrytointivolyymien ollessa pieniä, mutta keväällä 2015 Finnairilla päätettiin asialle tehdä jotakin, kun tiedossa oli syksyllä vilkastuvat rekrytoinnit.

Finnair pyysi Facilorin Matti Vepsäläisen avuksi rekrytointijärjestelmän uudistukseen, koska Matilla on laaja kokemus sekä Saimasta että muutoin rekrytointijärjestelmämarkkinasta. Projekti käynnistettiin käytössä olevan järjestelmän analyysilla ja Finnairin tarpeiden läpikäynnillä. Tämän jälkeen voitiin todeta, että haaste ei varsinaisesti ollut itse järjestelmässä vaan siinä, kuinka paljon sitä on räätälöity Finnairin tarpeisiin vuosien aikana. Räätälöinnit hidastivat järjestelmän kehitystä ja Finnair ei saanut kaikkia järjestelmätoimittajan tarjoamia uudistuksia käyttöönsä.

Järjestelmätoimittajalta pyydettiinkin tarjous nykyaikaisesta vakioidusta pilvipalvelusta ja päädyttiin tekemään kokonaan uusi käyttöönotto toimittajaa vaihtamatta. Uusi palvelu mahdollisti tuotteen sovittamisen riittävällä tasolla Finnairin tarpeisiin ja järjestelmään saatiin lukuisia rekrytointiprosessia nopeuttavia uudistuksia, kuten rekrytointilupien sähköinen hyväksyntä.

Varsinainen käyttöönottoprojekti vietiin läpi syksyn 2015 aikana ja viime hetkellä käyttöönottoa päätettiin vielä aikaistaa kuukaudella. Näin uusi järjestelmä saatiin käyttöön Finnairin historian suurimpiin rekrytointeihin, jossa haettiin mm. matkustamohenkilökuntaa ja lentäjiä.

Finnairin rekrytointipäällikkö Juho Toivola kuvasi projektin sujumista näin:

”Matin ammattitaidon ja osaamisen ansiosta rekrytointijärjestelmän uudistusprojekti meni läpi kivuttomasti ja me Finnairin rekrytoinnissa saimme keskittyä omaan työhömme Matin viedessä projektia eteenpäin järjestelmätoimittajan kanssa. Osallistuimme vain tarpeen mukaan määrittelyihin, järjestelmän katselmointiin sekä käyttöönottokoulutuksiin. Erityisen tyytyväisiä olimme päätökseen aikaistaa käyttöönottoa ja uudistettu järjestelmä onkin mahdollistanut suurten hakemusmäärien käsittelyn huomattavasti aiempaa vaivattomammin.”

Facilorin Matti Vepsäläisen mukaan:

”Aina ei kannata vaihtaa järjestelmätoimittajaa, vaikka järjestelmä tuntuisi huonolta. Järjestelmän uudistamisella saadaan tarpeet täytettyä usein kustannustehokkaammin ja esim. käyttäjäkoulutuksiin ei tarvitse uhrata niin paljon aikaa, kun järjestelmän peruslogiikka on jo hallussa.”

Facilor auttaa onnistumaan erilaisissa järjestelmähankkeissa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Järjestelmähankinnat ja -käyttöönotot ovat aikaa vieviä ja erityisosaamista vaativia, jonka vuoksi on hyvä käyttää ulkoisia resursseja onnistumisen takaamiseksi. Ulkopuolisen asiantuntijan avulla hankkeet saadaan tyypillisesti vietyä läpi laadukkaammin ja tehokkaammin.