Miksi uusi järjestelmä jää vajaakäyttöön?

Kuulin erään asiantuntijaorganisaation HR-järjestelmän käyttöasteesta. Uusi järjestelmä hankittiin pari-kolme vuotta sitten ja sen piti kattaa laajasti työsuhteen elinkaaren hallinta lähtien rekrytoinnista uuden työntekijän tietojen perustamiseen, perehdytykseen, työntekijän osaamisen kehittämiseen ja päättyen lopulta työsuhteen päättämisen toimenpiteisiin.

Olin silloin itsekin tarjoamassa asiakkaalle ratkaisua, mutta se rankattiin heti alkumetreillä pois, koska ratkaisussa ei ollut mukana palkanlaskentaa ja asiakas näki ehdottomana, että palkanlaskentaosio pitää olla samalta toimittajalta.

Tilanne on tällä hetkellä se, että HR-järjestelmä on käytössä kyllä aktiivisesti palkanlaskennassa ja palkanlaskijat ovat siihen oikein tyytyväisiä.

HR-järjestelmää käyttää vain muutama esimies.

Paha vaan, että palkanlaskijat ovat lähes ainoa käyttäjäryhmä, joka HR-järjestelmää tällä hetkellä käyttää. Organisaatiossa on lähes 1 000 työntekijää ja järjestelmää käyttää työsuhteen elinkaaren hallintaan ainoastaan muutama esimies.

En tietenkään voi ko. organisaation puolesta sanoa, miksi tilanne on tämä, mutta uskaltaisin veikata syyksi yhtä tai useampaa seuraavista:

• Järjestelmän hankinta valmisteltiin kehnosti. Ei käyty läpi eri toimintojen vaatimuksia ja odotuksia uudelle järjestelmälle.
• Ratkaisu on käytettävyydeltään kehno. Tätä vaan ei osattu järjestelmän valinnassa tarkastella riittävästi tai oikealta kantilta.
• Toteutus on tehty palkanlaskenta edellä. Ei palkanlaskennassa mitään huonoa ole (sehän pitää toimia pilkulleen oikein!), mutta valitettavan harva palkanlaskentaohjelma on hyvä muissa HR-toiminnoissa. Aniharva.
• Prosesseja ei ole läpikäyty järjestelmähankinnan yhteydessä. Aina, kun hankitaan uutta järjestelmää, pitäisi toimintatavat perata läpi ja uudistaa niitä. Aina!
• Jalkautus on jäänyt tekemättä. Energia, osaaminen tai jokin muu syy aiheutti sen, että loppukäyttäjät unohdettiin. HR-osasto (palkanlaskijat?) sai homman mielestään valmiiksi, kun heidän tarpeensa tyydytettiin. Jalkautus on muutakin kuin järjestelmäkoulutus!

Kissaa ei uskalleta nostaa pöydälle ja peruuttaa hankkeessa.

On jotenkin erikoista, että tänä päivänä kun puhutaan paljon digitalisaatiosta, digiloikasta, tuottavuudesta, ketterästä HR:stä ja muusta organisaation toimintaa lähtökohtaisesti tehostavasta, tehdään samaan aikaan todella huonoja järjestelmähankintoja, jotka tuottavuudeltaan ovat pahimmillaan negatiivisia.

Pahinta lienee se, että vaikka projektin aikana huomattaisiin, että ratkaisu ei ehkä olekaan toimiva, vaan suurin osa tavoitteista jää saavuttamatta, kissaa ei uskalleta nostaa pöydälle ja kyseenalaistaa etenemistä. Luonnollista tietenkin, koska jos itse on perusteltu kyseisen järjestelmän hankinta, olisi kovin uskaliasta kritisoida tätä päätöstä.

Sekin on hyvä huomata, että vaikka tilanne näyttäisi nyt siltä, että on tehty väärä hankinta eikä tästä tule mitään, ei se välttämättä tarkoita, että projekti pitäisi keskeyttää.

Aina voi parantaa suoritusta ja suunnitella esim. jalkautuksen paremmin. Tai tehdä tilanteen uudelleen arvioinnin ja korjata muuten suuntaa.

Nostetaan kissa pöydälle, ennen kuin on myöhäistä!

Tiedätkö organisaation, jossa järjestelmähanke uhkaa mennä puihin jollakin edelläkuvatulla tai muulla tavalla? Ilmianna itsesi tai tuntemasi organisaatio, niin nostetaan kissa pöydälle, ennen kuin on myöhäistä!