Mikä ihmeen ESPD-lomake?

ESPD-lomake, eli yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja, on aiheuttanut kovasti hämmennystä sekä hankintayksiköiden että tarjoajien keskuudessa. Mikä tämä dokumentti oikein on? Milloin ESPD-lomake pitää täyttää? Kuinka se laaditaan? Miten se täytetään? Missä se täytetään? Sehän on vain jotain outoa koodia ja näyttää ihan heprealta? (Itse asiassa se on xml-koodia).

Olen hämmästynyt siitä, että esim. Hilman ohjeistus (sehän löytyy täältä) on hyvin sekava ja siinä ei ole annettu yksinkertaisesti tiivistettyä ohjetta, mistä on kysymys. Tämän vuoksi kirjoitin tämän artikkelin ja toivon, että siitä on hyötyä sinulle!

ESPD-lomakehan tuli uuden EU-hankintadirektiivin kylkiäisenä keväällä 2016 meidän kaikkien iloksi ja koskee EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja. Kansallisissa- ja pienhankinnoissa ESPD-lomaketta ei siis käytetä. Ns. EU-hankinnoissa sitä on sen sijaan pakko käyttää.

Lomakkeen tarkoituksena on helpottaa tarjoajien/ehdokkaiden työtä tarjousten/osallistumishakemusten jättämisen yhteydessä siten, että lomakkeen täyttämällä ja vakuuttamalla siinä kysytyt asiat, ei tarjoukseen tarvitse liittää kaikenlaisia selvityksiä, todistuksia ym. erikseen. Nämä todistukset pyydetään tarvittaessa sitten vain valitulta toimittajalta/toimittajilta.

Toisekseen, lomake vakioi tarjoajille asetettavia soveltuvuusvaatimuksia (niiden sanamuotoja ja sisältöjä), joten tarjoajien ei tarvitse käydä suurennuslasin kanssa jokaisen tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksia, minkälaisia kommervenkkejä sinne on keksitty. Lomakkeeseen tosin hankintayksikkö valitsee osan asioista tarpeen mukaan, joten jokaisessa hankinnassa on käytännössä täytettävä lomake uudestaan. Erityisen hyödyllinen lomake on sellaisille tarjoajille, jotka osallistuvat tarjouskilpailuihin useissa EU-maissa.

Hankintayksikköä ESPD-lomake helpottaa mm. standardoimalla tarjoajille asetettavia soveltuvuusvaatimuksia ja huolehtimalla hankintalain pakollisten poissulkemisperusteiden mukaan otosta hankintaan.

No niin, asiakirja on siis todettu hyödylliseksi, mutta edelleen hämmästelen sitä, kuinka vaikeaksi asia on saatu näyttämään käytännössä. Kun ensimmäiset tarjouspyynnöt ESPD-lomakkeen kera julkaistiin, hankintayksiköt eivät ohjeistaneet millään tavoin tarjoajia ESPD-lomakkeen käytössä. Tarjouspyynnön liitteenä oli xml-muotoinen lomake, joka pyydettiin täyttämään ja lähettämään (mihin? miten?). Siinä sitten kaivinkoneurakoitsija miettii, millä hampailla se lomake pitää avata ja täyttää!

Lisäksi, kun menee ESPD-lomakkeen käyttöä varten toteutettuun Täyttö- ja jälleenkäyttöpalveluun, on palvelun ohjeistus vähintäänkin erikoista ja termit sellaisia, että moneen kertaan saa miettiä, mitä asia tarkoittaa, mihin pitää laittaa ruksi ja mihin ei. Lisäksi tällä hetkellä vaikka kieleksi valitsee "suomi", on osa lomakkeen kohdista englanninkielisiä. Ilmeisesti jossain uudistetussa versiossa on unohdettu kääntää uudet/muutetut kohdat.

Ei siis ihme, että ESPD-lomaketta on hämmästelty ja ihmetelty, miksi sellainen piti luoda. No, miten asiaan saataisiin selvyyttä? Katsotaanpa.

Avainasemassa on ESPD-lomakkeen käsittelyä varten luotu Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelu, jossa hankintayksiköt muodostavat lomakkeen, tarjoajat täyttävät sen ja hankintayksiköt sitten tarkastelevat täytettyjä lomakkeita.

Tässä lyhyesti kuvattuna, kuinka ESPD-lomake muodostetaan ja miten sitä käytetään:

1. Hankintayksikkö muodostaa ESPD-lomakkeen Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelussa
   1. Määrittelee perustiedot hankintayksiköstä ja hankinnasta
      
   2. Valitsee halutut kohdat (=soveltuvuusvaatimukset) lomakkeeseen (osa asioista on pakollisena mukana eikä niitä voi poistaa)
      
   3. Tallentaa lomakkeen (palvelusta "omalle tietokoneelle" muiden tarjouspyyntödokumenttien oheen, xml-muotoisena dokumenttina)
      
2. Hankintayksikkö julkaisee tarjouspyynnön ja liittää muodostamansa ESPD-lomakkeen liitteeksi (xml-muodossa, eli sitä koodia!)
   
3. Tarjoaja tallentaa tarjouspyynnön liitteenä olevan ESPD-lomakkeen omalle koneelle (xml-muodossa edelleen, eikä tätä ole tarkoituskaan avata omalla koneella)
4. Tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeen Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelussa
   1. Lataa tarjouspyynnön liitteenä olevan ESPD-lomakkeen palveluun
   2. Täyttää selväkielisellä käyttöliittymällä ESPD-lomakkeen
   3. Tallentaa lomakkeen / vastaukset (palvelusta omalle tietokoneelle) ja liittää ESPD-lomakkeen tarjouksen liitteeksi
5. Hankintayksikkö tarkastelee tarjoajien tarjouksen liitteeksi jättämiä ESPD-lomakkeita Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelussa = tarkistaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen
6. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen ja pyytää valittua toimittajaa toimittamaan asiakirjat, joilla voidaan todentaa vaatimusten täyttyminen
   

Näin ESPD-lomake on siis muodostettu (hankintayksikkö), täytetty (tarjoaja) ja tarkastettu (hankintayksikkö).

Mitä muuta pitäisi tietää ESPD-lomakkeesta?

Toivottavasti edellinen kappale avasi lyhykäisyydessään, kuinka ESPD-lomake kulkee hankinnassa ja miten sitä käytetään. Hankintayksiköt joutuvat vielä pohtimaan, minkälaisia kohtia lomakkeeseen pitäisi raksittaa ja miten tarkentavat vaatimukset kuvataan. Nythän ESPD-lomakkeeseen ei voi kirjata esim. liikevaihtovaatimusta, vaan siellä on ainoastaan kohta, jossa tarjoaja vakuuttaa, että täyttää asetetut vaatimukset.

Tarjouspyyntöön pitää siis edelleen kuvata ainakin osa soveltuvuusvaatimuksista, mutta lähtökohtaisesti näihin vastaaminen tapahtuu ESPD-lomakkeen kautta.

Tässä asia yksinkertaistettuna. Mikäli asia jäi edelleen mietityttämään, ole yhteydessä, niin autan mielelläni!

Millä tavalla voidaan varmistaa, että julkiset hankinnat onnistuvat siten, että hankinnan tavoitteet täyttyvät ja  hankinta tehdään hankintalain mukaisesti?

Lainaan yrittäjäkollegani Esa Mutasen (yrittäjä Seesam Hankintapalveluissa, jonka erityisosaamista ovat julkiset hankinnat) sanailemaa ajatusta: ”Onko sinulla autoa ajaessasi juristi vieressä neuvomassa, kuinka ajetaan?”.

Tämä tulee usein mieleen, kun katsoo, minkälaista apua hankintayksiköt (siis kunnat, kaupungit ja muut hankintalain piirissä olevat organisaatiot) ovat ostaneet hankinnan valmisteluun ja tarjouskilpailun läpivientiin. Usein hankintayksiköt nimittäin ottavat hankintaan ulkopuoliseksi asiantuntijaksi hankintajuristin, jonka avulla pyritään varmistamaan, että hankinta tulee tehtyä hankintalain vaatimukset täyttäen, eikä jouduttaisi aikaa kuluttavaan ja turhauttavaan markkinaoikeuskäsittelyyn.

Ensin tulee mieleen, että tämähän on oikein hyvä ajatus, erityisesti jos hankintayksiköllä ei ole lainkaan hankintalain tuntemusta. Valitettavasti tällaiset tarjouskilpailut menevät usein pieleen itse sisällön suhteen. Pelätään siis markkinaoikeutta niin paljon, että keskitytään siihen, että tarjouspyyntö ja hankintaprosessi ei vaan olisi hankintalain vastainen. Samalla unohdetaan itse asia, eli mitä oltiin hankkimassa. Lopputuloksena on yleensä kallis hankinta, joka ei täytä asiakkaan todellisia tarpeita.

Suurempi hyöty saadaan, kun otetaan hankintaan avuksi ulkopuolinen asiantuntija, jolla on substanssiosaamista kyseiseen hankintaan liittyen ja lisäksi julkisten hankintojen osaamista sekä toimialakokemusta.

Sen sijaan, että keskitytään markkinaoikeuden välttelyyn, pitäisi voimavarat (ja ulkoiset palveluostot) keskittää siihen, että hankitaan sellaisia järjestelmiä, joita oikeasti tarvitaan.

Tässä maassa tuhlataan vähintään kymmeniä miljoonia, ellei satoja miljoonia euroja vuodessa verorahoja (siis meidän kaikkien rahaa!) järjestelmähankintoihin, joiden lopputuloksesta ei ole varmuutta ja/tai joita ei koskaan saada käyttöön. Julkiset hankinnat tuntuvat järjestelmähankintojen kohdalla asiakkaista usein ylivoimaisen vaikeilta ja apua hankitaan sitten vääriin asioihin.

Otetaan siis mieluummin julkiseen järjestelmähankintaan mukaan ulkopuolista asiantuntemusta sellaiselta taholta, joka ymmärtää kyseisen toimialan asiakastarpeita, tuntee toimialan ratkaisutarjontaa sekä osaa kaivaa asiakkaan tarpeista oleelliset vaatimusmäärittelyn muotoon. Samalla pidetään vaatimukset oikein mitoitettuina ja varmistetaan tarjoajien kiinnostus hankkeeseen sekä kilpailun synnyttäminen.

Julkiset hankinnat ovat lopulta vain hyvin toteutettua viestintää, joka tapahtuu hankintailmoituksen julkaisun jälkeen virallisessa ja läpinäkyvässä prosessissa, jonka tarkoituksena on varmistaa hankintalain mukaisesti tarjoajien syrjimätön ja tasapuolinen kohtelu. Julkiset hankinnat eivät ole avaruusfysiikkaa, vaan hankintalain vaatimusten täyttyminen voidaan varmistaa hyvin yksinkertaisilla toimenpiteillä.

PS. Hankintalaki (virallisesti ”Laki julkisista hankinnoista”) sisältää word-dokumentiksi vietynä reilut 12 000 sanaa 50 sivulla. Auton kuljettamiseen liittyvät keskeiset lait ja asetukset (Tieliikennelaki, Tieliikenneasetus, Asetus ajoneuvojen käytöstä tiellä sekä Ajoneuvolaki) sisältävät word-dokumentiksi vietynä reilut 52 000 sanaa 250 sivulla ja sisältävät ison joukon kuvia (liikennemerkit), jotka pitäisi osata ulkoa. Silti ajokortin saamiseksi riittää muutama ajo- ja teoriatunti sekä hyväksytysti suoritetut teoria- ja ajokokeet. Ja hyvä niin.


​