Tolkun IT-hankinnat 2 – Oikeat resurssit ja osaaminen

Ohjelmistoyrittäjät ry tutki vuonna 2013 yhdessä Celkee Oy:n ja Tietotekniikan liitto ry:n kanssa tietojärjestelmien hankintaa. Tutkimuksen mukaan tilaajien mielestä hankinnan kunnollinen resursointi ja valmistelu ovat tärkein tekijä järjestelmähankkeen onnistumiselle. Tämä on helppo allekirjoittaa.

Usein käy niin, että kun hankkeelle ei ole osoitettu riittäviä resursseja, koko hanke ei lähde käyntiin. Toimitaan huonoilla järjestelmillä tai ilman järjestelmiä ja halua olisi uudistaa, mutta hanke ei pyörähdä käyntiin, kun kukaan ei ehdi. Vanha totuus kuvaa tätä hyvin, eli juostaan moottoritien laitaa samalla kun autot sujahtavat ohitse, mutta ei ehditä pysähtyä, jotta voitaisiin nousta kyytiin.

Ilman riittäviä resursseja hanke ei lähde edes käyntiin.

Kun vihdoin sitten kypsytään riittävästi tilanteeseen, lykätään vastuu jollekin ja sanotaan, että nyt täytyy saada tämä asia kuntoon. Ongelmaksi muodostuu silti usein se, että edelleenkään hankkeelle ei ole saatu riittävästi resursseja. Esimerkiksi HR-päällikköraukka joutuu YT-kierrosten puristuksessa vielä hankkimaan uuden HR-järjestelmän (jos nyt saa siihen ylipäänsä rahaa).

Tässä kohtaa onkin syytä miettiä, onko talossa sellaista osaamista, jonka avulla koko hanke voidaan viedä läpi? Jos tällaista osaamista löydetään, täytyy näille henkilöille varata riittävästi aikaa hankkeen ajaksi. Ei voida olettaa, että kukaan pystyy muiden töidensä ohella viemään vaativan järjestelmähankkeen läpi. Toisaalta, ei pidä lastata koko projektia myöskään yksille harteille. Hyvä olisi olla backupia esimerkiksi sairastumisten tai muiden tilanteiden varalle, jotta projekti ei jää seisomaan.

Mitä osaamista sitten tarvitaan?

Kaikista tärkeintä on ymmärtää, mihin tarpeisiin ja mitä ollaan hankkimassa. Nykyisessä pilvipalveluiden maailmassa esim. teknisen osaamisen merkitys ei ole niin suuri. Monia järjestelmähankkeita voidaan viedä läpi jopa täysin ilman tietohallinnon osallistumista. Mikäli tarvitaan rajapintoja tilaajan muihin järjestelmiin (esim. AD tai IDM) ja näiden ylläpito on tietohallinnon vastuulla, tarvitaan toki IT-osastokin mukaan.

Tärkeimpänä siis substanssiosaaminen siltä alueelta, mille järjestelmää ollaan hankkimassa, esim. HR:stä, myynnistä, tuotannonohjauksesta, jotta järjestelmälle osataan asettaa oikein mitoitetut vaatimukset ja projektin aikana myös uudistaa ja kuvata prosesseja. 

Hankintaosaamisesta on toki hyötyä, eikä muutoksenhallinnanosaaminenkaan olisi haitaksi. Sitä tarvitaan koko hankkeen läpiviennissä, mutta erityisesti jalkautuksessa. Hienointa olisi, jos talossa olisi henkilöitä, joilla on sekä osaamista että kokemusta kaikilta em. osa-alueilta.

Tärkeintä on ymmärtää, mihin tarpeisiin ja mitä ollaan hankkimassa.

Osaamisen ja resurssien lisäksi kaikille järjestelmille pitäisi pystyä osoittamaan ns. omistaja. Henkilö, joka viime kädessä vastaa siitä, että hankkeen tavoitteet toteutuvat, liiketoiminnan tarpeet saadaan täytettyä ja järjestelmä saadaan jalkautettua organisaatioon. Henkilö on usein myös tilaajan projektipäällikkö. Hankkeessa hän on joka tapauksessa avainroolissa. Hänellä pitäisi olla valtaa tehdä tarvittavia pienpäätöksiä projektin aikana, jotta projekti ei turhaan seiso pienen muutospyynnön hyväksynnän vuoksi.

Hulluinta on se, jos jokaisesta pienestä muutospyynnöstä joudutaan kysymään lupa ylemmältä taholta. Olen usein katsonut, kun puolen tunnin lisätyöstä on lähtenyt tilaajan päässä hyväksyntäkierros käyntiin. Pelkästään tähän liittyvästä viestinnästä on tullut suurempi kulu ja toimittajan(kin) kannalta olisi ollut järkevintä alun perin tehdä ko. muutostyö veloituksetta.

Hankkeen omistajalla pitää olla valta tehdä päätöksiä.

Oikeilla resursseilla saat todellakin tolkullisen suunnan koko hankkeelle. Ja muista, että vähemmän on enemmän. Ei ole mitään järkeä haalia jokaiseen määrittelytyöpajaan 10 henkeä eri puolilta organisaatiota. Palaverin ajasta menee puolet siihen, kun kinastellaan täysin merkityksettömistä asioista.

Ja ennen palaveria odotetaan kaikki paikalle, sähköpostin luku- ja muista tauoista puhumattakaan. Ei siis tuhlata kaikkien aikaa, vaan otetaan mukaan sellaiset henkilöt, joilla oikeasti on merkitystä (ja osaamista ko. asiaan).

Mikäli huomaat, että sisäiset resurssit ovat liian ohuet hankkeelle, selvitä ulkoisten resurssien käyttömahdollisuudet ja hyödynnä niitä.

PS. kirjoituksen alussa viitattuun tutkimukseen pääset tutustumaan täällä.

---

Tolkun IT-hankinnat – tolkullisten järjestelmähankintojen puolesta!

Blogisarjassa pureudutaan järjestelmähankintojen maailmaan ja annetaan vinkkejä, joita noudattamalla onnistut paremmin järjestelmähankinnoissa. Vinkit sopivat yhtä hyvin niin yksityiselle kuin julkisellekin sektorille organisaation kokoon katsomatta.

---