Julkisia hankintoja on riivannut monella alalla jo vuosia tarjoajakato. Hankintayksikkö julkaisee Hilmassa omasta mielestään todella hyvän tarjouspyynnön tarjoajia kiinnostavasta hankinnasta. Lopputuloksena pöydällä ei ole kuitenkaan yhtään tarjousta. Tai saattaa olla yksi, mutta sekin on liian kallis tai ei täytä vaatimuksia.

Mistä tämä johtuu?

Syitä on tietysti monia, mutta yleistäen voisi sanoa, että tarjoajia ei ole otettu riittävästi huomioon. On ajateltu, että kyllähän tarjoajat automaattisesti ovat kiinnostuneita jättämään tarjouksen, kun siihen mahdollisuus tulee. Tässä tuleekin se iso virhe!

Tarjoajat nimittäin valitsevat, mihin tarjouspyyntöihin haluavat vastata. Hyvä esimerkki oli eräässä järjestelmähankinnassa, jossa saimme kaikki etukäteen potentiaalisimmiksi arvioimamme tarjoajat tarjoamaan ja hintatasokin laski markkinavuoropuhelun aikana saaduista tiedoista. Hankintapäätöksen jälkeen sopimuksia valmistellessa kisan voittanut tarjoaja sanoi, että he jättivät tämän tarjouskilpailun vuoksi osallistumatta kolmeen vastaavaan tarjouskilpailuun.

Syyksi kertoivat sen, että tässä hankinnassa välittyi yhteistyön henki, eikä perinteinen hankintayksikön "määräysvalta". He halusivat voittaa nimenomaan tämän kisan ja panostivat siihen täysillä!

"WAU!", sanoin minä. Olimme onnistuneet kaikissa keskeisissä tavoitteissamme. Lisäksi käyttöönoton jälkeen asiakas on kommentoinut, että ovat olleet erittäin tyytyväisiä lopputulokseen. Kaikin puolin onnistunut hankinta siis!

Julkisten hankintojen onnistumisen keskiössä onkin se, kuinka hyvin tarjoajat saadaan sitoutumaan hankintaan. Hyvä kilpailu saadaan aikaiseksi vain silloin, kun mukana on riittävästi laadukkaita tarjoajia. Tämä korostuu aloilla, joilla tarjoajia on hyvin vähän. HR-järjestelmähankinnat ovat tästä hyvä esimerkki. Tarjoajia on koko markkinassa pari kourallista ja hankinnan luonteesta sekä hankintayksikön tarpeista riippuen potentiaalisia tarjoajia on aina käytännössä alle kourallinen. Hyvänä lopputuloksena voidaankin pitää jo sitä, että saadaan kolme tarjousta pöydälle!

Ensinnäkin tarjoajat tulee ottaa aktiivisesti mukaan hankinnan valmisteluun, käytännössä huolellisesti toteutettavan markkinavuoropuhelun keinoin. Myös viestintään tulee kiinnittää huomiota koko prosessin ajan.

Hankintayksiköt sanovat järjestävänsä aina ennen hankintaa markkinavuoropuhelun. Väitän, että tätä käytetään kuitenkin keskimäärin erittäin tehottomasti hyödyksi. Liian usein markkinavuoropuhelu toteutetaan siten, että julkaistaan Hilmassa tietopyyntö ja pyydetään tarjoajat esittelemään ratkaisujaan.  Hankintayksikkö on saattanut esittää ennalta muutamia kysymyksiä, joihin tarjoajat ovat vastanneet tai vastaavat tarjoajatapaamisten aikana. Keskustelut pyörivät kuitenkin pääasiassa tarjoajan ratkaisun ympärillä.

Markkinavuoropuhelun jälkeen on sitten laadittu tarjouspyyntöaineisto ja julkaistaan hankintailmoitus Hilmassa. Lopputuloksena on usein se tyhjä pöytä. Siitä huolimatta, että hankintayksikkö järjesti mielestään laadukkaan markkinavuoropuhelun ja kuunteli tarjoajia. Mikä siis meni pieleen?

Ongelma on yleensä edellä kuvatussa prosessissa se, että tarjoajia kyllä kuunnellaan, mutta heille ei anneta mahdollisuutta ottaa millään tavalla kantaa itse tarjouspyyntöaineistoon.

Tämä johtaa siihen, että tarjouspyyntö voi jo soveltuvuusvaatimusten kohdalla olla liian tiukka, jolloin potentiaalinen tarjoaja tippuu heti kättelyssä pois pelistä. Hankinnan kohteen vaatimuksissa voi olla myös sellaisia pakollisia vaatimuksia, joihin tarjoajien on mahdoton sitoutua. Myös sopimusehdoissa voi olla kohtia, jotka aiheuttavat haasteita.

Onkin ensiarvoisen tärkeää, että erityisesti avoimella menettelyllä hankittaessa tarjoajille annetaan mahdollisuus nähdä ja kommentoida etukäteen alustavaa tarjouspyyntöä. Itse asiassa kun tämä tehdään huolellisesti, voidaan avoimelle menettelylle saada neuvottelumenettelyn kaltainen prosessi, jossa hankinnan vaatimukset saadaan yhdessä tarjoajien kanssa muokattua hyväksi kompromissiksi. Ja kun tämä tehdään markkinavuoropuhelun keinoin, vältetään neuvottelumenettelyn prosessiin kuuluva kankeus ja työläys.

Samalla pitää toki huolehtia hankintalain vaatimuksesta kohdella tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättä. Eli ei käydä keskusteluja vain yhden tarjoajan kanssa, eikä yhden tarjoajan ehdoilla. Tämä on osa myös hankinnan laadun varmistamista. Mikäli tarjoaja havaitsee, että tarjouspyyntöä viedään juuri heidän ratkaisunsa suuntaan, on sillä yleensä hintaa nostava vaikutus.

Hyvän tarjoajakokemuksen ohella onkin tärkeää, että osataan pitää koko ajan sopiva kilpailuasetelma. Tämä varmistetaan oikein tehdyllä viestinnällä hankinnan kaikissa vaiheissa!

Tarjoajat tulee toki ottaa huomioon myös hankinnan vaatimuksissa ja sopimusehdoissa. Kun hankitaan pitkälle tuotteistettuja pilvipalveluita / SaaS-palveluita, tulee vaatimuksiin herkästi sellaisia kohtia, joihin osan tarjoajista on hankala sitoutua ainakaan tarjouspyynnössä vaaditulla aikataululla.

Usein käy niin, että tarjoajat ihmettelevät vaatimuksia, ovatko nämä todella niin tärkeitä asioita, että täytyy tässä olla pakollisena. Myös sopimusehdoissa saattaa olla kohtia, jotka tarjoajan silmissä vaikuttavat jopa tarjoajan "kyykyttämiseltä", vaikka tämä ei useimmiten ole hankintayksikön tarkoitus.

Onkin hyvä pohtia, miten asiat kerrotaan, eli miten niistä viestitään. Jääkö tarjoajalle sellainen olo, että tässä tarjoajaa halutaan kyykyttää, vai onko kenties vain kyse epähuomiossa määritellystä turhan tiukasta vaatimuksesta? Tätä tapahtuu usein, kun vaatimuksia kopioidaan aiemmin tehdyistä tai jopa toisen hankintayksikön tarjouspyynnöistä.

Hyvin tehty viestintä onkin koko hankintaprosessin ja itse asiassa hankintakaudenkin aikana yksi hankinnan onnistumisen avaimista.

Sekin on muuten hyvä muistaa, että kaikille tarjoajille julkiset hankinnat eivät ole tuttuja. Usein varsinkin järjestelmähankinnoissa vanhojen perinteisten toimittajien tilalle haluttaisiin "uutta verta" eli modernimpia toimittajia ja ratkaisuja.

Tässä tilanteessa sellaisiakin tarjoajia halutaan saada mukaan, jotka eivät ole välttämättä aiemmin edes osallistuneet julkisiin hankintoihin. Tämä taas korostaa sitä, että tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia täytyy harkita erityisen tarkasti. Jos vaaditaan, että tarjoajan pitää esittää viisi referenssiä julkiselta sektorilta, on turha toivoa kisaan mukaan muita, kuin jo markkinassa toimivia. Moderneja tarjoajia ei siis saada mukaan perinteisillä vaatimuksilla!

Samoin hankintaprosessi ja sen eteneminen on uusille toimijoille vieraampaa. Tämän vuoksi onkin syytä kiinnittää huomiota siihen, että tarjoajat saavat riittävän informaation prosessin etenemisestä. Joskus olen törmännyt siihen, että jotkin tarjoajat eivät markkinavuoropuhelussa halunneet vastata kysymyksiin, kun pelkäsivät, että kilpailijat saavat nämä vastaukset käsiinsä. Tämäkin on hyvä avata jo tietopyynnössä, että vastaukset käsitellään luottamuksellisina ja itse tarjouspyyntöön liittää vielä selkeät ohjeet, miten liikesalaisuuksia sisältävät tiedot tulee ilmoittaa.

Olen useammassa kohdassa edellä viitannut viestintään. On hyvä huomata, että viestintä ei ole pelkästään sitä, miten tiedotamme tarjoajia hankinnasta tai miten teemme yhteydenpitoa. Viestintää on myös se, minkälaisia vaatimuksia ja millä prioriteeteilla päätämme niitä jättää lopulliseen tarjouspyyntöön. Voimme viestiä tarjoajille, että kisassa on mukana muitakin potentiaalisia tarjoajia ja siksi tätä vaatimusta ei laitettukaan pakolliseksi, vaikka se teillä olikin vakio-ominaisuus.

Yhteenvetona voisin sanoa, että vaikka hankinnoissa on kyse aina hankintayksikön tarpeista, ei hankintaa saa tehdä vain hankintayksikön lähtökohdista. Tarjoajat ja heidän kyvykkyytensä tulee ottaa huomioon ja tarvittaessa hankintayksikön tulee olla valmis tinkimään omista tavoitteistaan ja vaatimuksistaan.

Myös suhdanteet on hyvä ottaa huomioon. Eräässä hankinnassa törmäsimme tilanteeseen, jossa julkiset hankinnat eivät yksinkertaisesti kiinnostaneet tietyn teknologian tarjoajia juuri sillä hetkellä, koska yrityspuolella oli kädet täynnä töitä. Tässä tilanteessa tarjoajat jättävät vielä herkemmin osallistumatta, joten koko tarjousprosessin helppous on tietysti avainasemassa.

Onko teillä haasteita meneillään olevassa hankinnassa tai olette valmistautumassa tulevaan hankintaanne ja pohditte, miten siitä selvitä? Ota yhteyttä, niin keskustellaan, miten me voimme auttaa. Tehdään yhdessä vaikuttavia ja tuloksellisia hankintoja!

Minulta kysytään usein julkisiin hankintoihin liittyen, saako järjestelmätoimittajien kanssa keskustella ennen hankintaa? Vastaushan on, että totta kai saa ja pitääkin! Itse asiassa hankintalakikin kannustaa tähän (Hankintalain 9 Luku 65 §).

Miten tätä keskustelua tarjoajien kanssa tulee käydä, jotta siitä saadaan mahdollisimman suuri hyöty hankinnalle? Riittääkö, että pyydetään järjestelmätoimittajat esittelemään ratkaisujaan?

Tässä artikkelissa annan muutamia vinkkejä, jotka on laadittu erityisesti julkisiin hankintoihin, mutta toimivat soveltaen toki myös muissa hankinnoissa.

Tee ennen hankintaa huolellinen tarvekartoitus, jonka pohjalta muodostuu alustava vaatimusmäärittely (tämä toimii sitten jo pohjana kilpailutusmateriaalille). Tarvekartoituksessa oleellista on katsoa nykytilan ohella ja erityisesti tulevaisuuteen! Tässä kohtaa on hyvä pohtia mm. seuraavia kysymyksiä:

• Mitä eri järjestelmiä ja manuaalisia prosesseja hankinnan kohteeseen liittyy?
  
• Mitä ovat nykyisten prosessien pullonkaulat ja kipupisteet?
  
• Miten prosesseja halutaan kehittää ja muuttaa?
  
• Mikä on järjestelmässä loppukäyttäjän kannalta oleellista ja mikä ei niin tärkeää?
  
• Käsitelläänkö järjestelmässä henkilötietoja? Miten tietoturva ja tietosuoja tulee huomioida?
  
• Mitä muita järjestelmiä hankinnan kohteeseen liittyy? Toimiiko hankittava järjestelmä master datan lähteenä muille järjestelmille?
  

Tarvekartoituksen pohjalta laaditaan vaatimusmäärittely, joka toimii osana kilpailutusmateriaalia.

Jotta hankinnassa voidaan onnistua, on välttämätöntä ymmärtää, minkälainen juuri tähän hankintaan liittyvä järjestelmämarkkina on. Millaisia ratkaisut ovat, mitkä ovat niiden vahvuudet ja heikkoudet? Millaisia reunaehtoja tarjoajilla on?

Mikäli markkina ei ole entuudestaan tuttu, kannattaa jo vaatimuskartoitusvaiheessa tehdä markkinaselvitys ja tutustua eri ratkaisuihin esim. järjestelmädemojen avulla. Jo tässä vaiheessa on tärkeää osata kysyä oikeita kysymyksiä. Tarjoajat kun tahtovat esitellä vain järjestelmien hyviä puolia, huonojen puolien jäädessä vähemmälle huomiolle. Markkinaselvitys auttaa vaatimusmäärittelyn laatimisessa, kun pohditaan, mitkä vaatimukset voidaan asettaa pakollisiksi ja mistä annetaan kenties laatupisteitä. Näitä tarkennetaan sitten vielä myöhemmin.

Pelkkä markkinaselvitys ei riitä! Ennen hankintailmoituksen julkaisua on tärkeää käydä vielä huolellinen vuoropuhelu tarjoajien kanssa jo valmiin tarjouspyyntöaineiston kanssa. Tässä tavoitteena on selvittää mm.

• Ovatko järjestelmään ja siihen liittyviin palveluihin kohdistuvat vaatimukset oikealla tasolla? Kohdistuuko tarjouspyynnön laatu sinne, minne pitää? Huom! Laadun painotus ei takaa hankinnan laatua!
• Ovatko hankintaan liittyvät sopimusehdot sopivat molemmille osapuolille? Suurin osa järjestelmistä tarjotaan nykyisin puhtaalla SaaS-mallilla, jolloin tarjoajien taipuminen hankintayksikön erityisiin sopimusehtoihin voi joskus olla vaikeaa.
• Ovatko tarjoajien soveltuvuusvaatimukset turhan rajaavia? Usein julkisten hankintojen ongelma on, että soveltuvuusvaatimuksilla rajataan moderneimmat ratkaisut pois ja perinteiset, itse ratkaisun osalta ei niin mielekkäät tarjoajat pärjäävät parhaiten.
• Ovatko tarjoajat kiinnostuneita hankinnasta? Julkisten hankintojen lopputulos on usein se, että pöydälle ei saadakaan yhtään tarjousta tai saadaan vain yksi tarjous, joka ei tosiasiassa täytä vaatimuksia tai on hinnaltaan aivan liian kallis.

Markkinavuoropuhelu kannattaa käydä siten, että tarjoajille annetaan tarjouspyyntömateriaali kommentoitavaksi. Tietopyyntö (RFI) voidaan julkaista joko Hilman kautta, jolloin kuka tahansa pääsee osallistumaan prosessiin tai vaihtoehtoisesti suunnataan tietopyyntö markkinaselvityksen pohjalta muutamalle potentiaaliselle tarjoajalle (tämä tulee tehdä riittävän laajana, jotta ei sorruta kilpailun vääristämiseen).

Markkinavuoropuhelussa on syytä kiinnittää huomiota siihen, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti, eikä ohjata hankintaa vain yhden tarjoajan näköiseksi. Sekin on toki hyvä muistaa, että hankintayksiköllä on oikeuskäytännössä todettu olevan hyvin laaja harkintavalta hankinnan kriteereitä kohtaan. Tasapainoilu em. asioiden kanssa on joskus haastavaa.

Huolellisesti tehdyn markkinavuoropuhelun avulla saadaan tarjoukset sellaisilta tarjoajilta, joiden ratkaisut ovat hankintayksikön tarpeiden mukaisia ja tarjoajat, joiden ratkaisu ei täytä tarpeita, saadaan joko rajattua pois tai menestymään kilpailussa heikosti. Samalla varmistetaan kilpailun aikaansaanti ja kohtuuhintaiset tarjoukset.

Liian moni hankinta kompastuu tarjouslomakkeiden puutteisiin. Hintaa ei vertailla kokonaisuuden kannalta järkevästi, oleellisia hinnoitteluelementtejä saattaa jäädä vertailematta tai jätetään  mahdollisuus lisälaskutukseen, jota ei ole huomioitu vertailuhinnassa. Referenssitoimitukset on kuvattu liian suppeasti ja soveltuvuusvaatimukset jäävät muutoin liian ohuiksi tai kohtuuttoman raskaiksi. Vaatimusmäärittely on laadittu epäselvästi ja tarjoajat joutuvat arvailemaan, mitä tosiasiassa vaaditaan ja mitä ei.

Lopputuloksena saattaa olla vääristynyt tarjoushinta, huonosti mitattava laatu tai jopa koko tarjousvertailu on mahdotonta tehdä.

Cloudian tarjouspalvelu on tänä päivänä lähes kaikilla käytössä ja se auttaa osaltaan, mutta sen haasteiden vuoksi tarjousten vertailu voi olla vaivalloista tai jäädä liian suppeaksi. Hyvin laadituilla tarjouslomakkeilla tarjoajien on helppo jättää tarjous ja tarjousvertailukin on tehtävissä hyvin nopeasti ja vähällä vaivalla.

Tapauskohtaisesti on toki hyvä pohtia muidenkin laatuvertailukriteerien käyttöä, esim. käytettävyyden arviointia osana tarjousten vertailua.

Pitäisi hankkia uusi HR-järjestelmä. Nykyinen rekrytointijärjestelmä ei palvele tarpeita. Koulutuksia varten pitäisi hankkia verkkokoulutusympäristö. Hankinta saatiin vihdoin tämän vuoden budjettiin ja nyt runnotaan hankinta läpi vaikka väkisin!

Tyypillinen tilanne hankinnoissa on, että hankinta valmistellaan ja viedään läpi oman toimen ohella, vaikka samaan aikaan on kiire jokapäiväisten asioiden kanssa. Resurssi- tai osaamisvajeen vuoksi hankinta tehdään usein liian kevyesti (esim. markkinavuoropuhelu tehdään puutteellisesti) ja lopputuloksena voi olla, että hankittava järjestelmä ei olekaan todellisten tarpeiden mukainen tai pöydälle ei saada yhtään relevanttia tarjousta.

Varaa siis hankintaan riittävät resurssit ja osta tarvittaessa asiantuntija-apua.

Tuntuuko käsillä oleva järjestelmähankinta haasteelliselta tai omat resurssit liian ohuilta?

Me olemme auttaneet lukuisia asiakkaitamme erilaisissa järjestelmähankkeissa ja autamme mielellämme myös teitä onnistumaan! Meillä on kokemusta järjestelmähankinnoista mm. seuraavilla alueilla :

• Taloushallinnon järjestelmät
• Palkanlaskentajärjestelmät
• HR-järjestelmät
• Rekrytointijärjestelmät
• Koulutuksenhallintajärjestelmät ja verkko-oppimisympäristöt
• Työajanhallintajärjestelmät
• Tapahtumienhallintajärjestelmät
• CRM-järjestelmät

Olemme tehneet hankintoja niin yksittäisille organisaatioille, kuin suurille palvelukeskuksille sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Pienimmän hankinnan kokonaisarvo on jäänyt kymppitonneihin ja suurin hankinta on ollut usean miljoonan euron arvoinen.

Katso lisää asiakkaidemme kokemuksia.

Ota yhteyttä yhteydenottolomakkeella, lähetä sähköpostia tai soita p. 0400733915, niin sovitaan lyhyt palaveri, jossa käymme läpi hankintanne haastekohdat ja annamme vinkkejä hankinnan läpivientiin. Teemme tämän jälkeen halutessanne ehdotuksen asiantuntija-avusta hankkeenne onnistumisen takaamiseksi.

Mikä ihmeen ESPD-lomake?

ESPD-lomake, eli yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja, on aiheuttanut kovasti hämmennystä sekä hankintayksiköiden että tarjoajien keskuudessa. Mikä tämä dokumentti oikein on? Milloin ESPD-lomake pitää täyttää? Kuinka se laaditaan? Miten se täytetään? Missä se täytetään? Sehän on vain jotain outoa koodia ja näyttää ihan heprealta? (Itse asiassa se on xml-koodia).

Olen hämmästynyt siitä, että esim. Hilman ohjeistus (sehän löytyy täältä) on hyvin sekava ja siinä ei ole annettu yksinkertaisesti tiivistettyä ohjetta, mistä on kysymys. Tämän vuoksi kirjoitin tämän artikkelin ja toivon, että siitä on hyötyä sinulle!

ESPD-lomakehan tuli uuden EU-hankintadirektiivin kylkiäisenä keväällä 2016 meidän kaikkien iloksi ja koskee EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja. Kansallisissa- ja pienhankinnoissa ESPD-lomaketta ei siis käytetä. Ns. EU-hankinnoissa sitä on sen sijaan pakko käyttää.

Lomakkeen tarkoituksena on helpottaa tarjoajien/ehdokkaiden työtä tarjousten/osallistumishakemusten jättämisen yhteydessä siten, että lomakkeen täyttämällä ja vakuuttamalla siinä kysytyt asiat, ei tarjoukseen tarvitse liittää kaikenlaisia selvityksiä, todistuksia ym. erikseen. Nämä todistukset pyydetään tarvittaessa sitten vain valitulta toimittajalta/toimittajilta.

Toisekseen, lomake vakioi tarjoajille asetettavia soveltuvuusvaatimuksia (niiden sanamuotoja ja sisältöjä), joten tarjoajien ei tarvitse käydä suurennuslasin kanssa jokaisen tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksia, minkälaisia kommervenkkejä sinne on keksitty. Lomakkeeseen tosin hankintayksikkö valitsee osan asioista tarpeen mukaan, joten jokaisessa hankinnassa on käytännössä täytettävä lomake uudestaan. Erityisen hyödyllinen lomake on sellaisille tarjoajille, jotka osallistuvat tarjouskilpailuihin useissa EU-maissa.

Hankintayksikköä ESPD-lomake helpottaa mm. standardoimalla tarjoajille asetettavia soveltuvuusvaatimuksia ja huolehtimalla hankintalain pakollisten poissulkemisperusteiden mukaan otosta hankintaan.

No niin, asiakirja on siis todettu hyödylliseksi, mutta edelleen hämmästelen sitä, kuinka vaikeaksi asia on saatu näyttämään käytännössä. Kun ensimmäiset tarjouspyynnöt ESPD-lomakkeen kera julkaistiin, hankintayksiköt eivät ohjeistaneet millään tavoin tarjoajia ESPD-lomakkeen käytössä. Tarjouspyynnön liitteenä oli xml-muotoinen lomake, joka pyydettiin täyttämään ja lähettämään (mihin? miten?). Siinä sitten kaivinkoneurakoitsija miettii, millä hampailla se lomake pitää avata ja täyttää!

Lisäksi, kun menee ESPD-lomakkeen käyttöä varten toteutettuun Täyttö- ja jälleenkäyttöpalveluun, on palvelun ohjeistus vähintäänkin erikoista ja termit sellaisia, että moneen kertaan saa miettiä, mitä asia tarkoittaa, mihin pitää laittaa ruksi ja mihin ei. Lisäksi tällä hetkellä vaikka kieleksi valitsee "suomi", on osa lomakkeen kohdista englanninkielisiä. Ilmeisesti jossain uudistetussa versiossa on unohdettu kääntää uudet/muutetut kohdat.

Ei siis ihme, että ESPD-lomaketta on hämmästelty ja ihmetelty, miksi sellainen piti luoda. No, miten asiaan saataisiin selvyyttä? Katsotaanpa.

Avainasemassa on ESPD-lomakkeen käsittelyä varten luotu Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelu, jossa hankintayksiköt muodostavat lomakkeen, tarjoajat täyttävät sen ja hankintayksiköt sitten tarkastelevat täytettyjä lomakkeita.

Tässä lyhyesti kuvattuna, kuinka ESPD-lomake muodostetaan ja miten sitä käytetään:

1. Hankintayksikkö muodostaa ESPD-lomakkeen Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelussa
   1. Määrittelee perustiedot hankintayksiköstä ja hankinnasta
      
   2. Valitsee halutut kohdat (=soveltuvuusvaatimukset) lomakkeeseen (osa asioista on pakollisena mukana eikä niitä voi poistaa)
      
   3. Tallentaa lomakkeen (palvelusta "omalle tietokoneelle" muiden tarjouspyyntödokumenttien oheen, xml-muotoisena dokumenttina)
      
2. Hankintayksikkö julkaisee tarjouspyynnön ja liittää muodostamansa ESPD-lomakkeen liitteeksi (xml-muodossa, eli sitä koodia!)
   
3. Tarjoaja tallentaa tarjouspyynnön liitteenä olevan ESPD-lomakkeen omalle koneelle (xml-muodossa edelleen, eikä tätä ole tarkoituskaan avata omalla koneella)
4. Tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeen Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelussa
   1. Lataa tarjouspyynnön liitteenä olevan ESPD-lomakkeen palveluun
   2. Täyttää selväkielisellä käyttöliittymällä ESPD-lomakkeen
   3. Tallentaa lomakkeen / vastaukset (palvelusta omalle tietokoneelle) ja liittää ESPD-lomakkeen tarjouksen liitteeksi
5. Hankintayksikkö tarkastelee tarjoajien tarjouksen liitteeksi jättämiä ESPD-lomakkeita Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelussa = tarkistaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen
6. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen ja pyytää valittua toimittajaa toimittamaan asiakirjat, joilla voidaan todentaa vaatimusten täyttyminen
   

Näin ESPD-lomake on siis muodostettu (hankintayksikkö), täytetty (tarjoaja) ja tarkastettu (hankintayksikkö).

Mitä muuta pitäisi tietää ESPD-lomakkeesta?

Toivottavasti edellinen kappale avasi lyhykäisyydessään, kuinka ESPD-lomake kulkee hankinnassa ja miten sitä käytetään. Hankintayksiköt joutuvat vielä pohtimaan, minkälaisia kohtia lomakkeeseen pitäisi raksittaa ja miten tarkentavat vaatimukset kuvataan. Nythän ESPD-lomakkeeseen ei voi kirjata esim. liikevaihtovaatimusta, vaan siellä on ainoastaan kohta, jossa tarjoaja vakuuttaa, että täyttää asetetut vaatimukset.

Tarjouspyyntöön pitää siis edelleen kuvata ainakin osa soveltuvuusvaatimuksista, mutta lähtökohtaisesti näihin vastaaminen tapahtuu ESPD-lomakkeen kautta.

Tässä asia yksinkertaistettuna. Mikäli asia jäi edelleen mietityttämään, ole yhteydessä, niin autan mielelläni!

Yhtään tarjousta ei saatu, vaikka työryhmän kanssa väännettiin tarjouspyyntöä kasaan kolme kuukautta hiki hatussa. Tavattiin toimittajia ja kaikki toimittajat vakuuttivat, kuinka kiinnostava hanke on ja varmasti jättävät tarjouksen. Eivät sitten kuitenkaan jättäneet. Mikä tässä nyt meni pieleen?

Realistinen aikataulu on merkittävä tekijä

Voin kertoa oman kokemukseni erittäin suuresta hankinnasta, josta osa tarjoajista jättäytyi pois. Valtio hankki uuden rekrytointijärjestelmän muutama vuosi sitten. Kilpailua valmisteltiin suurella innolla ja markkinavuoropuhelua käytiin tarjoajien kanssa vuodenvaihteessa 2012-2013. Olin tuolloin vielä järjestelmätoimittajan palveluksessa ja kävimmekin tapaamassa Hanselin edustajia sekä osallistuimme alustavan tarjouspyynnön kommentointiin.

Tarjoamamme järjestelmä olisi täyttänyt lähes kaikki järjestelmälle asetetut toiminnalliset vaatimukset jo tarjouspyyntövaiheessa erittäin hyvin ja tuotekehityksen määrä olisi ollut hyvin kohtuullinen. Myös kustannukset olisivat jääneet varmasti paljon pienemmäksi kilpailun voittaneen Aditron ratkaisusta. Teknisissä reunaehdoissa mm. ylläpitoon liittyen olisi ollut haasteita, mutta ei mitään ylitsepääsemätöntä.

Vetäydyimme kuitenkin hankkeesta keväällä 2013, emmekä osallistuneet enää hankkeeseen. Jättäydyimme siis yhdestä suurimmista rekrytointijärjestelmän tarjouskilpailuista pois. Miksi teimme näin hullun ratkaisun?

Hansel piti koko ajan esillä, kuinka tärkeää on, että uusi järjestelmä on valmis ja käytössä jo vuoden 2014 alussa. Kävimme tästä keskustelua ja toimme vahvasti esille, että aikataulu ei ole realistinen, vaan on liian tiukka tämän kaltaisen massiivisen projektin läpiviennille. Uusittiinhan siinä valtion kaikkien yksiköiden käytössä oleva järjestelmä kertarysäyksellä. Lopullinen tarjouspyyntö sitten kertoi, että toteutus piti olla valmis tammikuussa 2014 ja tuotantoon mentäisiin huhtikuussa 2014.

Totesimme, että asetettu aikataulu on liian tiukka, meillä oli paljon muitakin projekteja menossa emmekä halunneet lähteä tarjoamaan epärealistisella aikataululla mahdolliset viivästyssanktion uhat niskassa. Emmekä siis jättäneet tarjousta.

Lopputuloshan oli lopulta vähemmän yllättävästi se, että uusi järjestelmä otettiin käyttöön vasta 20.4.2015. Siis vuoden myöhässä Hanselin aiemmin ilmoittamasta ehdottomasta aikataulusta! Mikäli aikataulu olisi alunperin laadittu realistisemmin ja siihen olisi annettu edes puolen vuoden lisäaika, olisimme varmasti jättäneet tarjouksen.

Kirjoitin aikataulutuksen merkityksestä jo aiemmassa blogikirjoituksessa, lukaisepa sekin.

Vaatimusmäärittely rajaa pois tarjoajia

Myös järjestelmälle asetetut vaatimukset voivat rajata pois hyviäkin tarjoajia. Usein vaatimusluettelosta tehdään toiveiden tynnyri, jonne pudotellaan eri puolilta organisaatiota kerättyjä vaatimuksia sen kummemmin miettimättä A) ovatko ne oikeasti oleellisia vaatimuksia ja B) pystyykö yksikään toimittaja täyttämään vaatimuksia. Tarjouspyyntö voi näin muodostua järjettömän raskaaksi.

Vaatimuksia asetettaessa on pysyttävä olennaisuuksissa ja varmistettava, että markkinoilta löytyy riittävästi ratkaisuja, jotka täyttävät vähintäänkin pakolliset vaatimukset. Toiveiden tynnyri pitääkin pilkkoa palasiksi ennen kuin sinne pudotetaan yhtään "vaatimusta".

Tämän jälkeen voidaan kartoittaa vaatimuksia sen pohjalta, kuinka asioita käytännön työssä oikeasti haluttaisiin hoitaa. Samanaikaisesti peilataan omia vaatimuksia markkinoiden tarjontaan. Markkinavuoropuhelun toteutuksesta voit lukea lisää aiemmasta kirjoituksestani.

Toiveiden tynnyri -syndrooman lisäksi on tunnistettavissa Suuri hankintayksikkö -syndrooma. Tässä oireyhtymässä isot hankintayksiköt, kuten suuret kaupungit ja sairaanhoitopiirit, eivät osaa ajatella asioita pienempien (ja yleensä lopputuloksen kannalta parempien) järjestelmätoimittajien kannalta. Hankkeista tehdään jo hankekuvauksen ja organisoinnin perusteella aivan liian raskaita suhteessa siihen, mitä ollaan hankkimassa.

Viime syksynä keskustelin erään suuren kaupungin kanssa ja he ihmettelivät, miksi heidän HR-järjestelmätietopyyntönsä ei ollut kiinnostanut lainkaan pienempiä toimittajia, vaikka nimenomaan halusivat myös pieniä toimittajia mukaan.

No ei se ole mikään ihme, jos hankkeesta on jo valmiiksi tehty tolkuttoman raskas ja hankittavan järjestelmän reunaehdot on määritelty järjettömiksi. Järjestelmän vaatimuksia ei oltu osattu laatia nykyaikaisen näppärän HR-järjestelmän vinkkelistä, vaan väkisin tuli mieleen, että vaatimusluettelon oli laatinut joku vanhan koulukunnan ERP-konsultti.

Vähemmän on enemmän

Vanha kulunut sanonta "less is more" pätee yhä. Vaatimusten kirjaamisessa on pidettävä kohtuus, mutta toisaalta ne pitää kirjata riittävällä tarkkuudella, jotta voidaan varmistua riittävästä laadusta. Lisäksi sama sääntö koskee hankittavaa järjestelmälaajuutta. Jos samalla tarjouspyynnöllä haetaan CRM-järjestelmää, HR-järjestelmää, työsuhdepolkupyöriä ja johdon assistentin työkenkiä, voit olla varma, että et huku ainakaan tarjousten suureen määrään. Tästäkin olen kirjoittanut aiemmin.

Liian tiukat sopimusehdot ovat viimeinen niitti

Yleisissä sopimusehdoissa on määritelty valmiiksi kohtuulliset viivästyssanktiot ja vahingonkorvauksen enimmäismäärä. Laitetaan nyt kuitenkin varmuuden vuoksi vielä vähän tiukemmat sanktiot viivästykselle, nelinkertaiset on varmaan vielä ihan OK. Ja pitäähän meidän saada määritellä, ketkä toimittajan henkilöt palvelintilassa käyvät. Toimittajan pitää vähintäänkin hyväksyttää meillä, ketä alihankkijoita käyttävät mihin tahansa osaan palvelutuotantoaan (vaikka sillä ei olisi käytännön kannalta mitään merkitystä).

Asiakaspalvelu pitää myös ehdottomasti pelata klo 8-17, saattaahan joku yli-innokas virkamies joskus ylittää työaikansa ja tarvita juuri silloin toimittajan teknisen tuen langanpäähän. Ei sillä ole niin merkitystä, että järjestelmätoimittajat tarjoavat muille asiakkaille tukea klo 8-16.

Kuulostaako tutulta?

Asiakas joskus ajattelee, että toimittajat ehdottomasti taipuvat kaikkeen mahdolliseen, mitä keksitään vaatia. Näin ei vaan valitettavasti ole. Jos sopimusehdot ( = palvelun tuotannon reunaehdot) menevät toimittajan kannalta kohtuuttomiksi, tekee toimittaja yleensä johtopäätökset ja jättää tarjoamatta. Istu siinä sitten sopimuksen päällä vahtimassa ehtojen täyttymistä, kun ei ole ketään, ketä vahtia!

Joskus se on hyvin pienestä kiinni

Joskus voi käydä niinkin, että tarjouspyyntö oli sinänsä hyvä, mutta jostain syystä hankintailmoitus Hilmassa on mennyt tarjoajilta ohi. Tähänkin on useita syitä, joista aikataulutus on ainakin helppo hallita. Julkaise siis hankintailmoitus sellaisena ajankohtana, kun toimittajat eivät ole lomalla.

Myös hankintailmoituksen otsikointi on tärkeää. Aikoinaan, kun valtio kilpailutti ensimmäistä kertaa Heli-rekrytointijärjestelmää, oli hankintailmoitus otsikoitu jotenkin tyyliin "Valtion sisäisen kierron prosessin tukeminen" (en enää muista tarkkaan, onhan siitä jo kohta 15 vuotta).

Sepä meni meillä aikoinaan Skillnetissä ohi ja huomasimme vasta, kun eräs valtion yksikkö sanoi, että ei nyt kannata heille tarjota, kun tuo valtion kilpailutus on menossa. Sitä ennen olimme menestyksekkäästi toimittaneet Artist-rekrytointijärjestelmää useille valtion yksiköille.

Tarkista siis vielä kerran ennen hankintailmoituksen julkaisemista, kertooko ilmoituksen otsikko, mitä olet ostamassa!

Ja tietysti jos teet huolellisen markkinavuoropuhelun, ovat toimittajat jo valmiiksi hereillä ja odottavat tarjouspyyntöänne.

No niin, olen siis kaksi kertaa ollut ulkona valtion rekrytointijärjestelmäkisasta. Pitäisikö jo katsoa peiliin? Ehkä kolmannella kerralla olen mukana, toivottavasti hankintakonsultin roolissa ja silloin syyllinen huonosti valmisteltuun kilpailutukseen löytyykin hyvin läheltä :)

Tiedätkö, mihin suuntaan olet menossa? Hyvin tehty markkinavuoropuhelu kirkastaa katseen ja antaa selkeän suunnan hankkeelle.

Tarjouspyyntöön liittyvän vaatimusmäärittelyn laatimiseen on erityisesti julkisella sektorilla syytä panostaa kunnolla. Valtavasta työstä huolimatta usein käy niin, että huolella laadittuun tarjouspyyntöön ei saada yhtään vastausta. Yksikään tarjoaja ei jätä tarjousta. Tai jos jättää, saattaa hinta olla posketon tai tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, jolloin se joudutaan hylkäämään. Tilanne tuntuu turhauttavalta ja aiheuttaa ihmetystä, eikö toimittajia muka kiinnosta hyvä kaupantekomahdollisuus.

Kun mietitään omia tarpeita ja laaditaan tarpeiden kuvaamiseksi mahdollisimman kattava tarjouspyyntömateriaali, käy joskus niin, että unohdetaan markkinat. Ei tutustuta riittävän huolellisesti markkinoilla oleviin ratkaisuihin, eli millaisessa käytössä ne ovat parhaimmillaan ja mihin tarpeisiin pystyvät parhaiten vastaamaan. Mitä tarpeita taas eivät pysty ratkaisemaan ja mihin tarkoitukseen niitä ei ole tehty.

Saattaa olla, että on jopa pyydetty toimittajia esittelemään ratkaisujaan, mutta esittelyt ovat jääneet hyvin yleiselle tasolle ja lisäksi ovat olleet myyjäosapuolen johtamia. Tällöin myyjä toki kertoo kaikki oman ratkaisunsa hyvät puolet, mutta puutteet jäävätkin kertomatta. Asiakaskaan ei ole osannut kysyä oikeita kysymyksiä, joilla ratkaisujen puutteet oltaisiin saatu esille.

Hyvin toteutettu markkinavuoropuhelu antaa oivat eväät omien vaatimusten pohtimiselle. Onko realistista löytää sellaista ratkaisua markkinoilta, joka tyhjentäisi toiveiden tynnyrin? Yleensä ei, vaan vaatimuksista joudutaan tinkimään tai joskus jopa pilkkomaan hankinta useisiin osiin. Liian usein vaatimukset ovat reippaasti ylimitoitettuja tai yritetään hankkia kaikki mahdollinen kerralla. Markkinoilta ei yksinkertaisesti löydy ratkaisuja ja tarjoajia, jotka täyttäisivät kaikki vaatimukset.

Joka tapauksessa tilanne on hyvä tunnistaa etukäteen, jotta ei tehdä turhaa tarjouspyyntökierrosta, jonka päätteeksi todetaan, että eipä saatu tarjouksia. Myös se toiveiden tynnyri kannattaa ensi tilassa pilkkoa palasiksi ja ottaa järki käteen.

Markkinavuoropuhelun ainoa tehtävä ei ole toimittajaehdokkaiden ratkaisuihin tutustuminen, vaan yhtä tärkeää on jo tässä vaiheessa aloittaa tarjoajien sitouttaminen hankkeeseen ja ylipäänsä herättää kiinnostus hanketta kohtaan. On paljon todennäköisempää saada hyviä tarjouksia, kun tarjoajien kanssa on käyty yksityiskohtaisiakin keskusteluja mahdollisesta toteutustavasta, tarjoajan ratkaisun heikkouksista ja vahvuuksista sekä asiakkaan tarpeista ja odotuksista hankkeelle. Ja näiden pohjalta tarjouspyyntö on muokattu realistiseksi.

Sekin on hyvä huomata, että markkinavuoropuhelussa ei pidä keskittyä pelkästään itse järjestelmään ja sen toiminnallisuuksiin. Väittäisin nimittäin, että tarjoajat jättäytyvät pois useimmiten muiden reunaehtojen vuoksi, kuten aikatauluvaatimukset, tekniset reunaehdot sekä sopimusehdot sanktioineen. Näistäkin on siis syytä käydä avointa ja laajaa keskustelua!

Tarjoajan on yleensä kohtuullisen helppo luvata tarjousta tehdessään jonkin toiminnallisen vaatimuksen täyttäminen (varsinkin kohtuullisella aikataululla), koska sehän on vain tuotekehitystä vaativaa. Ja meneehän siinä tuotekin samalla eteenpäin.

Sen sijaan, jos muissa vaatimuksissa on esitetty (usein jopa epäoleellisia) vaatimuksia vaikkapa toimittajan palvelinympäristölle tai palvelun tuotantotavalle, joiden täyttämiseksi tarjoajan pitäisi muuttaa palveluprosessejaan, nostaa tarjoaja usein tässä kohtaa kädet ylös ja luopuu kisasta. Tai hinnoittelee tarjouksen suolaisesti. Ei kukaan järjissään oleva tarjoaja lähde muokkaamaan prosessejaan yksittäisen asiakkuuden vuoksi. Tämä on erittäin tärkeää ymmärtää ja ottaa huomioon tarjouspyyntöä laadittaessa.

Huolellisesti toteutettu markkinavuoropuhelu onkin edellytys koko hankkeen onnistumiselle. Mikäli markkinavuoropuhelu tehdään huonosti, on onnistuminen tuuripeliä.

Törmään aika usein tarjouspyyntöihin, joissa samaan kilpailutukseen on paketoitu tolkuton määrä eri järjestelmiä. Samalla tarjouspyynnöllä saatetaan hakea järjestelmiä taloushallintoon, palkanlaskentaan, HR-tietojen hallintaan, henkilöstön kehittämiseen, rekrytointiin, matkalaskujen hallintaan, työvuorosuunnitteluun, projektinhallintaan, laskutukseen ja vaikka mihin.

Optiona vielä työsuhdepolkupyörät ja hammashoito (no ei onneksi sentään). Ja kaikki yhteen kiinteään hintaan. Mitä järkeä tässä on? Tai miksi tässä ei olisi järkeä?

Sinänsä kuulostaa ensi alkuun hyvältä, että haetaan ratkaisua yhdeltä toimittajalta, joka kerralla pystyisi ratkaisemaan kaikki tarpeet. Vietäisiin läpi vain yksi käyttöönottoprojekti (vaiheittain), toimittajalta tulisi vain yksi lasku ja kun on hankittu näin laaja kokonaisuus, niin totta kai siinä tulee silkkaa säästöä. Lisäksi olisi vain yksi vastuutaho, jota syyttää, jos jokin palanen ei toimi. Näinkö on? Mietitäänpä hetki.

Kuinka monelta järjestelmätoimittajalta löytyy kaikki edellä luetellut osa-alueet sellaisessa paketissa, että kaikki osa-alueet täyttävät niille asetetut pakolliset vaatimukset, ovat miellyttäviä käyttää, joustavat asiakkaan tarpeisiin ja tietysti keskustelevat automaattisesti keskenään? Ja vielä siten, että hinta on alhainen? Eipä taida montaa löytyä. Saattaapi käydä niinkin, että yhtään tarjousta ei kolahda postiluukusta.

Hyvällä tuurilla tulee tarjous, jossa kaksi tai useampi toimittajaa ovat lyöneet hynttyyt yhteen (siis ko. tarjoukseen) ja tarjoavat joko ryhmittymänä tai alihankintasuhteina koko pakettia. Hinta vaan voi olla vähän suolainen.

Pohditaanpa hetki seuraavia kysymyksiä:

• Mitä jos tarpeet muuttuvat vuosien varrella ja haluttaisiin vaihtaa jokin osio, vaikkapa palkanlaskentajärjestelmä?
• Mitä jos halutaan ulkoistaa palkanlaskenta ja/tai kirjanpito?
• Mitä jos jokin osa-alue ei käytännössä ollutkaan kovin toimiva tai on suorastaan kelvoton?
• Mitä jos jonkin osion toimittajalle tapahtuu jotakin (myydään, konkurssi, päättää lopettaa tuotteen ylläpidon...)?
• Mitä jos jonkin osion käyttöönotto ei vaan onnistu?

Voidaan edellä olevien kysymysten pohjalta miettiä, onko sopimus rakennettu siten, että siitä on helppo irtisanoa jokin haluttu osio pois? Jos ei, niin joko irtisanotaan koko sopimus, yritetään saada toimittajalta hinnanalennusta tai maksetaan sellaisestakin osa-alueesta, jota ei hyödynnetä lainkaan.

Minkä tien valitset?

Tai onko sopimuksen sanktiointi tehty siten, että se on helppo kohdentaa oikeaan paikkaan? Jos esim. jokin yksittäinen osa-alue sakkaa, niin harva toimittaja suostuu sellaisiin sanktioihin, joissa koko järjestelmän maksuista annettaisiin hyvitystä. Etenkin, jos toimitus koostuu usean toimittajan ryhmittymästä tai alihankintasuhteista.

En sano, että kokonaisvaltaiset ERP-järjestelmät olisivat täysin kelvottomia ratkaisuja, mutta jos hankinnan kokonaisarvoksi on arvioitu muutama sata tuhatta euroa, on turha kuvitella, että saadaan yhtään kelvollista tai järkevää tarjousta. Jos halutaan (hinta-laatusuhteeltaan) mahdollisimman hyvä ratkaisu eri tarpeisiin, täytyy hankintaa lähteä pilkkomaan pienempiin osiin.

Tätä varten on syytä tehdä huolellinen markkinakartoitus / -vuoropuhelu, jolla varmistetaan, mitä osa-alueita eri toimittajilta löytyy ja minkälaisissa kokonaisuuksissa hankinta on järkevää tehdä. Onneksi myös tuleva uusi hankintalaki pakottaa jakamaan hankintaa osiin.

Jos nyt mietit vielä, miten sitten erillisten järjestelmien välillä tieto kulkee, niin ole huoletta! Eri järjestelmät saadaan kytkettyä kyllä oikein toteutetuilla rajapinnoilla yhteen. Ja silloin myös yksittäisten järjestelmien vaihtaminen on helpompaa, kun koko pakettia ei tarvitse räjäyttää auki.

Toki tämäkin pitää osata ottaa huomioon jo tarjouspyynnössä ja ratkaisua valittaessa. Ja mielellään hiukan yksityiskohtaisemmalla määrittelyllä, kuin tyyliin "Järjestelmä keskustelee tarvittavilta osin vähintään seuraavien järjestelmien kanssa:...".

Jos lähdet hankkimaan valtavaa kokonaisuutta eri järjestelmiä yhdellä tarjouspyynnöllä, on täysin tuuripeliä, minkälaisia tarjouksia saat. Jos lainkaan. Luuletko, että toimittajat odottavat Hilmaa räpläten kieli pitkällä, että juuri sinun tarjouspyyntösi julkaistaan ja taipuvat kaikkeen mahdolliseen, mitä keksit pyytää, jotta saavat tarjota juuri sinulle? Ei, valitettavasti toimittajat(kin) tekevät valintaa, mihin tarjouskilpailuihin on järkevää milloinkin osallistua.

Miksi järjestelmähankkeissa niin usein aikataulu pettää? Osoittaako syyttävä sormi aina toimittajaa kohti, vai osaatko katsoa myös peiliin? Otapa lyhyt aikalisä ja lukaise ajatuksia sopivan aikataulun merkityksestä hankkeen onnistumiselle. Kuvan lintua ei vahingoitettu tätä kirjoitusta varten.

Aikataulutus pettää jo hankintavaiheessa?

Liian usein tilanne on se, että järjestelmälle on kova tarve, hankinnalle varattu budjetti painaa vastaan tai jonkin muun erittäin hyvin perustellun syyn vuoksi hankinta viedään läpi mahdollisimman rivakasti. Ja kun kiihdytetään liian kovaa, voi lento loppua kesken ja pahimmassa tapauksessa tulee siinä vähän vahinkoakin. Olen nähnyt lukuisten erityisesti julkisten järjestelmähankintojen menevän pieleen vain sen vuoksi, että hankinnan ja tarjouspyynnön valmistelu ja itse tarjousvaihe vietiin läpi mahdollisimman nopeasti. Koska kiire.

Haluttiin nopeasti tarjouspyyntö ulos Hilmaan ja tarjoukset pöydälle. Ei ehditty kunnolla perehtyä markkinoilta löytyviin ratkaisuihin ja miettiä omia vaatimuksia tätä kautta realistisiksi. Kaiken lisäksi toimittajille annettiin surkean lyhyt valmistautumisaika tarjouksen laatimiselle, pahimmassa tapauksessa tarjouspyyntö julkaistiin juhannusviikolla ja tarjoukset piti jättää heinäkuun loppuun mennessä. Toimittajan parhaat myyjäthän mielellään keskeyttävät kesälomansa juuri sinun julkaiseman tarjouspyynnön vuoksi?

(Sivuhuomautuksena: Ainoa asia, mitä julkisessa hankinnassa kannattaa tehdä juhannusviikolla tai mieluummin heti juhannuksen jälkeen, on hankintapäätöksen lähettäminen silloin, kun riski markkinaoikeuteen päätymiselle on suuri. Toimittajan parhaat asiantuntijat ovat lomalla ja eivät ehkä huomaa koko hankintapäätöstä, jolloin voit päästä kuin koira veräjästä.)

Itse tarjousvaiheen lisäksi tarjouspyynnössä saatetaan toimitusajalle asettaa kohtuuttomia vaatimuksia ja samalla viivästyssanktiot sopimuksessa on asetettu varmuuden vuoksi toimittajaa kunnolla kurittaviksi. Fiksut toimittajat vetäytyvät jo tässä vaiheessa hankkeesta, koska eivät halua lähteä hutiloiden valmisteltuun hankkeeseen liian tiukalla aikataululla viivästyssakon uhka niskassaan.

Projektillekin on syytä varata väljä aikataulu

Mikäli hankintavaihe saatiin vietyä läpi onnistuneesti, ei vielä voida huokaista. Tästähän se työ vasta alkaa. Ja taas usein liian kiireellä. Aikataulut laaditaan ihannetilanteen mukaan, kun kenelläkään ei ole muuta tekemistä tai mitään yllättävää ei tapahdu. Mutta kun tapahtuu!

Budjetointi, tilinpäätös, kehityskeskustelut, kuluvan vuoden tavoitteen asetanta. Löytyykö kalenteristasi kolmen-neljän kuukauden rako, jolloin siellä ei olisi jotain joka vuosi toistuvaa isoa rumbaa? Niinpä.

Lisäksi erilaisissa järjestelmäkäyttöönotoissa tulee vastaan erilaisia haasteita. HR-järjestelmäprojekteissa jätetään usein varautumatta riittävästi nykyisten tietojen keräämiseen ja sen vaatimaan aikatauluun. Kuvitellaan ehkä, että järjestelmätoimittajalla on jotkin maagiset työkalut, joiden avulla nykyisen henkilöstön tiedot imuroidaan asiakkaan vanhasta järjestelmästä, exceleistä ja mapeista uuteen hienoon HR-järjestelmään.

Tosiasia on, että käytännössä aina tietoa joutuu joko keräämään manuaalisesti tai sitten loppukäyttäjät, esim. jokainen työntekijä itse, syöttävät osan tiedoista järjestelmään.

Julkaisujärjestelmien käyttöönottoaikataulut kulkevat kokonaan omassa luokassaan. Olen ollut lukuisissa rekrytointijärjestelmähankkeissa mukana, jolloin samaan aikaan sattumalta, tai suunnitellusti, on ollut menossa julkaisujärjestelmän uudistus. Suunnitelma oli, että kun uudet nettisivut valmistuvat, otetaan samalla sitten käyttöön uusi hieno rekryjärjestelmä.

Olen oppinut vastaamaan asiakkaalle, että eiköhän jo varauduta plan B:hen, eli otetaan uusi rekryjärjestelmä käyttöön vanhalla sivustolla. Julkaisujärjestelmäprojekti saattoi kyllä teknisesti valmistua suunnitellussa aikataulussa, mutta jostain kumman syystä sisällön tuottaminen sinne vähän viivästyi.

Siispä, kun olet hankkimassa uutta järjestelmää, riittävän väljä aikataulu on viimeinen, josta voit lähteä tinkimään. Ei ole turhauttavampaa tilannetta, kuin kiireessä viedä hankinta läpi ja huomata, että ei tästä mitään tullutkaan. Sitten käynnistetään hankinta uudelleen, parhaassa tapauksessa toimittajia syytellen, kun eivät kelvottomat edes viitsineet tarjousta tehdä!

Tässä kohtaa on siis syytä katsoa peiliin, huokaista, nostaa oikea käsi etusormi ojossa vaakasuoraan ja osoittaa syyllistä. Sen jälkeen kääriä hihat, aloittaa alusta ja valmistella hanke kaikin puolin huolellisemmin. Tolkullisen aikataulun (ja muiden vaatimusten) kanssa.

Oletko kuullut joskus onnistuneesta järjestelmähankinnasta?

No kyllä, onhan niitä onnistuneitakin hankintoja. Paljonkin. Jostain syystä kuitenkin jatkuvasti puhutaan epäonnistuneista hankinnoista, rahan heittämisestä pohjattomaan kaivoon ja niin poispäin. Erityisesti julkisen sektorin hankinnat herättävät tunteita, onhan kyse enemmän tai vähemmän yhteisestä lompakosta, josta raha näihin hankkeisiin kaivetaan (vertauskuvana toimisi kyllä usein säkki, josta kaadetaan).

Yksityisen sektorin epäonnistuneet hankkeet eivät yleensä saa niin paljon huomiota, ellei kyse ole esimerkiksi asiakaspalveluun suoraan vaikuttavasta hankkeesta, jossa epäonnistuneen järjestelmäprojektin vuoksi vaikkapa lipunvarausprosessi menee täysin jumiin.

Miksi järjestelmähankinnat sitten niin usein epäonnistuvat joko osittain tai kokonaan?

Tähän lienee useita syitä ja kaikkeen ei pysty edes ennalta varautumaan, kuten olosuhteiden yllättävään muuttumiseen kesken hankkeen. Kuitenkin, hieman paremmalla valmistautumisella, käyttämällä hieman aikaa koko hankkeen suunnitteluun ja miettimällä, mitä osaamista tarvitaan ja millä tavalla eri vaiheet voitaisiin hallita paremmin, voidaan hankinnan laatua parantaa merkittävästi. Samalla työmäärä ja kustannukset jäävät todennäköisesti pienemmiksi.

Epäonnistumisella on myös useita mittareita / tasoja. Jonkun mielestä hanke on onnistunut, jos projekti saatiin aikataulussaan läpi. Toisen mielestä, jos budjetti piti. Kirjoitinkin jo aiemmin järjestelmien vajaakäytöstä. Yksi epäonnistumisen laji sekin.

Toimin itse ennen nykyistä työtäni lähes 15 vuotta järjestelmätoimittajan roolissa ja näin lukuisia hankintoja, joissa asiakas oli enemmän tai vähemmän hukassa tekemisessään. Myyntityössä ja toimittajan roolissa hankintaa ja tarjouspyyntöä katsoo hieman eri lasit päässä, kuin asiakas. Asiakkaan pitäisikin osata asettua myös myyjän eli järjestelmätoimittajan asemaan, jotta osaisi viedä hankinnan läpi mahdollisimman hyvin ja realistisesti. Haastehan tietysti on, että harvalla ostajalla on valtavaa (jos yhtään) kokemusta toimittajan roolista.
Ja huom! en tarkoita sitä, että ostetaan vain juuri sitä, mitä markkinoilla on valmiina tai että pitäisi mukautua toimittajan asettamiin ehtoihin. Järjestelmähankinnassa, kuten yllättäen aika monessa muussakin tekemisessämme, on kuitenkin lopulta kyse viestinnästä. Miten viestiä oikealla tavalla toimittajille, mitä ollaan tekemässä ja mitä toimittajalta sekä  ratkaisulta odotetaan? Hankkeen kaikissa vaiheissa.

Täytyy sanoa, että välillä suorastaan vihastuttaa, kun näkee järjestelmähankkeita, joissa ilmiselvästi ei ole mitään tolkkua, eikä ostaja ole tilanteen tasalla. Tämä on muuten mielenkiintoinen sana, tämä ”tolkuttaa”. Joku sivistyssanakirjakin taitaa määritellä sen jankuttamiseksi tai jopa nalkuttamiseksi.

Itse pidän sanaa erittäin sopivana silloin, kun jokin hanke yritetään saada raiteilleen asiaperustein. Jos ei kerrasta mene jakeluun, niin pitää tolkuttaa.

Lähdin kirjoittamaan näitä artikkeleita sillä ajatuksella, että pureudun pala kerrallaan järjestelmähankinnan eri vaiheisiin ja erityispiirteisiin sekä miten niihin olisi hyvä varautua. Saatanpa jossakin osassa pureutua johonkin erityisaiheeseen, vaikkapa HR-järjestelmiin.

Hankinnalla muuten käsitän tässä yhteydessä koko hankkeen elinkaaren. Hankinta ei ole valmis vielä siinä vaiheessa, kun sopimuksessa on nimi, vaan vasta sitten, kun se on onnistuneesti jalkautettu organisaatioon ja toimintatavat samalla uudistettu.

Tolkku alkaa siitä, kun tunnistat, että jotain voisi tehdä paremmin ja otat asiaksesi tehdä. Pysy siis kuulolla!

Sekä yksityisen että julkisen sektorin IT-sopimusehdot on uudistettu. Tässä lyhyt yhteenveto ja muutamia huomioita muutoksista.

IT2015

Merkittävimmät uudistukset liittyvät ketterillä menetelmillä tehtäviin toimituksiin, joihin luotiin kokonaan uudet ehdot (IT2015 EKT). Nyt näihin toimituksiin voidaan hyödyntää valmiita sopimusehtoja ja itse sopimusteksteistä saadaan selkeämpiä. Toki aina täytyy katsoa tapauskohtaisesti sopimusehtojen soveltuvuus hankkeeseen ja tarvittaessa tehdä muutoksia / poikkeuksia yleisiin sopimusehtoihin.

Toisena kokonaan uutena asiana on tuotu malli eettisten periaatteiden toteuttamiseksi hankkeissa. Tämä malli ei tosin sellaisenaan sovi sopimusliitteeksi, vaan se toimii ensisijaisesti apuna eettisten periaatteiden tuonnissa organisaatioon ja kun organisaatioon on saatu tuotua ja ymmärrettyä nämä periaatteet, ne voidaan tarvittaessa tuoda sopivalla tavalla myös sopimuksiin.

Pilvipalveluehtoihin on myös tehty merkittäviä lisäyksiä erityisesti tietoturvaan ja tietojen suojaamiseen liittyen sekä näihin liittyen tietoturvaloukkausten käsittelyyn. Lisäykset täsmentävät periaatteita, joilla tietoja pitää suojata. Erityisesti henkilötietoja sisältävien järjestelmien kohdalla on syytä kiinnittää huomiota, että tietojen suojaus on hoidettu huolella ja että tämä on myös sopimustasolla velvoitettu järjestelmää ylläpitävälle taholle.

Edellä mainittujen muutosten lisäksi sopimusehtojen käytettävyyttä on parannettu, mm. ulkoasullisilla muutoksilla sekä mallipohjien tuonnilla docx-muotoon.

Tutustu uudistettuihin IT2015-ehtoihin osoitteessa it-ehdot.fi

JIT2015

Tärkeimpänä uudistuksena näen vihdoin julkisiin IT-hankintoihin saadut pilvipalveluehdot, eli virallisesti "Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista". Kun pilvipalvelut eri aloilla yhä enemmän lyövät läpi ja tähän saakka julkiset hankkijat ovat joko tehneet omat sopimusehdot tai joissakin tapauksissa käyttäneet IT2010-ehtoja, nyt voidaan poimia ehdot suoraan JHS-suosituksista.

Pilvipalveluehtojen lisäksi JIT2015 -ehtoihin saatiin IT2015 -ehtojen tapaan sopimusehdot ketterillä menetelmillä toteutettaviin hankkeisiin, joka on erinomainen ja tärkeä uudistus myös julkiselle puolelle. Ketterät menetelmät tulevat jatkossa näyttelemään entistä tärkeämpää roolia järjestelmähankkeissa ja näiden ehtojen myötä uskon, että julkinenkin sektori saa vihdoin ketteristä langanpäistä kiinni toden teolla.

Lisäksi merkittävä muutos on, että tilaajan sovellushankinnat on jaettu kahteen osaan, eli avoimella lähdekoodilla tai muulla kuin avoimella lähdekoodilla toimitettaviin sovelluksiin. Tämä muutos selventää ehtojen käyttöä ja sopimuksiin ei tarvita niin paljon ehtojen poikkeamia tai tarkennuksia.

Yleisenä muutoksena kaikkiin ehtoihin on, että sopimusehtojen käyttöohjeet löytyvät nyt tapauskohtaisesti kunkin sopimusehdon alusta. Lisäksi eri ehtoihin on tehty enemmän tai vähemmän pieniä muutoksia, joihin on hyvä perehtyä tarkemmin!

Tutustu uudistettuihin JIT2015-ehtoihin osoitteessa www.jhs-suositukset.fi/web/guest/jhs/recommendations/166

Miten uusia IT2015 / JIT2015 -ehtoja käytetään?Sopimusehtojen käytön tärkein edellytys on, että ne tunnetaan sisällöltään hyvin ja niitä käytetään oikein. Ei ole mielekästä varmuuden vuoksi liittää kaikkia mahdollisia sopimusehtoja sopimukseen ja sen lisäksi vielä varmuuden vuoksi lisätä sopimukseen samoja asioita. Toisaalta tapauskohtaisesti täytyy tunnistaa, miltä osin sopimusehdot eivät sovi hankkeeseen ja tehdä näihin liittyen tarvittavat täsmennykset.

Oikein käytettynä IT2015 / JIT2015 -ehtojen avulla saadaan hyvin selkeitä ja lyhyitä sopimuksia, jonka ansiosta myös sopimusten laadunvarmistus on helppoa. Esimerkiksi yrityskauppojen ja muiden liiketoimintakauppojen yhteydessä tehtävien Due Diligence -selvitysten teko on erittäin helppoa sopimusten osalta, mikäli sopimuksissa on tukeuduttu valmiisiin sopimusehtoihin eikä jokaisessa sopimuksessa ole sovittu erikseen erilaisista ehdoista.

Valmiiden sopimusehtojen käyttö on myös osa toiminnan laadunvarmistusta ja niitä onkin hyvä käyttää myös prosessien läpikäynnissä ja kehittämisessä. Lopultahan sopimusehtojen toteutuminen on mahdollista vain, jos organisaatio toimii niiden mukaisesti.

Olemme perehtyneet uusiin IT2015- ja JIT2015 -sopimusehtoihin, jonka lisäksi käymme eri hankkeissa aina käytännön tasolla tapauskohtaisesti läpi soveltuvimmat ehdot ja mahdolliset poikkeamistarpeet.

Ole yhteydessä, mikäli ehtojen käytöstä herää kysymyksiä!

Millä tavalla voidaan varmistaa, että julkiset hankinnat onnistuvat siten, että hankinnan tavoitteet täyttyvät ja  hankinta tehdään hankintalain mukaisesti?

Lainaan yrittäjäkollegani Esa Mutasen (yrittäjä Seesam Hankintapalveluissa, jonka erityisosaamista ovat julkiset hankinnat) sanailemaa ajatusta: ”Onko sinulla autoa ajaessasi juristi vieressä neuvomassa, kuinka ajetaan?”.

Tämä tulee usein mieleen, kun katsoo, minkälaista apua hankintayksiköt (siis kunnat, kaupungit ja muut hankintalain piirissä olevat organisaatiot) ovat ostaneet hankinnan valmisteluun ja tarjouskilpailun läpivientiin. Usein hankintayksiköt nimittäin ottavat hankintaan ulkopuoliseksi asiantuntijaksi hankintajuristin, jonka avulla pyritään varmistamaan, että hankinta tulee tehtyä hankintalain vaatimukset täyttäen, eikä jouduttaisi aikaa kuluttavaan ja turhauttavaan markkinaoikeuskäsittelyyn.

Ensin tulee mieleen, että tämähän on oikein hyvä ajatus, erityisesti jos hankintayksiköllä ei ole lainkaan hankintalain tuntemusta. Valitettavasti tällaiset tarjouskilpailut menevät usein pieleen itse sisällön suhteen. Pelätään siis markkinaoikeutta niin paljon, että keskitytään siihen, että tarjouspyyntö ja hankintaprosessi ei vaan olisi hankintalain vastainen. Samalla unohdetaan itse asia, eli mitä oltiin hankkimassa. Lopputuloksena on yleensä kallis hankinta, joka ei täytä asiakkaan todellisia tarpeita.

Suurempi hyöty saadaan, kun otetaan hankintaan avuksi ulkopuolinen asiantuntija, jolla on substanssiosaamista kyseiseen hankintaan liittyen ja lisäksi julkisten hankintojen osaamista sekä toimialakokemusta.

Sen sijaan, että keskitytään markkinaoikeuden välttelyyn, pitäisi voimavarat (ja ulkoiset palveluostot) keskittää siihen, että hankitaan sellaisia järjestelmiä, joita oikeasti tarvitaan.

Tässä maassa tuhlataan vähintään kymmeniä miljoonia, ellei satoja miljoonia euroja vuodessa verorahoja (siis meidän kaikkien rahaa!) järjestelmähankintoihin, joiden lopputuloksesta ei ole varmuutta ja/tai joita ei koskaan saada käyttöön. Julkiset hankinnat tuntuvat järjestelmähankintojen kohdalla asiakkaista usein ylivoimaisen vaikeilta ja apua hankitaan sitten vääriin asioihin.

Otetaan siis mieluummin julkiseen järjestelmähankintaan mukaan ulkopuolista asiantuntemusta sellaiselta taholta, joka ymmärtää kyseisen toimialan asiakastarpeita, tuntee toimialan ratkaisutarjontaa sekä osaa kaivaa asiakkaan tarpeista oleelliset vaatimusmäärittelyn muotoon. Samalla pidetään vaatimukset oikein mitoitettuina ja varmistetaan tarjoajien kiinnostus hankkeeseen sekä kilpailun synnyttäminen.

Julkiset hankinnat ovat lopulta vain hyvin toteutettua viestintää, joka tapahtuu hankintailmoituksen julkaisun jälkeen virallisessa ja läpinäkyvässä prosessissa, jonka tarkoituksena on varmistaa hankintalain mukaisesti tarjoajien syrjimätön ja tasapuolinen kohtelu. Julkiset hankinnat eivät ole avaruusfysiikkaa, vaan hankintalain vaatimusten täyttyminen voidaan varmistaa hyvin yksinkertaisilla toimenpiteillä.

PS. Hankintalaki (virallisesti ”Laki julkisista hankinnoista”) sisältää word-dokumentiksi vietynä reilut 12 000 sanaa 50 sivulla. Auton kuljettamiseen liittyvät keskeiset lait ja asetukset (Tieliikennelaki, Tieliikenneasetus, Asetus ajoneuvojen käytöstä tiellä sekä Ajoneuvolaki) sisältävät word-dokumentiksi vietynä reilut 52 000 sanaa 250 sivulla ja sisältävät ison joukon kuvia (liikennemerkit), jotka pitäisi osata ulkoa. Silti ajokortin saamiseksi riittää muutama ajo- ja teoriatunti sekä hyväksytysti suoritetut teoria- ja ajokokeet. Ja hyvä niin.


​