Kuinka onnistut HR-järjestelmähankinnassa?

HR-järjestelmä- tai muu järjestelmähankinta työlistalla? Poimi nopeat vinkit, kuinka parannat todennäköisyyttä onnistua järjestelmähankinnassa!

Järjestelmähankinnan onnistuminen ei ole itsestään selvää. Onnistumiseen vaikuttavat monet seikat, kuten kuinka hyvin hankinnan tavoitteet on osattu asettaa (mitäs tässä oltiinkaan hankkimassa), kuinka hyvin esimerkiksi toiminnalliset vaatimukset on määritelty (viestitään tarjoajille hankinnan tavoitteet vaatimusten muodossa) ja kuinka hyvin tunnetaan toimittajien ratkaisut juuri tähän tarpeeseen (tutustutaan huolella markkinoihin). Hyvin tehdyllä valmistelu- ja taustatyöllä voidaan välttää monet sudenkuopat ja ongelmat itse käyttöönottoprojektissa sekä jatkuvan palvelun aikana. Näin varmistetaan järjestelmähankinnasta saatava kokonaishyöty ja saadaan uudesta järjestelmästä mahdollisimman paljon irti.

Lähes jokaisessa järjestelmähankkeessa on itse järjestelmän käyttöönoton lisäksi käytännössä kyse myös muutosprojektista, kun asioita tehdäänkin uuden järjestelmän myötä hieman eri tavalla. Tämän vuoksi järjestelmähankintaa ja -käyttöönottoa ei pitäisi koskaan ajatella pelkästään järjestelmän käyttöönottona. Käyttäjien sitouttaminen jo järjestelmän hankintavaiheessa auttaa merkittävästi käyttöönottoa ja jalkauttamista. Hyvä ja nykyaikainen järjestelmä ei itsessään vaadi merkittävää panostusta käyttäjäkoulutuksiin, mutta uusien käytäntöjen ja muuttuneiden prosessien kouluttamista ei pidä unohtaa. Uudesta hienosta järjestelmästä saadaan paras hyöty vain, jos sitä käytetään tarkoituksenmukaisesti ja mahdollisimman laajasti!

HR-järjestelmähankinta on viestintää

HR-järjestelmä- tai mikä tahansa järjestelmähankinta on loppupelissä viestintää. Ensin asetetaan hankinnalle ja uudelle järjestelmälle tavoitteita sekä mietitään vaatimuksia ja kirjataan niitä ylös. Välissä tutustutaan toimittajien ratkaisuihin, jotta osataan suhteuttaa omat vaatimukset markkinoilta löytyviin ratkaisuihin. Lopuksi viestitään nämä vaatimukset mahdollisimman selkeästi tarjoajille, eli järjestelmätoimittaijlle. Tässä apuna toimii huolellisesti kirjalliseen muotoon tehty tarjouspyyntö. Hyvin laadittu tarjouspyyntö antaa tarjoajille selkeän kuvan, mitä asiakas tarvitsee ja minkälaisia reunaehtoja asiakas on hankinnalle asettanut.

Toiminnallisia- ja muita järjestelmän vaatimuksia kuvattaessa on pysyttävä kohtuudessa ja mitoitettava vaatimukset hankinnan kohdetta vastaavaksi. Täytyy muistaa, että järjestelmätoimittajillakin on omia reunaehtojaan, mistä hankkeista kiinnostuvat. Mikäli tarjouspyyntö on ehdoiltaan kohtuuton, voi järjestelmätoimittajan mielenkiinto lopahtaa ja tarjous jää tekemättä.

Erityisesti julkisissa hankinnoissa tämä on tärkeää, koska hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnön vastaisia. Muutoin joudutaan suurella todennäköisyydellä markkinaoikeuteen, jolloin hanke vähintäänkin viivästyy. Tarjouspyyntöön ei siis saisi päätyä sellaisia rajoittavia tekijöitä, joilla ei tosiasiassa ole merkitystä hankinnan kannalta.

Tarjouksen hinta ei ole koko totuus kustannuksista

HR-järjestelmän hankinta on pitkäaikainen investointi, jonka vuoksi järjestelmän valintavaihe on tehtävä huolella. Tänä päivänä erityisesti HR-järjestelmä ostetaan lähes aina pilvipalveluna, joka osaltaan pienentää kertainvestointia ja helpottaa tarvittaessa järjestelmän vaihtoa, kun ei tarvitse miettiä, kuinka paljon rahaa on ”heitetty hukkaan”. Käyttöönotossa rahallinen panostus on tyypillisesti kuitenkin se pienempi osuus hankinnasta. Sisäisen työn määrä järjestelmän käyttöönotossa ja jalkauttamisessa on usein suurempi panostus, joka helposti unohdetaan.

Jos ajatellaan HR-järjestelmän käyttöönottoa vähänkään suurempaan organisaatioon, puhutaan joka tapauksessa isosta jalkautustyöstä, ennen kuin järjestelmä on koko henkilöstön ulottuvilla ja arkikäytössä. Tämän vuoksi järjestelmän hankintaan ja käyttöönoton valmisteluun kannattaa panostaa hieman enemmän, jotta voidaan välttyä suurelta ylimääräiseltä työltä mahdollisen virhehankinnan vuoksi. Sitä paitsi, se työ, mikä tehdään hankinnan valmistelussa, tulee käyttöönottovaiheessa takaisin monin verroin.
Hyvällä sopimuksella varmistat tavoitteiden täyttymisen

Onnistuneen tarjouskilpailun lopputuloksena on yleensä voittaneen tarjoajan kanssa solmittu toimitus-/palvelusopimus, jonka jälkeen käynnistetään käyttöönottoprojekti. Sopimuksen tarkoitus on varmistaa, että asiakas saa sitä, mitä oli tarkoitus hankkia (eli tavoitteiden mukaista palvelua). Huolellisesti ja hyvässä yhteistyössä toimittajan kanssa laaditulla sopimuksella saavutetaan yleensä erinomainen lähtökohta onnistuneelle käyttöönottoprojektille ja jatkuville palveluille. Hyvä sopimus on yhtä kuin molemmin puolin ymmärretty ja hyväksytty tahtotila, mitä toimitukseen sisältyy, millä tavalla projekti halutaan viedä läpi ja kuinka jatkuvien palveluiden pitäisi sujua.

Mikäli toimitus-/palvelusopimukseen ei aseteta minkäänlaisia sanktioita esimerkiksi toimituksen myöhästymisestä tai selkeistä palvelutason alituksista, voi näistä olla vaikea vääntää kättä silloin, kun olisi aihetta. Palvelupoikkeamiin on paras varautua sopimuksessa ja kun sopimus on hyvä, ei siihen todennäköisesti tarvitse palata, vaan se jo itsessään motivoi toimittajan tuottamaan laadukasta palvelua. Usein puhutaan sopimusvalvonnasta, mutta itse kiinnittäisin huomiota mieluummin palvelun valvontaan, eli täyttääkö saatu palvelu ne tavoitteet, joita hankkeen alussa asetettiin. Mikäli kaikki on kokonaisuutena mennyt hyvin, voi olla, että jokainen sopimuksen yksityiskohta ei ole täyttynyt prikulleen, mutta näihin on tuskin tarvetta puuttua. Voihan olla, että vastaavasti joissakin asioissa toimittaja on ylittänyt reippaasti asiakkaan alkuperäiset tavoitteet ja sen ansiosta ollaan erittäin tyytyväisiä. Tässä kohtaa voidaan tietysti kysyä, että mikäli tavoitteita ei ole asetettu, niin mitä vasten palvelun toteutumista sitten peilataan? Niinpä.

Tiukat sopimusehdot ja sanktioinnit ovat niitä tilanteita varten, joissa tuntuu, että oikein mikään ei tunnu menevän hyvin tai palvelussa on jatkuvasti isompia tai pienempiä puutteita. Tällöin on helpompi ottaa toimittaja tiukkaan puhutteluun ja penätä sopimuksen velvoitteiden perään sekä vaatia tarvittaessa hyvityksiä. Mikäli sopimus on väljästi laadittu, jää ainoastaan reklamaation mahdollisuus ja toive, että toimittaja tekisi jotakin.

Hyvä projektinhallinta ja oikeat resurssit varmistavat onnistuneen käyttöönoton

Lyhyesti voisi kiteyttää, että hyvin valmistellulla ja suunnitellulla projektilla sekä oikein mitoitetuilla resursseilla mahdollistetaan käyttöönoton onnistuminen. Liian usein odotetaan, että toimittaja hoitaa projektin ja asiakas vain osallistuu muutamaan projektipalaveriin.

Tosiasiassa esimerkiksi HR-järjestelmän käyttöönotossa asiakkaan rooli projektin onnistumisen kannalta on avainasemassa. Projektin eri vaiheissa tarvitaan myös asiakkaan päässä hyvää projektiosaamista. Lisäksi erilaisten toimenpiteiden, kuten vaikkapa datamigraatioiden toteuttaminen ilman asiakkaan panostusta jää kokonaan tekemättä.

Varaudu siis jo etukäteen riittävällä resursoinnilla ja ammattitaidolla. Yksi hyvä keino on ottaa myös sisäiseen projektinhallintaan ulkopuolinen asiantuntija, joka tuntee ko. järjestelmäkentän ja on vienyt läpi vastaavia projekteja. Tällainen henkilö voi toimia projektipäällikön roolissa myös toimittajaan päin yhteyshenkilönä ja ymmärtää paremmin myös toimittajan ”kieltä”. Näin omat resurssit voidaan käyttää tehokkaammin ja aikaa jää kunkin projektitiimiläisen varsinaiseen työhön.

Muistilista järjestelmähankintaan

• Aseta hankkeelle tavoitteet (toiminnalliset & taloudelliset) sekä varaa resurssit jo hankintavaiheeseen (sisäiset & ulkoiset)
• Kuvaa prosessit tavoitetilassa (näitä tarkennetaan sitten valitun ratkaisun mukaan)
• Tutustu markkinoihin ja toimittajien ratkaisuihin
• Kuvaa vaatimukset riittävällä tasolla tarjouspyyntöön (pidä vaatimukset realistisina ja tarkoituksenmukaisina)
• Anna toimittajille aikaa ja edellytykset tehdä paras mahdollinen tarjous
• Varmista, että tarjoukset sisältävät halutun laajuuden
• Varmista tavoitteiden täyttyminen ja varaudu poikkeamiin hyvällä sopimuksella
• Varaa käyttöönottovaiheeseen riittävästi resursseja talon sisältä ja hanki tarvittaessa ulkopuolista tukea

Vielä lopuksi, hankinnan voi tehdä itselleen helpoksi ottamalla avuksi asiantuntijan, joka tuntee markkinat ja on ennenkin vienyt läpi vastaavia hankkeita.