Julkisia hankintoja on riivannut monella alalla jo vuosia tarjoajakato. Hankintayksikkö julkaisee Hilmassa omasta mielestään todella hyvän tarjouspyynnön tarjoajia kiinnostavasta hankinnasta. Lopputuloksena pöydällä ei ole kuitenkaan yhtään tarjousta. Tai saattaa olla yksi, mutta sekin on liian kallis tai ei täytä vaatimuksia.

Mistä tämä johtuu?

Syitä on tietysti monia, mutta yleistäen voisi sanoa, että tarjoajia ei ole otettu riittävästi huomioon. On ajateltu, että kyllähän tarjoajat automaattisesti ovat kiinnostuneita jättämään tarjouksen, kun siihen mahdollisuus tulee. Tässä tuleekin se iso virhe!

Tarjoajat nimittäin valitsevat, mihin tarjouspyyntöihin haluavat vastata. Hyvä esimerkki oli eräässä järjestelmähankinnassa, jossa saimme kaikki etukäteen potentiaalisimmiksi arvioimamme tarjoajat tarjoamaan ja hintatasokin laski markkinavuoropuhelun aikana saaduista tiedoista. Hankintapäätöksen jälkeen sopimuksia valmistellessa kisan voittanut tarjoaja sanoi, että he jättivät tämän tarjouskilpailun vuoksi osallistumatta kolmeen vastaavaan tarjouskilpailuun.

Syyksi kertoivat sen, että tässä hankinnassa välittyi yhteistyön henki, eikä perinteinen hankintayksikön "määräysvalta". He halusivat voittaa nimenomaan tämän kisan ja panostivat siihen täysillä!

"WAU!", sanoin minä. Olimme onnistuneet kaikissa keskeisissä tavoitteissamme. Lisäksi käyttöönoton jälkeen asiakas on kommentoinut, että ovat olleet erittäin tyytyväisiä lopputulokseen. Kaikin puolin onnistunut hankinta siis!

Julkisten hankintojen onnistumisen keskiössä onkin se, kuinka hyvin tarjoajat saadaan sitoutumaan hankintaan. Hyvä kilpailu saadaan aikaiseksi vain silloin, kun mukana on riittävästi laadukkaita tarjoajia. Tämä korostuu aloilla, joilla tarjoajia on hyvin vähän. HR-järjestelmähankinnat ovat tästä hyvä esimerkki. Tarjoajia on koko markkinassa pari kourallista ja hankinnan luonteesta sekä hankintayksikön tarpeista riippuen potentiaalisia tarjoajia on aina käytännössä alle kourallinen. Hyvänä lopputuloksena voidaankin pitää jo sitä, että saadaan kolme tarjousta pöydälle!

Ensinnäkin tarjoajat tulee ottaa aktiivisesti mukaan hankinnan valmisteluun, käytännössä huolellisesti toteutettavan markkinavuoropuhelun keinoin. Myös viestintään tulee kiinnittää huomiota koko prosessin ajan.

Hankintayksiköt sanovat järjestävänsä aina ennen hankintaa markkinavuoropuhelun. Väitän, että tätä käytetään kuitenkin keskimäärin erittäin tehottomasti hyödyksi. Liian usein markkinavuoropuhelu toteutetaan siten, että julkaistaan Hilmassa tietopyyntö ja pyydetään tarjoajat esittelemään ratkaisujaan.  Hankintayksikkö on saattanut esittää ennalta muutamia kysymyksiä, joihin tarjoajat ovat vastanneet tai vastaavat tarjoajatapaamisten aikana. Keskustelut pyörivät kuitenkin pääasiassa tarjoajan ratkaisun ympärillä.

Markkinavuoropuhelun jälkeen on sitten laadittu tarjouspyyntöaineisto ja julkaistaan hankintailmoitus Hilmassa. Lopputuloksena on usein se tyhjä pöytä. Siitä huolimatta, että hankintayksikkö järjesti mielestään laadukkaan markkinavuoropuhelun ja kuunteli tarjoajia. Mikä siis meni pieleen?

Ongelma on yleensä edellä kuvatussa prosessissa se, että tarjoajia kyllä kuunnellaan, mutta heille ei anneta mahdollisuutta ottaa millään tavalla kantaa itse tarjouspyyntöaineistoon.

Tämä johtaa siihen, että tarjouspyyntö voi jo soveltuvuusvaatimusten kohdalla olla liian tiukka, jolloin potentiaalinen tarjoaja tippuu heti kättelyssä pois pelistä. Hankinnan kohteen vaatimuksissa voi olla myös sellaisia pakollisia vaatimuksia, joihin tarjoajien on mahdoton sitoutua. Myös sopimusehdoissa voi olla kohtia, jotka aiheuttavat haasteita.

Onkin ensiarvoisen tärkeää, että erityisesti avoimella menettelyllä hankittaessa tarjoajille annetaan mahdollisuus nähdä ja kommentoida etukäteen alustavaa tarjouspyyntöä. Itse asiassa kun tämä tehdään huolellisesti, voidaan avoimelle menettelylle saada neuvottelumenettelyn kaltainen prosessi, jossa hankinnan vaatimukset saadaan yhdessä tarjoajien kanssa muokattua hyväksi kompromissiksi. Ja kun tämä tehdään markkinavuoropuhelun keinoin, vältetään neuvottelumenettelyn prosessiin kuuluva kankeus ja työläys.

Samalla pitää toki huolehtia hankintalain vaatimuksesta kohdella tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättä. Eli ei käydä keskusteluja vain yhden tarjoajan kanssa, eikä yhden tarjoajan ehdoilla. Tämä on osa myös hankinnan laadun varmistamista. Mikäli tarjoaja havaitsee, että tarjouspyyntöä viedään juuri heidän ratkaisunsa suuntaan, on sillä yleensä hintaa nostava vaikutus.

Hyvän tarjoajakokemuksen ohella onkin tärkeää, että osataan pitää koko ajan sopiva kilpailuasetelma. Tämä varmistetaan oikein tehdyllä viestinnällä hankinnan kaikissa vaiheissa!

Tarjoajat tulee toki ottaa huomioon myös hankinnan vaatimuksissa ja sopimusehdoissa. Kun hankitaan pitkälle tuotteistettuja pilvipalveluita / SaaS-palveluita, tulee vaatimuksiin herkästi sellaisia kohtia, joihin osan tarjoajista on hankala sitoutua ainakaan tarjouspyynnössä vaaditulla aikataululla.

Usein käy niin, että tarjoajat ihmettelevät vaatimuksia, ovatko nämä todella niin tärkeitä asioita, että täytyy tässä olla pakollisena. Myös sopimusehdoissa saattaa olla kohtia, jotka tarjoajan silmissä vaikuttavat jopa tarjoajan "kyykyttämiseltä", vaikka tämä ei useimmiten ole hankintayksikön tarkoitus.

Onkin hyvä pohtia, miten asiat kerrotaan, eli miten niistä viestitään. Jääkö tarjoajalle sellainen olo, että tässä tarjoajaa halutaan kyykyttää, vai onko kenties vain kyse epähuomiossa määritellystä turhan tiukasta vaatimuksesta? Tätä tapahtuu usein, kun vaatimuksia kopioidaan aiemmin tehdyistä tai jopa toisen hankintayksikön tarjouspyynnöistä.

Hyvin tehty viestintä onkin koko hankintaprosessin ja itse asiassa hankintakaudenkin aikana yksi hankinnan onnistumisen avaimista.

Sekin on muuten hyvä muistaa, että kaikille tarjoajille julkiset hankinnat eivät ole tuttuja. Usein varsinkin järjestelmähankinnoissa vanhojen perinteisten toimittajien tilalle haluttaisiin "uutta verta" eli modernimpia toimittajia ja ratkaisuja.

Tässä tilanteessa sellaisiakin tarjoajia halutaan saada mukaan, jotka eivät ole välttämättä aiemmin edes osallistuneet julkisiin hankintoihin. Tämä taas korostaa sitä, että tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia täytyy harkita erityisen tarkasti. Jos vaaditaan, että tarjoajan pitää esittää viisi referenssiä julkiselta sektorilta, on turha toivoa kisaan mukaan muita, kuin jo markkinassa toimivia. Moderneja tarjoajia ei siis saada mukaan perinteisillä vaatimuksilla!

Samoin hankintaprosessi ja sen eteneminen on uusille toimijoille vieraampaa. Tämän vuoksi onkin syytä kiinnittää huomiota siihen, että tarjoajat saavat riittävän informaation prosessin etenemisestä. Joskus olen törmännyt siihen, että jotkin tarjoajat eivät markkinavuoropuhelussa halunneet vastata kysymyksiin, kun pelkäsivät, että kilpailijat saavat nämä vastaukset käsiinsä. Tämäkin on hyvä avata jo tietopyynnössä, että vastaukset käsitellään luottamuksellisina ja itse tarjouspyyntöön liittää vielä selkeät ohjeet, miten liikesalaisuuksia sisältävät tiedot tulee ilmoittaa.

Olen useammassa kohdassa edellä viitannut viestintään. On hyvä huomata, että viestintä ei ole pelkästään sitä, miten tiedotamme tarjoajia hankinnasta tai miten teemme yhteydenpitoa. Viestintää on myös se, minkälaisia vaatimuksia ja millä prioriteeteilla päätämme niitä jättää lopulliseen tarjouspyyntöön. Voimme viestiä tarjoajille, että kisassa on mukana muitakin potentiaalisia tarjoajia ja siksi tätä vaatimusta ei laitettukaan pakolliseksi, vaikka se teillä olikin vakio-ominaisuus.

Yhteenvetona voisin sanoa, että vaikka hankinnoissa on kyse aina hankintayksikön tarpeista, ei hankintaa saa tehdä vain hankintayksikön lähtökohdista. Tarjoajat ja heidän kyvykkyytensä tulee ottaa huomioon ja tarvittaessa hankintayksikön tulee olla valmis tinkimään omista tavoitteistaan ja vaatimuksistaan.

Myös suhdanteet on hyvä ottaa huomioon. Eräässä hankinnassa törmäsimme tilanteeseen, jossa julkiset hankinnat eivät yksinkertaisesti kiinnostaneet tietyn teknologian tarjoajia juuri sillä hetkellä, koska yrityspuolella oli kädet täynnä töitä. Tässä tilanteessa tarjoajat jättävät vielä herkemmin osallistumatta, joten koko tarjousprosessin helppous on tietysti avainasemassa.

Onko teillä haasteita meneillään olevassa hankinnassa tai olette valmistautumassa tulevaan hankintaanne ja pohditte, miten siitä selvitä? Ota yhteyttä, niin keskustellaan, miten me voimme auttaa. Tehdään yhdessä vaikuttavia ja tuloksellisia hankintoja!

Minulta kysytään usein julkisiin hankintoihin liittyen, saako järjestelmätoimittajien kanssa keskustella ennen hankintaa? Vastaushan on, että totta kai saa ja pitääkin! Itse asiassa hankintalakikin kannustaa tähän (Hankintalain 9 Luku 65 §).

Miten tätä keskustelua tarjoajien kanssa tulee käydä, jotta siitä saadaan mahdollisimman suuri hyöty hankinnalle? Riittääkö, että pyydetään järjestelmätoimittajat esittelemään ratkaisujaan?

Tässä artikkelissa annan muutamia vinkkejä, jotka on laadittu erityisesti julkisiin hankintoihin, mutta toimivat soveltaen toki myös muissa hankinnoissa.

Tee ennen hankintaa huolellinen tarvekartoitus, jonka pohjalta muodostuu alustava vaatimusmäärittely (tämä toimii sitten jo pohjana kilpailutusmateriaalille). Tarvekartoituksessa oleellista on katsoa nykytilan ohella ja erityisesti tulevaisuuteen! Tässä kohtaa on hyvä pohtia mm. seuraavia kysymyksiä:

• Mitä eri järjestelmiä ja manuaalisia prosesseja hankinnan kohteeseen liittyy?
  
• Mitä ovat nykyisten prosessien pullonkaulat ja kipupisteet?
  
• Miten prosesseja halutaan kehittää ja muuttaa?
  
• Mikä on järjestelmässä loppukäyttäjän kannalta oleellista ja mikä ei niin tärkeää?
  
• Käsitelläänkö järjestelmässä henkilötietoja? Miten tietoturva ja tietosuoja tulee huomioida?
  
• Mitä muita järjestelmiä hankinnan kohteeseen liittyy? Toimiiko hankittava järjestelmä master datan lähteenä muille järjestelmille?
  

Tarvekartoituksen pohjalta laaditaan vaatimusmäärittely, joka toimii osana kilpailutusmateriaalia.

Jotta hankinnassa voidaan onnistua, on välttämätöntä ymmärtää, minkälainen juuri tähän hankintaan liittyvä järjestelmämarkkina on. Millaisia ratkaisut ovat, mitkä ovat niiden vahvuudet ja heikkoudet? Millaisia reunaehtoja tarjoajilla on?

Mikäli markkina ei ole entuudestaan tuttu, kannattaa jo vaatimuskartoitusvaiheessa tehdä markkinaselvitys ja tutustua eri ratkaisuihin esim. järjestelmädemojen avulla. Jo tässä vaiheessa on tärkeää osata kysyä oikeita kysymyksiä. Tarjoajat kun tahtovat esitellä vain järjestelmien hyviä puolia, huonojen puolien jäädessä vähemmälle huomiolle. Markkinaselvitys auttaa vaatimusmäärittelyn laatimisessa, kun pohditaan, mitkä vaatimukset voidaan asettaa pakollisiksi ja mistä annetaan kenties laatupisteitä. Näitä tarkennetaan sitten vielä myöhemmin.

Pelkkä markkinaselvitys ei riitä! Ennen hankintailmoituksen julkaisua on tärkeää käydä vielä huolellinen vuoropuhelu tarjoajien kanssa jo valmiin tarjouspyyntöaineiston kanssa. Tässä tavoitteena on selvittää mm.

• Ovatko järjestelmään ja siihen liittyviin palveluihin kohdistuvat vaatimukset oikealla tasolla? Kohdistuuko tarjouspyynnön laatu sinne, minne pitää? Huom! Laadun painotus ei takaa hankinnan laatua!
• Ovatko hankintaan liittyvät sopimusehdot sopivat molemmille osapuolille? Suurin osa järjestelmistä tarjotaan nykyisin puhtaalla SaaS-mallilla, jolloin tarjoajien taipuminen hankintayksikön erityisiin sopimusehtoihin voi joskus olla vaikeaa.
• Ovatko tarjoajien soveltuvuusvaatimukset turhan rajaavia? Usein julkisten hankintojen ongelma on, että soveltuvuusvaatimuksilla rajataan moderneimmat ratkaisut pois ja perinteiset, itse ratkaisun osalta ei niin mielekkäät tarjoajat pärjäävät parhaiten.
• Ovatko tarjoajat kiinnostuneita hankinnasta? Julkisten hankintojen lopputulos on usein se, että pöydälle ei saadakaan yhtään tarjousta tai saadaan vain yksi tarjous, joka ei tosiasiassa täytä vaatimuksia tai on hinnaltaan aivan liian kallis.

Markkinavuoropuhelu kannattaa käydä siten, että tarjoajille annetaan tarjouspyyntömateriaali kommentoitavaksi. Tietopyyntö (RFI) voidaan julkaista joko Hilman kautta, jolloin kuka tahansa pääsee osallistumaan prosessiin tai vaihtoehtoisesti suunnataan tietopyyntö markkinaselvityksen pohjalta muutamalle potentiaaliselle tarjoajalle (tämä tulee tehdä riittävän laajana, jotta ei sorruta kilpailun vääristämiseen).

Markkinavuoropuhelussa on syytä kiinnittää huomiota siihen, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti, eikä ohjata hankintaa vain yhden tarjoajan näköiseksi. Sekin on toki hyvä muistaa, että hankintayksiköllä on oikeuskäytännössä todettu olevan hyvin laaja harkintavalta hankinnan kriteereitä kohtaan. Tasapainoilu em. asioiden kanssa on joskus haastavaa.

Huolellisesti tehdyn markkinavuoropuhelun avulla saadaan tarjoukset sellaisilta tarjoajilta, joiden ratkaisut ovat hankintayksikön tarpeiden mukaisia ja tarjoajat, joiden ratkaisu ei täytä tarpeita, saadaan joko rajattua pois tai menestymään kilpailussa heikosti. Samalla varmistetaan kilpailun aikaansaanti ja kohtuuhintaiset tarjoukset.

Liian moni hankinta kompastuu tarjouslomakkeiden puutteisiin. Hintaa ei vertailla kokonaisuuden kannalta järkevästi, oleellisia hinnoitteluelementtejä saattaa jäädä vertailematta tai jätetään  mahdollisuus lisälaskutukseen, jota ei ole huomioitu vertailuhinnassa. Referenssitoimitukset on kuvattu liian suppeasti ja soveltuvuusvaatimukset jäävät muutoin liian ohuiksi tai kohtuuttoman raskaiksi. Vaatimusmäärittely on laadittu epäselvästi ja tarjoajat joutuvat arvailemaan, mitä tosiasiassa vaaditaan ja mitä ei.

Lopputuloksena saattaa olla vääristynyt tarjoushinta, huonosti mitattava laatu tai jopa koko tarjousvertailu on mahdotonta tehdä.

Cloudian tarjouspalvelu on tänä päivänä lähes kaikilla käytössä ja se auttaa osaltaan, mutta sen haasteiden vuoksi tarjousten vertailu voi olla vaivalloista tai jäädä liian suppeaksi. Hyvin laadituilla tarjouslomakkeilla tarjoajien on helppo jättää tarjous ja tarjousvertailukin on tehtävissä hyvin nopeasti ja vähällä vaivalla.

Tapauskohtaisesti on toki hyvä pohtia muidenkin laatuvertailukriteerien käyttöä, esim. käytettävyyden arviointia osana tarjousten vertailua.

Pitäisi hankkia uusi HR-järjestelmä. Nykyinen rekrytointijärjestelmä ei palvele tarpeita. Koulutuksia varten pitäisi hankkia verkkokoulutusympäristö. Hankinta saatiin vihdoin tämän vuoden budjettiin ja nyt runnotaan hankinta läpi vaikka väkisin!

Tyypillinen tilanne hankinnoissa on, että hankinta valmistellaan ja viedään läpi oman toimen ohella, vaikka samaan aikaan on kiire jokapäiväisten asioiden kanssa. Resurssi- tai osaamisvajeen vuoksi hankinta tehdään usein liian kevyesti (esim. markkinavuoropuhelu tehdään puutteellisesti) ja lopputuloksena voi olla, että hankittava järjestelmä ei olekaan todellisten tarpeiden mukainen tai pöydälle ei saada yhtään relevanttia tarjousta.

Varaa siis hankintaan riittävät resurssit ja osta tarvittaessa asiantuntija-apua.

Tuntuuko käsillä oleva järjestelmähankinta haasteelliselta tai omat resurssit liian ohuilta?

Me olemme auttaneet lukuisia asiakkaitamme erilaisissa järjestelmähankkeissa ja autamme mielellämme myös teitä onnistumaan! Meillä on kokemusta järjestelmähankinnoista mm. seuraavilla alueilla :

• Taloushallinnon järjestelmät
• Palkanlaskentajärjestelmät
• HR-järjestelmät
• Rekrytointijärjestelmät
• Koulutuksenhallintajärjestelmät ja verkko-oppimisympäristöt
• Työajanhallintajärjestelmät
• Tapahtumienhallintajärjestelmät
• CRM-järjestelmät

Olemme tehneet hankintoja niin yksittäisille organisaatioille, kuin suurille palvelukeskuksille sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Pienimmän hankinnan kokonaisarvo on jäänyt kymppitonneihin ja suurin hankinta on ollut usean miljoonan euron arvoinen.

Katso lisää asiakkaidemme kokemuksia.

Ota yhteyttä yhteydenottolomakkeella, lähetä sähköpostia tai soita p. 0400733915, niin sovitaan lyhyt palaveri, jossa käymme läpi hankintanne haastekohdat ja annamme vinkkejä hankinnan läpivientiin. Teemme tämän jälkeen halutessanne ehdotuksen asiantuntija-avusta hankkeenne onnistumisen takaamiseksi.

Yhtään tarjousta ei saatu, vaikka työryhmän kanssa väännettiin tarjouspyyntöä kasaan kolme kuukautta hiki hatussa. Tavattiin toimittajia ja kaikki toimittajat vakuuttivat, kuinka kiinnostava hanke on ja varmasti jättävät tarjouksen. Eivät sitten kuitenkaan jättäneet. Mikä tässä nyt meni pieleen?

Realistinen aikataulu on merkittävä tekijä

Voin kertoa oman kokemukseni erittäin suuresta hankinnasta, josta osa tarjoajista jättäytyi pois. Valtio hankki uuden rekrytointijärjestelmän muutama vuosi sitten. Kilpailua valmisteltiin suurella innolla ja markkinavuoropuhelua käytiin tarjoajien kanssa vuodenvaihteessa 2012-2013. Olin tuolloin vielä järjestelmätoimittajan palveluksessa ja kävimmekin tapaamassa Hanselin edustajia sekä osallistuimme alustavan tarjouspyynnön kommentointiin.

Tarjoamamme järjestelmä olisi täyttänyt lähes kaikki järjestelmälle asetetut toiminnalliset vaatimukset jo tarjouspyyntövaiheessa erittäin hyvin ja tuotekehityksen määrä olisi ollut hyvin kohtuullinen. Myös kustannukset olisivat jääneet varmasti paljon pienemmäksi kilpailun voittaneen Aditron ratkaisusta. Teknisissä reunaehdoissa mm. ylläpitoon liittyen olisi ollut haasteita, mutta ei mitään ylitsepääsemätöntä.

Vetäydyimme kuitenkin hankkeesta keväällä 2013, emmekä osallistuneet enää hankkeeseen. Jättäydyimme siis yhdestä suurimmista rekrytointijärjestelmän tarjouskilpailuista pois. Miksi teimme näin hullun ratkaisun?

Hansel piti koko ajan esillä, kuinka tärkeää on, että uusi järjestelmä on valmis ja käytössä jo vuoden 2014 alussa. Kävimme tästä keskustelua ja toimme vahvasti esille, että aikataulu ei ole realistinen, vaan on liian tiukka tämän kaltaisen massiivisen projektin läpiviennille. Uusittiinhan siinä valtion kaikkien yksiköiden käytössä oleva järjestelmä kertarysäyksellä. Lopullinen tarjouspyyntö sitten kertoi, että toteutus piti olla valmis tammikuussa 2014 ja tuotantoon mentäisiin huhtikuussa 2014.

Totesimme, että asetettu aikataulu on liian tiukka, meillä oli paljon muitakin projekteja menossa emmekä halunneet lähteä tarjoamaan epärealistisella aikataululla mahdolliset viivästyssanktion uhat niskassa. Emmekä siis jättäneet tarjousta.

Lopputuloshan oli lopulta vähemmän yllättävästi se, että uusi järjestelmä otettiin käyttöön vasta 20.4.2015. Siis vuoden myöhässä Hanselin aiemmin ilmoittamasta ehdottomasta aikataulusta! Mikäli aikataulu olisi alunperin laadittu realistisemmin ja siihen olisi annettu edes puolen vuoden lisäaika, olisimme varmasti jättäneet tarjouksen.

Kirjoitin aikataulutuksen merkityksestä jo aiemmassa blogikirjoituksessa, lukaisepa sekin.

Vaatimusmäärittely rajaa pois tarjoajia

Myös järjestelmälle asetetut vaatimukset voivat rajata pois hyviäkin tarjoajia. Usein vaatimusluettelosta tehdään toiveiden tynnyri, jonne pudotellaan eri puolilta organisaatiota kerättyjä vaatimuksia sen kummemmin miettimättä A) ovatko ne oikeasti oleellisia vaatimuksia ja B) pystyykö yksikään toimittaja täyttämään vaatimuksia. Tarjouspyyntö voi näin muodostua järjettömän raskaaksi.

Vaatimuksia asetettaessa on pysyttävä olennaisuuksissa ja varmistettava, että markkinoilta löytyy riittävästi ratkaisuja, jotka täyttävät vähintäänkin pakolliset vaatimukset. Toiveiden tynnyri pitääkin pilkkoa palasiksi ennen kuin sinne pudotetaan yhtään "vaatimusta".

Tämän jälkeen voidaan kartoittaa vaatimuksia sen pohjalta, kuinka asioita käytännön työssä oikeasti haluttaisiin hoitaa. Samanaikaisesti peilataan omia vaatimuksia markkinoiden tarjontaan. Markkinavuoropuhelun toteutuksesta voit lukea lisää aiemmasta kirjoituksestani.

Toiveiden tynnyri -syndrooman lisäksi on tunnistettavissa Suuri hankintayksikkö -syndrooma. Tässä oireyhtymässä isot hankintayksiköt, kuten suuret kaupungit ja sairaanhoitopiirit, eivät osaa ajatella asioita pienempien (ja yleensä lopputuloksen kannalta parempien) järjestelmätoimittajien kannalta. Hankkeista tehdään jo hankekuvauksen ja organisoinnin perusteella aivan liian raskaita suhteessa siihen, mitä ollaan hankkimassa.

Viime syksynä keskustelin erään suuren kaupungin kanssa ja he ihmettelivät, miksi heidän HR-järjestelmätietopyyntönsä ei ollut kiinnostanut lainkaan pienempiä toimittajia, vaikka nimenomaan halusivat myös pieniä toimittajia mukaan.

No ei se ole mikään ihme, jos hankkeesta on jo valmiiksi tehty tolkuttoman raskas ja hankittavan järjestelmän reunaehdot on määritelty järjettömiksi. Järjestelmän vaatimuksia ei oltu osattu laatia nykyaikaisen näppärän HR-järjestelmän vinkkelistä, vaan väkisin tuli mieleen, että vaatimusluettelon oli laatinut joku vanhan koulukunnan ERP-konsultti.

Vähemmän on enemmän

Vanha kulunut sanonta "less is more" pätee yhä. Vaatimusten kirjaamisessa on pidettävä kohtuus, mutta toisaalta ne pitää kirjata riittävällä tarkkuudella, jotta voidaan varmistua riittävästä laadusta. Lisäksi sama sääntö koskee hankittavaa järjestelmälaajuutta. Jos samalla tarjouspyynnöllä haetaan CRM-järjestelmää, HR-järjestelmää, työsuhdepolkupyöriä ja johdon assistentin työkenkiä, voit olla varma, että et huku ainakaan tarjousten suureen määrään. Tästäkin olen kirjoittanut aiemmin.

Liian tiukat sopimusehdot ovat viimeinen niitti

Yleisissä sopimusehdoissa on määritelty valmiiksi kohtuulliset viivästyssanktiot ja vahingonkorvauksen enimmäismäärä. Laitetaan nyt kuitenkin varmuuden vuoksi vielä vähän tiukemmat sanktiot viivästykselle, nelinkertaiset on varmaan vielä ihan OK. Ja pitäähän meidän saada määritellä, ketkä toimittajan henkilöt palvelintilassa käyvät. Toimittajan pitää vähintäänkin hyväksyttää meillä, ketä alihankkijoita käyttävät mihin tahansa osaan palvelutuotantoaan (vaikka sillä ei olisi käytännön kannalta mitään merkitystä).

Asiakaspalvelu pitää myös ehdottomasti pelata klo 8-17, saattaahan joku yli-innokas virkamies joskus ylittää työaikansa ja tarvita juuri silloin toimittajan teknisen tuen langanpäähän. Ei sillä ole niin merkitystä, että järjestelmätoimittajat tarjoavat muille asiakkaille tukea klo 8-16.

Kuulostaako tutulta?

Asiakas joskus ajattelee, että toimittajat ehdottomasti taipuvat kaikkeen mahdolliseen, mitä keksitään vaatia. Näin ei vaan valitettavasti ole. Jos sopimusehdot ( = palvelun tuotannon reunaehdot) menevät toimittajan kannalta kohtuuttomiksi, tekee toimittaja yleensä johtopäätökset ja jättää tarjoamatta. Istu siinä sitten sopimuksen päällä vahtimassa ehtojen täyttymistä, kun ei ole ketään, ketä vahtia!

Joskus se on hyvin pienestä kiinni

Joskus voi käydä niinkin, että tarjouspyyntö oli sinänsä hyvä, mutta jostain syystä hankintailmoitus Hilmassa on mennyt tarjoajilta ohi. Tähänkin on useita syitä, joista aikataulutus on ainakin helppo hallita. Julkaise siis hankintailmoitus sellaisena ajankohtana, kun toimittajat eivät ole lomalla.

Myös hankintailmoituksen otsikointi on tärkeää. Aikoinaan, kun valtio kilpailutti ensimmäistä kertaa Heli-rekrytointijärjestelmää, oli hankintailmoitus otsikoitu jotenkin tyyliin "Valtion sisäisen kierron prosessin tukeminen" (en enää muista tarkkaan, onhan siitä jo kohta 15 vuotta).

Sepä meni meillä aikoinaan Skillnetissä ohi ja huomasimme vasta, kun eräs valtion yksikkö sanoi, että ei nyt kannata heille tarjota, kun tuo valtion kilpailutus on menossa. Sitä ennen olimme menestyksekkäästi toimittaneet Artist-rekrytointijärjestelmää useille valtion yksiköille.

Tarkista siis vielä kerran ennen hankintailmoituksen julkaisemista, kertooko ilmoituksen otsikko, mitä olet ostamassa!

Ja tietysti jos teet huolellisen markkinavuoropuhelun, ovat toimittajat jo valmiiksi hereillä ja odottavat tarjouspyyntöänne.

No niin, olen siis kaksi kertaa ollut ulkona valtion rekrytointijärjestelmäkisasta. Pitäisikö jo katsoa peiliin? Ehkä kolmannella kerralla olen mukana, toivottavasti hankintakonsultin roolissa ja silloin syyllinen huonosti valmisteltuun kilpailutukseen löytyykin hyvin läheltä :)

Tiedätkö, mihin suuntaan olet menossa? Hyvin tehty markkinavuoropuhelu kirkastaa katseen ja antaa selkeän suunnan hankkeelle.

Tarjouspyyntöön liittyvän vaatimusmäärittelyn laatimiseen on erityisesti julkisella sektorilla syytä panostaa kunnolla. Valtavasta työstä huolimatta usein käy niin, että huolella laadittuun tarjouspyyntöön ei saada yhtään vastausta. Yksikään tarjoaja ei jätä tarjousta. Tai jos jättää, saattaa hinta olla posketon tai tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, jolloin se joudutaan hylkäämään. Tilanne tuntuu turhauttavalta ja aiheuttaa ihmetystä, eikö toimittajia muka kiinnosta hyvä kaupantekomahdollisuus.

Kun mietitään omia tarpeita ja laaditaan tarpeiden kuvaamiseksi mahdollisimman kattava tarjouspyyntömateriaali, käy joskus niin, että unohdetaan markkinat. Ei tutustuta riittävän huolellisesti markkinoilla oleviin ratkaisuihin, eli millaisessa käytössä ne ovat parhaimmillaan ja mihin tarpeisiin pystyvät parhaiten vastaamaan. Mitä tarpeita taas eivät pysty ratkaisemaan ja mihin tarkoitukseen niitä ei ole tehty.

Saattaa olla, että on jopa pyydetty toimittajia esittelemään ratkaisujaan, mutta esittelyt ovat jääneet hyvin yleiselle tasolle ja lisäksi ovat olleet myyjäosapuolen johtamia. Tällöin myyjä toki kertoo kaikki oman ratkaisunsa hyvät puolet, mutta puutteet jäävätkin kertomatta. Asiakaskaan ei ole osannut kysyä oikeita kysymyksiä, joilla ratkaisujen puutteet oltaisiin saatu esille.

Hyvin toteutettu markkinavuoropuhelu antaa oivat eväät omien vaatimusten pohtimiselle. Onko realistista löytää sellaista ratkaisua markkinoilta, joka tyhjentäisi toiveiden tynnyrin? Yleensä ei, vaan vaatimuksista joudutaan tinkimään tai joskus jopa pilkkomaan hankinta useisiin osiin. Liian usein vaatimukset ovat reippaasti ylimitoitettuja tai yritetään hankkia kaikki mahdollinen kerralla. Markkinoilta ei yksinkertaisesti löydy ratkaisuja ja tarjoajia, jotka täyttäisivät kaikki vaatimukset.

Joka tapauksessa tilanne on hyvä tunnistaa etukäteen, jotta ei tehdä turhaa tarjouspyyntökierrosta, jonka päätteeksi todetaan, että eipä saatu tarjouksia. Myös se toiveiden tynnyri kannattaa ensi tilassa pilkkoa palasiksi ja ottaa järki käteen.

Markkinavuoropuhelun ainoa tehtävä ei ole toimittajaehdokkaiden ratkaisuihin tutustuminen, vaan yhtä tärkeää on jo tässä vaiheessa aloittaa tarjoajien sitouttaminen hankkeeseen ja ylipäänsä herättää kiinnostus hanketta kohtaan. On paljon todennäköisempää saada hyviä tarjouksia, kun tarjoajien kanssa on käyty yksityiskohtaisiakin keskusteluja mahdollisesta toteutustavasta, tarjoajan ratkaisun heikkouksista ja vahvuuksista sekä asiakkaan tarpeista ja odotuksista hankkeelle. Ja näiden pohjalta tarjouspyyntö on muokattu realistiseksi.

Sekin on hyvä huomata, että markkinavuoropuhelussa ei pidä keskittyä pelkästään itse järjestelmään ja sen toiminnallisuuksiin. Väittäisin nimittäin, että tarjoajat jättäytyvät pois useimmiten muiden reunaehtojen vuoksi, kuten aikatauluvaatimukset, tekniset reunaehdot sekä sopimusehdot sanktioineen. Näistäkin on siis syytä käydä avointa ja laajaa keskustelua!

Tarjoajan on yleensä kohtuullisen helppo luvata tarjousta tehdessään jonkin toiminnallisen vaatimuksen täyttäminen (varsinkin kohtuullisella aikataululla), koska sehän on vain tuotekehitystä vaativaa. Ja meneehän siinä tuotekin samalla eteenpäin.

Sen sijaan, jos muissa vaatimuksissa on esitetty (usein jopa epäoleellisia) vaatimuksia vaikkapa toimittajan palvelinympäristölle tai palvelun tuotantotavalle, joiden täyttämiseksi tarjoajan pitäisi muuttaa palveluprosessejaan, nostaa tarjoaja usein tässä kohtaa kädet ylös ja luopuu kisasta. Tai hinnoittelee tarjouksen suolaisesti. Ei kukaan järjissään oleva tarjoaja lähde muokkaamaan prosessejaan yksittäisen asiakkuuden vuoksi. Tämä on erittäin tärkeää ymmärtää ja ottaa huomioon tarjouspyyntöä laadittaessa.

Huolellisesti toteutettu markkinavuoropuhelu onkin edellytys koko hankkeen onnistumiselle. Mikäli markkinavuoropuhelu tehdään huonosti, on onnistuminen tuuripeliä.

Ohjelmistoyrittäjät ry tutki vuonna 2013 yhdessä Celkee Oy:n ja Tietotekniikan liitto ry:n kanssa tietojärjestelmien hankintaa. Tutkimuksen mukaan tilaajien mielestä hankinnan kunnollinen resursointi ja valmistelu ovat tärkein tekijä järjestelmähankkeen onnistumiselle. Tämä on helppo allekirjoittaa.

Usein käy niin, että kun hankkeelle ei ole osoitettu riittäviä resursseja, koko hanke ei lähde käyntiin. Toimitaan huonoilla järjestelmillä tai ilman järjestelmiä ja halua olisi uudistaa, mutta hanke ei pyörähdä käyntiin, kun kukaan ei ehdi. Vanha totuus kuvaa tätä hyvin, eli juostaan moottoritien laitaa samalla kun autot sujahtavat ohitse, mutta ei ehditä pysähtyä, jotta voitaisiin nousta kyytiin.

Kun vihdoin sitten kypsytään riittävästi tilanteeseen, lykätään vastuu jollekin ja sanotaan, että nyt täytyy saada tämä asia kuntoon. Ongelmaksi muodostuu silti usein se, että edelleenkään hankkeelle ei ole saatu riittävästi resursseja. Esimerkiksi HR-päällikköraukka joutuu YT-kierrosten puristuksessa vielä hankkimaan uuden HR-järjestelmän (jos nyt saa siihen ylipäänsä rahaa).

Tässä kohtaa onkin syytä miettiä, onko talossa sellaista osaamista, jonka avulla koko hanke voidaan viedä läpi? Jos tällaista osaamista löydetään, täytyy näille henkilöille varata riittävästi aikaa hankkeen ajaksi. Ei voida olettaa, että kukaan pystyy muiden töidensä ohella viemään vaativan järjestelmähankkeen läpi. Toisaalta, ei pidä lastata koko projektia myöskään yksille harteille. Hyvä olisi olla backupia esimerkiksi sairastumisten tai muiden tilanteiden varalle, jotta projekti ei jää seisomaan.

Mitä osaamista sitten tarvitaan?

Kaikista tärkeintä on ymmärtää, mihin tarpeisiin ja mitä ollaan hankkimassa. Nykyisessä pilvipalveluiden maailmassa esim. teknisen osaamisen merkitys ei ole niin suuri. Monia järjestelmähankkeita voidaan viedä läpi jopa täysin ilman tietohallinnon osallistumista. Mikäli tarvitaan rajapintoja tilaajan muihin järjestelmiin (esim. AD tai IDM) ja näiden ylläpito on tietohallinnon vastuulla, tarvitaan toki IT-osastokin mukaan.

Tärkeimpänä siis substanssiosaaminen siltä alueelta, mille järjestelmää ollaan hankkimassa, esim. HR:stä, myynnistä, tuotannonohjauksesta, jotta järjestelmälle osataan asettaa oikein mitoitetut vaatimukset ja projektin aikana myös uudistaa ja kuvata prosesseja. 

Hankintaosaamisesta on toki hyötyä, eikä muutoksenhallinnanosaaminenkaan olisi haitaksi. Sitä tarvitaan koko hankkeen läpiviennissä, mutta erityisesti jalkautuksessa. Hienointa olisi, jos talossa olisi henkilöitä, joilla on sekä osaamista että kokemusta kaikilta em. osa-alueilta.

Osaamisen ja resurssien lisäksi kaikille järjestelmille pitäisi pystyä osoittamaan ns. omistaja. Henkilö, joka viime kädessä vastaa siitä, että hankkeen tavoitteet toteutuvat, liiketoiminnan tarpeet saadaan täytettyä ja järjestelmä saadaan jalkautettua organisaatioon. Henkilö on usein myös tilaajan projektipäällikkö. Hankkeessa hän on joka tapauksessa avainroolissa. Hänellä pitäisi olla valtaa tehdä tarvittavia pienpäätöksiä projektin aikana, jotta projekti ei turhaan seiso pienen muutospyynnön hyväksynnän vuoksi.

Hulluinta on se, jos jokaisesta pienestä muutospyynnöstä joudutaan kysymään lupa ylemmältä taholta. Olen usein katsonut, kun puolen tunnin lisätyöstä on lähtenyt tilaajan päässä hyväksyntäkierros käyntiin. Pelkästään tähän liittyvästä viestinnästä on tullut suurempi kulu ja toimittajan(kin) kannalta olisi ollut järkevintä alun perin tehdä ko. muutostyö veloituksetta.

Oikeilla resursseilla saat todellakin tolkullisen suunnan koko hankkeelle. Ja muista, että vähemmän on enemmän. Ei ole mitään järkeä haalia jokaiseen määrittelytyöpajaan 10 henkeä eri puolilta organisaatiota. Palaverin ajasta menee puolet siihen, kun kinastellaan täysin merkityksettömistä asioista.

Ja ennen palaveria odotetaan kaikki paikalle, sähköpostin luku- ja muista tauoista puhumattakaan. Ei siis tuhlata kaikkien aikaa, vaan otetaan mukaan sellaiset henkilöt, joilla oikeasti on merkitystä (ja osaamista ko. asiaan).

Mikäli huomaat, että sisäiset resurssit ovat liian ohuet hankkeelle, selvitä ulkoisten resurssien käyttömahdollisuudet ja hyödynnä niitä.

PS. kirjoituksen alussa viitattuun tutkimukseen pääset tutustumaan täällä.

Oletko kuullut joskus onnistuneesta järjestelmähankinnasta?

No kyllä, onhan niitä onnistuneitakin hankintoja. Paljonkin. Jostain syystä kuitenkin jatkuvasti puhutaan epäonnistuneista hankinnoista, rahan heittämisestä pohjattomaan kaivoon ja niin poispäin. Erityisesti julkisen sektorin hankinnat herättävät tunteita, onhan kyse enemmän tai vähemmän yhteisestä lompakosta, josta raha näihin hankkeisiin kaivetaan (vertauskuvana toimisi kyllä usein säkki, josta kaadetaan).

Yksityisen sektorin epäonnistuneet hankkeet eivät yleensä saa niin paljon huomiota, ellei kyse ole esimerkiksi asiakaspalveluun suoraan vaikuttavasta hankkeesta, jossa epäonnistuneen järjestelmäprojektin vuoksi vaikkapa lipunvarausprosessi menee täysin jumiin.

Miksi järjestelmähankinnat sitten niin usein epäonnistuvat joko osittain tai kokonaan?

Tähän lienee useita syitä ja kaikkeen ei pysty edes ennalta varautumaan, kuten olosuhteiden yllättävään muuttumiseen kesken hankkeen. Kuitenkin, hieman paremmalla valmistautumisella, käyttämällä hieman aikaa koko hankkeen suunnitteluun ja miettimällä, mitä osaamista tarvitaan ja millä tavalla eri vaiheet voitaisiin hallita paremmin, voidaan hankinnan laatua parantaa merkittävästi. Samalla työmäärä ja kustannukset jäävät todennäköisesti pienemmiksi.

Epäonnistumisella on myös useita mittareita / tasoja. Jonkun mielestä hanke on onnistunut, jos projekti saatiin aikataulussaan läpi. Toisen mielestä, jos budjetti piti. Kirjoitinkin jo aiemmin järjestelmien vajaakäytöstä. Yksi epäonnistumisen laji sekin.

Toimin itse ennen nykyistä työtäni lähes 15 vuotta järjestelmätoimittajan roolissa ja näin lukuisia hankintoja, joissa asiakas oli enemmän tai vähemmän hukassa tekemisessään. Myyntityössä ja toimittajan roolissa hankintaa ja tarjouspyyntöä katsoo hieman eri lasit päässä, kuin asiakas. Asiakkaan pitäisikin osata asettua myös myyjän eli järjestelmätoimittajan asemaan, jotta osaisi viedä hankinnan läpi mahdollisimman hyvin ja realistisesti. Haastehan tietysti on, että harvalla ostajalla on valtavaa (jos yhtään) kokemusta toimittajan roolista.
Ja huom! en tarkoita sitä, että ostetaan vain juuri sitä, mitä markkinoilla on valmiina tai että pitäisi mukautua toimittajan asettamiin ehtoihin. Järjestelmähankinnassa, kuten yllättäen aika monessa muussakin tekemisessämme, on kuitenkin lopulta kyse viestinnästä. Miten viestiä oikealla tavalla toimittajille, mitä ollaan tekemässä ja mitä toimittajalta sekä  ratkaisulta odotetaan? Hankkeen kaikissa vaiheissa.

Täytyy sanoa, että välillä suorastaan vihastuttaa, kun näkee järjestelmähankkeita, joissa ilmiselvästi ei ole mitään tolkkua, eikä ostaja ole tilanteen tasalla. Tämä on muuten mielenkiintoinen sana, tämä ”tolkuttaa”. Joku sivistyssanakirjakin taitaa määritellä sen jankuttamiseksi tai jopa nalkuttamiseksi.

Itse pidän sanaa erittäin sopivana silloin, kun jokin hanke yritetään saada raiteilleen asiaperustein. Jos ei kerrasta mene jakeluun, niin pitää tolkuttaa.

Lähdin kirjoittamaan näitä artikkeleita sillä ajatuksella, että pureudun pala kerrallaan järjestelmähankinnan eri vaiheisiin ja erityispiirteisiin sekä miten niihin olisi hyvä varautua. Saatanpa jossakin osassa pureutua johonkin erityisaiheeseen, vaikkapa HR-järjestelmiin.

Hankinnalla muuten käsitän tässä yhteydessä koko hankkeen elinkaaren. Hankinta ei ole valmis vielä siinä vaiheessa, kun sopimuksessa on nimi, vaan vasta sitten, kun se on onnistuneesti jalkautettu organisaatioon ja toimintatavat samalla uudistettu.

Tolkku alkaa siitä, kun tunnistat, että jotain voisi tehdä paremmin ja otat asiaksesi tehdä. Pysy siis kuulolla!

Kuulin erään asiantuntijaorganisaation HR-järjestelmän käyttöasteesta. Uusi järjestelmä hankittiin pari-kolme vuotta sitten ja sen piti kattaa laajasti työsuhteen elinkaaren hallinta lähtien rekrytoinnista uuden työntekijän tietojen perustamiseen, perehdytykseen, työntekijän osaamisen kehittämiseen ja päättyen lopulta työsuhteen päättämisen toimenpiteisiin.

Olin silloin itsekin tarjoamassa asiakkaalle ratkaisua, mutta se rankattiin heti alkumetreillä pois, koska ratkaisussa ei ollut mukana palkanlaskentaa ja asiakas näki ehdottomana, että palkanlaskentaosio pitää olla samalta toimittajalta.

Tilanne on tällä hetkellä se, että HR-järjestelmä on käytössä kyllä aktiivisesti palkanlaskennassa ja palkanlaskijat ovat siihen oikein tyytyväisiä.

Paha vaan, että palkanlaskijat ovat lähes ainoa käyttäjäryhmä, joka HR-järjestelmää tällä hetkellä käyttää. Organisaatiossa on lähes 1 000 työntekijää ja järjestelmää käyttää työsuhteen elinkaaren hallintaan ainoastaan muutama esimies.

En tietenkään voi ko. organisaation puolesta sanoa, miksi tilanne on tämä, mutta uskaltaisin veikata syyksi yhtä tai useampaa seuraavista:

• Järjestelmän hankinta valmisteltiin kehnosti. Ei käyty läpi eri toimintojen vaatimuksia ja odotuksia uudelle järjestelmälle.
• Ratkaisu on käytettävyydeltään kehno. Tätä vaan ei osattu järjestelmän valinnassa tarkastella riittävästi tai oikealta kantilta.
• Toteutus on tehty palkanlaskenta edellä. Ei palkanlaskennassa mitään huonoa ole (sehän pitää toimia pilkulleen oikein!), mutta valitettavan harva palkanlaskentaohjelma on hyvä muissa HR-toiminnoissa. Aniharva.
• Prosesseja ei ole läpikäyty järjestelmähankinnan yhteydessä. Aina, kun hankitaan uutta järjestelmää, pitäisi toimintatavat perata läpi ja uudistaa niitä. Aina!
• Jalkautus on jäänyt tekemättä. Energia, osaaminen tai jokin muu syy aiheutti sen, että loppukäyttäjät unohdettiin. HR-osasto (palkanlaskijat?) sai homman mielestään valmiiksi, kun heidän tarpeensa tyydytettiin. Jalkautus on muutakin kuin järjestelmäkoulutus!

On jotenkin erikoista, että tänä päivänä kun puhutaan paljon digitalisaatiosta, digiloikasta, tuottavuudesta, ketterästä HR:stä ja muusta organisaation toimintaa lähtökohtaisesti tehostavasta, tehdään samaan aikaan todella huonoja järjestelmähankintoja, jotka tuottavuudeltaan ovat pahimmillaan negatiivisia.

Pahinta lienee se, että vaikka projektin aikana huomattaisiin, että ratkaisu ei ehkä olekaan toimiva, vaan suurin osa tavoitteista jää saavuttamatta, kissaa ei uskalleta nostaa pöydälle ja kyseenalaistaa etenemistä. Luonnollista tietenkin, koska jos itse on perusteltu kyseisen järjestelmän hankinta, olisi kovin uskaliasta kritisoida tätä päätöstä.

Sekin on hyvä huomata, että vaikka tilanne näyttäisi nyt siltä, että on tehty väärä hankinta eikä tästä tule mitään, ei se välttämättä tarkoita, että projekti pitäisi keskeyttää.

Aina voi parantaa suoritusta ja suunnitella esim. jalkautuksen paremmin. Tai tehdä tilanteen uudelleen arvioinnin ja korjata muuten suuntaa.

Tiedätkö organisaation, jossa järjestelmähanke uhkaa mennä puihin jollakin edelläkuvatulla tai muulla tavalla? Ilmianna itsesi tai tuntemasi organisaatio, niin nostetaan kissa pöydälle, ennen kuin on myöhäistä!

Millä tavalla voidaan varmistaa, että julkiset hankinnat onnistuvat siten, että hankinnan tavoitteet täyttyvät ja  hankinta tehdään hankintalain mukaisesti?

Lainaan yrittäjäkollegani Esa Mutasen (yrittäjä Seesam Hankintapalveluissa, jonka erityisosaamista ovat julkiset hankinnat) sanailemaa ajatusta: ”Onko sinulla autoa ajaessasi juristi vieressä neuvomassa, kuinka ajetaan?”.

Tämä tulee usein mieleen, kun katsoo, minkälaista apua hankintayksiköt (siis kunnat, kaupungit ja muut hankintalain piirissä olevat organisaatiot) ovat ostaneet hankinnan valmisteluun ja tarjouskilpailun läpivientiin. Usein hankintayksiköt nimittäin ottavat hankintaan ulkopuoliseksi asiantuntijaksi hankintajuristin, jonka avulla pyritään varmistamaan, että hankinta tulee tehtyä hankintalain vaatimukset täyttäen, eikä jouduttaisi aikaa kuluttavaan ja turhauttavaan markkinaoikeuskäsittelyyn.

Ensin tulee mieleen, että tämähän on oikein hyvä ajatus, erityisesti jos hankintayksiköllä ei ole lainkaan hankintalain tuntemusta. Valitettavasti tällaiset tarjouskilpailut menevät usein pieleen itse sisällön suhteen. Pelätään siis markkinaoikeutta niin paljon, että keskitytään siihen, että tarjouspyyntö ja hankintaprosessi ei vaan olisi hankintalain vastainen. Samalla unohdetaan itse asia, eli mitä oltiin hankkimassa. Lopputuloksena on yleensä kallis hankinta, joka ei täytä asiakkaan todellisia tarpeita.

Suurempi hyöty saadaan, kun otetaan hankintaan avuksi ulkopuolinen asiantuntija, jolla on substanssiosaamista kyseiseen hankintaan liittyen ja lisäksi julkisten hankintojen osaamista sekä toimialakokemusta.

Sen sijaan, että keskitytään markkinaoikeuden välttelyyn, pitäisi voimavarat (ja ulkoiset palveluostot) keskittää siihen, että hankitaan sellaisia järjestelmiä, joita oikeasti tarvitaan.

Tässä maassa tuhlataan vähintään kymmeniä miljoonia, ellei satoja miljoonia euroja vuodessa verorahoja (siis meidän kaikkien rahaa!) järjestelmähankintoihin, joiden lopputuloksesta ei ole varmuutta ja/tai joita ei koskaan saada käyttöön. Julkiset hankinnat tuntuvat järjestelmähankintojen kohdalla asiakkaista usein ylivoimaisen vaikeilta ja apua hankitaan sitten vääriin asioihin.

Otetaan siis mieluummin julkiseen järjestelmähankintaan mukaan ulkopuolista asiantuntemusta sellaiselta taholta, joka ymmärtää kyseisen toimialan asiakastarpeita, tuntee toimialan ratkaisutarjontaa sekä osaa kaivaa asiakkaan tarpeista oleelliset vaatimusmäärittelyn muotoon. Samalla pidetään vaatimukset oikein mitoitettuina ja varmistetaan tarjoajien kiinnostus hankkeeseen sekä kilpailun synnyttäminen.

Julkiset hankinnat ovat lopulta vain hyvin toteutettua viestintää, joka tapahtuu hankintailmoituksen julkaisun jälkeen virallisessa ja läpinäkyvässä prosessissa, jonka tarkoituksena on varmistaa hankintalain mukaisesti tarjoajien syrjimätön ja tasapuolinen kohtelu. Julkiset hankinnat eivät ole avaruusfysiikkaa, vaan hankintalain vaatimusten täyttyminen voidaan varmistaa hyvin yksinkertaisilla toimenpiteillä.

PS. Hankintalaki (virallisesti ”Laki julkisista hankinnoista”) sisältää word-dokumentiksi vietynä reilut 12 000 sanaa 50 sivulla. Auton kuljettamiseen liittyvät keskeiset lait ja asetukset (Tieliikennelaki, Tieliikenneasetus, Asetus ajoneuvojen käytöstä tiellä sekä Ajoneuvolaki) sisältävät word-dokumentiksi vietynä reilut 52 000 sanaa 250 sivulla ja sisältävät ison joukon kuvia (liikennemerkit), jotka pitäisi osata ulkoa. Silti ajokortin saamiseksi riittää muutama ajo- ja teoriatunti sekä hyväksytysti suoritetut teoria- ja ajokokeet. Ja hyvä niin.


​

HR-järjestelmä- tai muu järjestelmähankinta työlistalla? Poimi nopeat vinkit, kuinka parannat todennäköisyyttä onnistua järjestelmähankinnassa!

Järjestelmähankinnan onnistuminen ei ole itsestään selvää. Onnistumiseen vaikuttavat monet seikat, kuten kuinka hyvin hankinnan tavoitteet on osattu asettaa (mitäs tässä oltiinkaan hankkimassa), kuinka hyvin esimerkiksi toiminnalliset vaatimukset on määritelty (viestitään tarjoajille hankinnan tavoitteet vaatimusten muodossa) ja kuinka hyvin tunnetaan toimittajien ratkaisut juuri tähän tarpeeseen (tutustutaan huolella markkinoihin). Hyvin tehdyllä valmistelu- ja taustatyöllä voidaan välttää monet sudenkuopat ja ongelmat itse käyttöönottoprojektissa sekä jatkuvan palvelun aikana. Näin varmistetaan järjestelmähankinnasta saatava kokonaishyöty ja saadaan uudesta järjestelmästä mahdollisimman paljon irti.

Lähes jokaisessa järjestelmähankkeessa on itse järjestelmän käyttöönoton lisäksi käytännössä kyse myös muutosprojektista, kun asioita tehdäänkin uuden järjestelmän myötä hieman eri tavalla. Tämän vuoksi järjestelmähankintaa ja -käyttöönottoa ei pitäisi koskaan ajatella pelkästään järjestelmän käyttöönottona. Käyttäjien sitouttaminen jo järjestelmän hankintavaiheessa auttaa merkittävästi käyttöönottoa ja jalkauttamista. Hyvä ja nykyaikainen järjestelmä ei itsessään vaadi merkittävää panostusta käyttäjäkoulutuksiin, mutta uusien käytäntöjen ja muuttuneiden prosessien kouluttamista ei pidä unohtaa. Uudesta hienosta järjestelmästä saadaan paras hyöty vain, jos sitä käytetään tarkoituksenmukaisesti ja mahdollisimman laajasti!

HR-järjestelmähankinta on viestintää

HR-järjestelmä- tai mikä tahansa järjestelmähankinta on loppupelissä viestintää. Ensin asetetaan hankinnalle ja uudelle järjestelmälle tavoitteita sekä mietitään vaatimuksia ja kirjataan niitä ylös. Välissä tutustutaan toimittajien ratkaisuihin, jotta osataan suhteuttaa omat vaatimukset markkinoilta löytyviin ratkaisuihin. Lopuksi viestitään nämä vaatimukset mahdollisimman selkeästi tarjoajille, eli järjestelmätoimittaijlle. Tässä apuna toimii huolellisesti kirjalliseen muotoon tehty tarjouspyyntö. Hyvin laadittu tarjouspyyntö antaa tarjoajille selkeän kuvan, mitä asiakas tarvitsee ja minkälaisia reunaehtoja asiakas on hankinnalle asettanut.

Toiminnallisia- ja muita järjestelmän vaatimuksia kuvattaessa on pysyttävä kohtuudessa ja mitoitettava vaatimukset hankinnan kohdetta vastaavaksi. Täytyy muistaa, että järjestelmätoimittajillakin on omia reunaehtojaan, mistä hankkeista kiinnostuvat. Mikäli tarjouspyyntö on ehdoiltaan kohtuuton, voi järjestelmätoimittajan mielenkiinto lopahtaa ja tarjous jää tekemättä.

Erityisesti julkisissa hankinnoissa tämä on tärkeää, koska hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnön vastaisia. Muutoin joudutaan suurella todennäköisyydellä markkinaoikeuteen, jolloin hanke vähintäänkin viivästyy. Tarjouspyyntöön ei siis saisi päätyä sellaisia rajoittavia tekijöitä, joilla ei tosiasiassa ole merkitystä hankinnan kannalta.

Tarjouksen hinta ei ole koko totuus kustannuksista

HR-järjestelmän hankinta on pitkäaikainen investointi, jonka vuoksi järjestelmän valintavaihe on tehtävä huolella. Tänä päivänä erityisesti HR-järjestelmä ostetaan lähes aina pilvipalveluna, joka osaltaan pienentää kertainvestointia ja helpottaa tarvittaessa järjestelmän vaihtoa, kun ei tarvitse miettiä, kuinka paljon rahaa on ”heitetty hukkaan”. Käyttöönotossa rahallinen panostus on tyypillisesti kuitenkin se pienempi osuus hankinnasta. Sisäisen työn määrä järjestelmän käyttöönotossa ja jalkauttamisessa on usein suurempi panostus, joka helposti unohdetaan.

Jos ajatellaan HR-järjestelmän käyttöönottoa vähänkään suurempaan organisaatioon, puhutaan joka tapauksessa isosta jalkautustyöstä, ennen kuin järjestelmä on koko henkilöstön ulottuvilla ja arkikäytössä. Tämän vuoksi järjestelmän hankintaan ja käyttöönoton valmisteluun kannattaa panostaa hieman enemmän, jotta voidaan välttyä suurelta ylimääräiseltä työltä mahdollisen virhehankinnan vuoksi. Sitä paitsi, se työ, mikä tehdään hankinnan valmistelussa, tulee käyttöönottovaiheessa takaisin monin verroin.
Hyvällä sopimuksella varmistat tavoitteiden täyttymisen

Onnistuneen tarjouskilpailun lopputuloksena on yleensä voittaneen tarjoajan kanssa solmittu toimitus-/palvelusopimus, jonka jälkeen käynnistetään käyttöönottoprojekti. Sopimuksen tarkoitus on varmistaa, että asiakas saa sitä, mitä oli tarkoitus hankkia (eli tavoitteiden mukaista palvelua). Huolellisesti ja hyvässä yhteistyössä toimittajan kanssa laaditulla sopimuksella saavutetaan yleensä erinomainen lähtökohta onnistuneelle käyttöönottoprojektille ja jatkuville palveluille. Hyvä sopimus on yhtä kuin molemmin puolin ymmärretty ja hyväksytty tahtotila, mitä toimitukseen sisältyy, millä tavalla projekti halutaan viedä läpi ja kuinka jatkuvien palveluiden pitäisi sujua.

Mikäli toimitus-/palvelusopimukseen ei aseteta minkäänlaisia sanktioita esimerkiksi toimituksen myöhästymisestä tai selkeistä palvelutason alituksista, voi näistä olla vaikea vääntää kättä silloin, kun olisi aihetta. Palvelupoikkeamiin on paras varautua sopimuksessa ja kun sopimus on hyvä, ei siihen todennäköisesti tarvitse palata, vaan se jo itsessään motivoi toimittajan tuottamaan laadukasta palvelua. Usein puhutaan sopimusvalvonnasta, mutta itse kiinnittäisin huomiota mieluummin palvelun valvontaan, eli täyttääkö saatu palvelu ne tavoitteet, joita hankkeen alussa asetettiin. Mikäli kaikki on kokonaisuutena mennyt hyvin, voi olla, että jokainen sopimuksen yksityiskohta ei ole täyttynyt prikulleen, mutta näihin on tuskin tarvetta puuttua. Voihan olla, että vastaavasti joissakin asioissa toimittaja on ylittänyt reippaasti asiakkaan alkuperäiset tavoitteet ja sen ansiosta ollaan erittäin tyytyväisiä. Tässä kohtaa voidaan tietysti kysyä, että mikäli tavoitteita ei ole asetettu, niin mitä vasten palvelun toteutumista sitten peilataan? Niinpä.

Tiukat sopimusehdot ja sanktioinnit ovat niitä tilanteita varten, joissa tuntuu, että oikein mikään ei tunnu menevän hyvin tai palvelussa on jatkuvasti isompia tai pienempiä puutteita. Tällöin on helpompi ottaa toimittaja tiukkaan puhutteluun ja penätä sopimuksen velvoitteiden perään sekä vaatia tarvittaessa hyvityksiä. Mikäli sopimus on väljästi laadittu, jää ainoastaan reklamaation mahdollisuus ja toive, että toimittaja tekisi jotakin.

Hyvä projektinhallinta ja oikeat resurssit varmistavat onnistuneen käyttöönoton

Lyhyesti voisi kiteyttää, että hyvin valmistellulla ja suunnitellulla projektilla sekä oikein mitoitetuilla resursseilla mahdollistetaan käyttöönoton onnistuminen. Liian usein odotetaan, että toimittaja hoitaa projektin ja asiakas vain osallistuu muutamaan projektipalaveriin.

Tosiasiassa esimerkiksi HR-järjestelmän käyttöönotossa asiakkaan rooli projektin onnistumisen kannalta on avainasemassa. Projektin eri vaiheissa tarvitaan myös asiakkaan päässä hyvää projektiosaamista. Lisäksi erilaisten toimenpiteiden, kuten vaikkapa datamigraatioiden toteuttaminen ilman asiakkaan panostusta jää kokonaan tekemättä.

Varaudu siis jo etukäteen riittävällä resursoinnilla ja ammattitaidolla. Yksi hyvä keino on ottaa myös sisäiseen projektinhallintaan ulkopuolinen asiantuntija, joka tuntee ko. järjestelmäkentän ja on vienyt läpi vastaavia projekteja. Tällainen henkilö voi toimia projektipäällikön roolissa myös toimittajaan päin yhteyshenkilönä ja ymmärtää paremmin myös toimittajan ”kieltä”. Näin omat resurssit voidaan käyttää tehokkaammin ja aikaa jää kunkin projektitiimiläisen varsinaiseen työhön.

Muistilista järjestelmähankintaan

• Aseta hankkeelle tavoitteet (toiminnalliset & taloudelliset) sekä varaa resurssit jo hankintavaiheeseen (sisäiset & ulkoiset)
• Kuvaa prosessit tavoitetilassa (näitä tarkennetaan sitten valitun ratkaisun mukaan)
• Tutustu markkinoihin ja toimittajien ratkaisuihin
• Kuvaa vaatimukset riittävällä tasolla tarjouspyyntöön (pidä vaatimukset realistisina ja tarkoituksenmukaisina)
• Anna toimittajille aikaa ja edellytykset tehdä paras mahdollinen tarjous
• Varmista, että tarjoukset sisältävät halutun laajuuden
• Varmista tavoitteiden täyttyminen ja varaudu poikkeamiin hyvällä sopimuksella
• Varaa käyttöönottovaiheeseen riittävästi resursseja talon sisältä ja hanki tarvittaessa ulkopuolista tukea

Vielä lopuksi, hankinnan voi tehdä itselleen helpoksi ottamalla avuksi asiantuntijan, joka tuntee markkinat ja on ennenkin vienyt läpi vastaavia hankkeita.