"Yllätyimme positiivisesti, kuinka vahvaa Facilorin konsultin substanssiosaaminen oli, nimenomaan HR-järjestelmistä mutta myös ylipäätään HR-prosesseista ja siihen liittyvästä arkkitehtuurista", Pohjola kiittelee. Hanke oli pitkä, mutta Monetran väelle jäi siitä huolimatta tunne, että nimenomaan Facilorin konsultin avulla hanke saatiin kustannustehokkaasti vietyä loppuun asti. "Facilor kuunteli koko hankkeen ajan toiveitamme. Ikäänkuin he olisivat olleet tekemässä omaa hankettaan. Yhteistyö sujui erinomaisesti koko pitkän hankkeen ajan", Pohjola kehuu. Merkittävä rooli hankkeen läpiviennissä Facilorin rooli oli merkittävä. Heidän avullaan Monetra toteutti määrittelyt kilpailutukselle sekä vei myös kilpailutusvaiheen läpi, ja se oli yksi iso tekijä siihen, että Monetra sai useita potentiaalisia toimijoita antamaan tarjouksensa kilpailutukseen. "Voin lämpimästi suositella Faciloria, sekä yksityiselle että julkiselle sektorille. Olisin myös itse valmis hankkimaan Facilorilta palveluita jatkossakin", Pohjola päättää.
"Matti otti kopin koko projektista vaatimusmäärittelystä sopimusvaiheeseen asti. Hän huolehti siitä, että aikataulut pitivät ja kaikilla projektiin osallistuneilla oli riittävä ohjeistus siitä, mitä pitää tehdä. Matti vastasi myös kommunikoinnista järjestelmätoimittajien kanssa, mikä säästi meiltä valtavasti aikaa.
Henkilöstöammattilainen ei yleensä tee HR-järjestelmähankintoja kovinkaan monta kertaa uransa aikana, joten harvalla on suoraan itsellään kaikkea tarvittavaa tietämystä ja ymmärrystä. Facilorin avulla pystyimme kiinnittämään huomiomme tyypillisiin haastekohtiin. Matti on myös ajan hermolla siitä, mitä markkinassa tapahtuu ja hänellä on erittäin vahva substanssiosaaminen. Facilorin kautta asiakas saa sellaisen paketin kuin tarvetta on ja Matti pitää huolen siitä, että koko prosessi tulee hyvin hoidetuksi.”
Ensitapaaminen Luvata Porin ja Facilorin Matti Vepsäläisen välillä tapahtui Tampereella, kun Matti oli kouluttajana eräässä koulutuksessa. HR Specialist Kaisa Strander kertoo, että silloin he päättivät laittaa myös omat GDPR-asiansa kuntoon. – Emme katsoneet ihan hirveästi muita yhteistyökumppaneita, sillä Matin esitys silloin oli niin vakuuttava, Strander muistelee. Facilorin koulutusten ja palveluiden mukana kuvioon tuli myös Tietosuojatyökalu. – Tietosuojatyökalu on tukena sille, mitä olemme Matin kanssa jutelleet ja hahmotelleet. Se tuntui luonnolliselta tavalta ruveta kirjaamaan asioita ylös ja dokumentoimaan, Strander pohtii. Tietosuojatyökalu on ollut yksinkertainen käyttää Facilorin koulutuksiin kuuluu käytännön esimerkkejä, joita Strander kehuu erityisen hyviksi. Ne tuovat teorian käytäntöön ja helposti ymmärrettävään muotoon. – Yksi iso juttu on ollut se, että Matti on saanut meidät ajattelemaan tätä asiaa siltä kantilta, mitä itse pidän kaikista tärkeimpänä, on tämä toimintojen kehittäminen sillä tavalla, että niissä otettaisiin GDPR-asetuksen mukaiset asiat huomioon, Strander kertoo. Tietosuojatyökalusta on tullut luonnollinen osa Luvatan GDPR-prosessia ja arkea. Strander on itse toiminut sen pääkäyttäjänä. – Tietosuojatyökalu on ollut yksinkertainen käyttää. Meillä on siellä reilu kymmenen kappaletta rekistereitä, joissa on kuvattu toimintaamme tietosuoja-alueella. Se on varmasti suurin konkreettinen hyöty, Strander kertaa. Käytännönläheistä ohjeistusta, ei lakimiesten kiekurakieltä Luvata Porin tietosuoja-asiat alkavat nyt olla hyvin hallussa. – Ehdottomasti syy siihen, miksi suosittelisin Faciloria on se, että sieltä saa käytännönläheistä ohjeistusta eikä lakimiesten kiekurakieltä, Strander kehuu. – Ilman Matin panosta tästä ei olisi tullut mitään, Strander summaa hymyillen. Alla olevalla videolla Kaisa Strander kertoo vielä kokemuksistaan Facilorin palveluista ja Tietosuojatyökalun käytöstä:
Facilor auttoi Tammelan kuntaa HR-järjestelmähankinnassa. Tammelan kunnanjohtaja Kalle Larsson kuvaa kokemuksiaan Facilorista näin:
“Matti toimi teknisenä asiantuntijakonsulttina HR-järjestelmämme kilpailutuksen järjestämisessä ja sen lisäksi myös edunvalvojanamme teknisessä vuoropuhelussa eri toimittajien kanssa. Siinä hänen rautainen ammattitaitonsa paljastui – Matti pystyi keskustelemaan järjestelmätoimittajien kanssa hyvin syvällisesti ja varmistamaan sen, että löytäisimme sellaisen ratkaisun, joka vastaisi toiveisiimme parhaiten. Kun keskustelimme ja pohdimme Matin kanssa erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja, tuli hyvin varma olo siitä, mikä toimii ja mikä ei. Hän piti kaiken sen, mitä oli luvannut ja otti hienosti huomioon sisäisestikin erilaiset näkemykset ja tarpeet. Hän osasi luovia hienosti odotusten ja tarpeiden välimaastossa.” Someron kaupungilla oli tarve saada esimiehille ja tietosuojan kannalta keskeiselle henkilöstölle laaja käsitys vaikeaselkoisen tietosuoja-asetuksen vaikutuksista ja niiden aiheuttamista konkreettisista toiminnan kehittämistarpeista. Henkilöstölle oli järjestetty jo aiemmin koulutusta, mutta asiaan kaivattiin enemmän konkretiaa. Someron kaupunki kutsuikin Facilor Oy:n Matti Vepsäläisen pitämään Somerolla koko päivän mittaisen tietosuojakoulutuksen. Aamupäivän osuudessa käytiin isommalle porukalle ensin läpi sopivalla tasolla teoriaa ja asetuksen taustaa. Tämän jälkeen pureuduttiin CASE-esimerkkien avulla asetuksen käytännön vaikutuksiin henkilötietojen käsittelyssä ja jokaisen henkilötietoja käsittelevän omaan merkitykseen tietosuojan toteutuksessa. Lisäksi käytiin läpi erilaisia arjen tietoturvanäkökulmia, joita on syytä huomioida henkilötietojen käsittelyssä. Iltapäivällä pureuduttiin pienemmän joukon kanssa asetuksen vaatimiin käytännön toimenpiteisiin, kuten sopimusten läpikäyntiin ja päivittämiseen, ohjeistusten laatimiseen sekä tietosuojaselosteiden sisältövaatimuksiin. Koulutus onnistui Someron kaupunginjohtajan, Sami Suikkasen mielestä hyvin: "Asioiden tuonti lähelle koulutukseen osallistujia onnistui. Matti onnistui tuomaan asiaan konkretiaa selvästi aiempaa koulutustilaisuutta (toisen toimijan pitämä) paremmin. Hän puhui asiasta helposti ymmärrettävällä tavalla ja auttoi erottamaan ns. jyvät akanoista." Sami Suikkanen suosittelee Matin pitämää tietosuojakoulutusta yhdellä lauseella näin: Helposti ymmärrettävää puhetta vaikeaselkoisista asioista. Osallistujien antamaa sanallista palautetta koulutuksesta:
Lisätietoja:
Someron kaupunginjohtaja Sami Suikkanen Kuva: Anu Kylvén Facilorilla on tietosuoja-asioista lähes 20 vuoden käytännön kokemus erilaisten HR-järjestelmien kehittämisen ja käyttöönottojen sekä järjestelmähankintojen yhteydessä. Olemme asiakkaidemme tukena tietosuojahankkeissa ja koulutamme käytännönläheisellä otteella tietosuoja-asetuksen saloihin.
Keva kilpailutti HR-järjestelmähankinnan. Kilpailutuksella haettiin nykyaikaista henkilöstöhallinnon järjestelmää, jossa voidaan mahdollisimman pitkälle hyödyntää sähköistä työnkulkua ja tiedonsiirtoa eri järjestelmien välillä. Keva vastaa valtion, kuntien, evankelisluterilaisen kirkon ja Kelan työeläkeasioista, ja sillä on noin 1,3 miljoonaa henkilöasiakasta. Kevan palveluksessa on noin 550 työntekijää.
Kilpailutuksen onnistumisen varmistamiseksi Keva päätti ottaa kilpailutukseen avuksi ulkopuolisen asiantuntijan, joka tuntee suomalaisen HR-järjestelmämarkkinan sekä HR-järjestelmien toimintaperiaatteen ja mahdollisuudet. Ennen varsinaista HR-järjestelmäkilpailutusta Keva kilpailutti asiantuntija-avun, jonka tuloksena asiantuntijaksi valittiin Facilor Oy:n Matti Vepsäläinen. Matilla on pitkä kokemus HR-järjestelmien kehittämisestä, käyttöönotoista ja myös myynnistä, joka vakuutti Kevan siitä, että kilpailutukseen saadaan mukaan oikeanlainen asiantuntijuus. HR-järjestelmäkilpailutus käynnistettiin keväällä perusteellisella Kevan tarpeiden läpikäynnillä sekä kattavalla markkinaselvityksellä. Tämän pohjalta laadittiin tarjouspyyntömateriaali ja käynnistettiin varsinainen tarjouskilpailu. Hankintapäätös saatiin tehtyä lokakuussa ja käyttöönottoprojekti tarjouskilpailun voittaneen Sympan kanssa käynnistettiin marraskuussa. Lisätietoja
Facilor auttaa onnistumaan erilaisissa järjestelmähankkeissa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Järjestelmähankinnat ja -käyttöönotot ovat aikaa vieviä ja erityisosaamista vaativia, jonka vuoksi on hyvä käyttää ulkoisia resursseja onnistumisen takaamiseksi. Ulkopuolisen asiantuntijan avulla hankkeet saadaan tyypillisesti vietyä läpi laadukkaammin ja tehokkaammin. |
|