Minulta kysytään usein julkisiin hankintoihin liittyen, saako järjestelmätoimittajien kanssa keskustella ennen hankintaa? Vastaushan on, että totta kai saa ja pitääkin! Itse asiassa hankintalakikin kannustaa tähän (Hankintalain 9 Luku 65 §).

Miten tätä keskustelua tarjoajien kanssa tulee käydä, jotta siitä saadaan mahdollisimman suuri hyöty hankinnalle? Riittääkö, että pyydetään järjestelmätoimittajat esittelemään ratkaisujaan?

Tässä artikkelissa annan muutamia vinkkejä, jotka on laadittu erityisesti julkisiin hankintoihin, mutta toimivat soveltaen toki myös muissa hankinnoissa.

Tee ennen hankintaa huolellinen tarvekartoitus, jonka pohjalta muodostuu alustava vaatimusmäärittely (tämä toimii sitten jo pohjana kilpailutusmateriaalille). Tarvekartoituksessa oleellista on katsoa nykytilan ohella ja erityisesti tulevaisuuteen! Tässä kohtaa on hyvä pohtia mm. seuraavia kysymyksiä:

• Mitä eri järjestelmiä ja manuaalisia prosesseja hankinnan kohteeseen liittyy?
  
• Mitä ovat nykyisten prosessien pullonkaulat ja kipupisteet?
  
• Miten prosesseja halutaan kehittää ja muuttaa?
  
• Mikä on järjestelmässä loppukäyttäjän kannalta oleellista ja mikä ei niin tärkeää?
  
• Käsitelläänkö järjestelmässä henkilötietoja? Miten tietoturva ja tietosuoja tulee huomioida?
  
• Mitä muita järjestelmiä hankinnan kohteeseen liittyy? Toimiiko hankittava järjestelmä master datan lähteenä muille järjestelmille?
  

Tarvekartoituksen pohjalta laaditaan vaatimusmäärittely, joka toimii osana kilpailutusmateriaalia.

Jotta hankinnassa voidaan onnistua, on välttämätöntä ymmärtää, minkälainen juuri tähän hankintaan liittyvä järjestelmämarkkina on. Millaisia ratkaisut ovat, mitkä ovat niiden vahvuudet ja heikkoudet? Millaisia reunaehtoja tarjoajilla on?

Mikäli markkina ei ole entuudestaan tuttu, kannattaa jo vaatimuskartoitusvaiheessa tehdä markkinaselvitys ja tutustua eri ratkaisuihin esim. järjestelmädemojen avulla. Jo tässä vaiheessa on tärkeää osata kysyä oikeita kysymyksiä. Tarjoajat kun tahtovat esitellä vain järjestelmien hyviä puolia, huonojen puolien jäädessä vähemmälle huomiolle. Markkinaselvitys auttaa vaatimusmäärittelyn laatimisessa, kun pohditaan, mitkä vaatimukset voidaan asettaa pakollisiksi ja mistä annetaan kenties laatupisteitä. Näitä tarkennetaan sitten vielä myöhemmin.

Pelkkä markkinaselvitys ei riitä! Ennen hankintailmoituksen julkaisua on tärkeää käydä vielä huolellinen vuoropuhelu tarjoajien kanssa jo valmiin tarjouspyyntöaineiston kanssa. Tässä tavoitteena on selvittää mm.

• Ovatko järjestelmään ja siihen liittyviin palveluihin kohdistuvat vaatimukset oikealla tasolla? Kohdistuuko tarjouspyynnön laatu sinne, minne pitää? Huom! Laadun painotus ei takaa hankinnan laatua!
• Ovatko hankintaan liittyvät sopimusehdot sopivat molemmille osapuolille? Suurin osa järjestelmistä tarjotaan nykyisin puhtaalla SaaS-mallilla, jolloin tarjoajien taipuminen hankintayksikön erityisiin sopimusehtoihin voi joskus olla vaikeaa.
• Ovatko tarjoajien soveltuvuusvaatimukset turhan rajaavia? Usein julkisten hankintojen ongelma on, että soveltuvuusvaatimuksilla rajataan moderneimmat ratkaisut pois ja perinteiset, itse ratkaisun osalta ei niin mielekkäät tarjoajat pärjäävät parhaiten.
• Ovatko tarjoajat kiinnostuneita hankinnasta? Julkisten hankintojen lopputulos on usein se, että pöydälle ei saadakaan yhtään tarjousta tai saadaan vain yksi tarjous, joka ei tosiasiassa täytä vaatimuksia tai on hinnaltaan aivan liian kallis.

Markkinavuoropuhelu kannattaa käydä siten, että tarjoajille annetaan tarjouspyyntömateriaali kommentoitavaksi. Tietopyyntö (RFI) voidaan julkaista joko Hilman kautta, jolloin kuka tahansa pääsee osallistumaan prosessiin tai vaihtoehtoisesti suunnataan tietopyyntö markkinaselvityksen pohjalta muutamalle potentiaaliselle tarjoajalle (tämä tulee tehdä riittävän laajana, jotta ei sorruta kilpailun vääristämiseen).

Markkinavuoropuhelussa on syytä kiinnittää huomiota siihen, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti, eikä ohjata hankintaa vain yhden tarjoajan näköiseksi. Sekin on toki hyvä muistaa, että hankintayksiköllä on oikeuskäytännössä todettu olevan hyvin laaja harkintavalta hankinnan kriteereitä kohtaan. Tasapainoilu em. asioiden kanssa on joskus haastavaa.

Huolellisesti tehdyn markkinavuoropuhelun avulla saadaan tarjoukset sellaisilta tarjoajilta, joiden ratkaisut ovat hankintayksikön tarpeiden mukaisia ja tarjoajat, joiden ratkaisu ei täytä tarpeita, saadaan joko rajattua pois tai menestymään kilpailussa heikosti. Samalla varmistetaan kilpailun aikaansaanti ja kohtuuhintaiset tarjoukset.

Liian moni hankinta kompastuu tarjouslomakkeiden puutteisiin. Hintaa ei vertailla kokonaisuuden kannalta järkevästi, oleellisia hinnoitteluelementtejä saattaa jäädä vertailematta tai jätetään  mahdollisuus lisälaskutukseen, jota ei ole huomioitu vertailuhinnassa. Referenssitoimitukset on kuvattu liian suppeasti ja soveltuvuusvaatimukset jäävät muutoin liian ohuiksi tai kohtuuttoman raskaiksi. Vaatimusmäärittely on laadittu epäselvästi ja tarjoajat joutuvat arvailemaan, mitä tosiasiassa vaaditaan ja mitä ei.

Lopputuloksena saattaa olla vääristynyt tarjoushinta, huonosti mitattava laatu tai jopa koko tarjousvertailu on mahdotonta tehdä.

Cloudian tarjouspalvelu on tänä päivänä lähes kaikilla käytössä ja se auttaa osaltaan, mutta sen haasteiden vuoksi tarjousten vertailu voi olla vaivalloista tai jäädä liian suppeaksi. Hyvin laadituilla tarjouslomakkeilla tarjoajien on helppo jättää tarjous ja tarjousvertailukin on tehtävissä hyvin nopeasti ja vähällä vaivalla.

Tapauskohtaisesti on toki hyvä pohtia muidenkin laatuvertailukriteerien käyttöä, esim. käytettävyyden arviointia osana tarjousten vertailua.

Pitäisi hankkia uusi HR-järjestelmä. Nykyinen rekrytointijärjestelmä ei palvele tarpeita. Koulutuksia varten pitäisi hankkia verkkokoulutusympäristö. Hankinta saatiin vihdoin tämän vuoden budjettiin ja nyt runnotaan hankinta läpi vaikka väkisin!

Tyypillinen tilanne hankinnoissa on, että hankinta valmistellaan ja viedään läpi oman toimen ohella, vaikka samaan aikaan on kiire jokapäiväisten asioiden kanssa. Resurssi- tai osaamisvajeen vuoksi hankinta tehdään usein liian kevyesti (esim. markkinavuoropuhelu tehdään puutteellisesti) ja lopputuloksena voi olla, että hankittava järjestelmä ei olekaan todellisten tarpeiden mukainen tai pöydälle ei saada yhtään relevanttia tarjousta.

Varaa siis hankintaan riittävät resurssit ja osta tarvittaessa asiantuntija-apua.

Tuntuuko käsillä oleva järjestelmähankinta haasteelliselta tai omat resurssit liian ohuilta?

Me olemme auttaneet lukuisia asiakkaitamme erilaisissa järjestelmähankkeissa ja autamme mielellämme myös teitä onnistumaan! Meillä on kokemusta järjestelmähankinnoista mm. seuraavilla alueilla :

• Taloushallinnon järjestelmät
• Palkanlaskentajärjestelmät
• HR-järjestelmät
• Rekrytointijärjestelmät
• Koulutuksenhallintajärjestelmät ja verkko-oppimisympäristöt
• Työajanhallintajärjestelmät
• Tapahtumienhallintajärjestelmät
• CRM-järjestelmät

Olemme tehneet hankintoja niin yksittäisille organisaatioille, kuin suurille palvelukeskuksille sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Pienimmän hankinnan kokonaisarvo on jäänyt kymppitonneihin ja suurin hankinta on ollut usean miljoonan euron arvoinen.

Katso lisää asiakkaidemme kokemuksia.

Ota yhteyttä yhteydenottolomakkeella, lähetä sähköpostia tai soita p. 0400733915, niin sovitaan lyhyt palaveri, jossa käymme läpi hankintanne haastekohdat ja annamme vinkkejä hankinnan läpivientiin. Teemme tämän jälkeen halutessanne ehdotuksen asiantuntija-avusta hankkeenne onnistumisen takaamiseksi.

Mikä ihmeen ESPD-lomake?

ESPD-lomake, eli yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja, on aiheuttanut kovasti hämmennystä sekä hankintayksiköiden että tarjoajien keskuudessa. Mikä tämä dokumentti oikein on? Milloin ESPD-lomake pitää täyttää? Kuinka se laaditaan? Miten se täytetään? Missä se täytetään? Sehän on vain jotain outoa koodia ja näyttää ihan heprealta? (Itse asiassa se on xml-koodia).

Olen hämmästynyt siitä, että esim. Hilman ohjeistus (sehän löytyy täältä) on hyvin sekava ja siinä ei ole annettu yksinkertaisesti tiivistettyä ohjetta, mistä on kysymys. Tämän vuoksi kirjoitin tämän artikkelin ja toivon, että siitä on hyötyä sinulle!

ESPD-lomakehan tuli uuden EU-hankintadirektiivin kylkiäisenä keväällä 2016 meidän kaikkien iloksi ja koskee EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja. Kansallisissa- ja pienhankinnoissa ESPD-lomaketta ei siis käytetä. Ns. EU-hankinnoissa sitä on sen sijaan pakko käyttää.

Lomakkeen tarkoituksena on helpottaa tarjoajien/ehdokkaiden työtä tarjousten/osallistumishakemusten jättämisen yhteydessä siten, että lomakkeen täyttämällä ja vakuuttamalla siinä kysytyt asiat, ei tarjoukseen tarvitse liittää kaikenlaisia selvityksiä, todistuksia ym. erikseen. Nämä todistukset pyydetään tarvittaessa sitten vain valitulta toimittajalta/toimittajilta.

Toisekseen, lomake vakioi tarjoajille asetettavia soveltuvuusvaatimuksia (niiden sanamuotoja ja sisältöjä), joten tarjoajien ei tarvitse käydä suurennuslasin kanssa jokaisen tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksia, minkälaisia kommervenkkejä sinne on keksitty. Lomakkeeseen tosin hankintayksikkö valitsee osan asioista tarpeen mukaan, joten jokaisessa hankinnassa on käytännössä täytettävä lomake uudestaan. Erityisen hyödyllinen lomake on sellaisille tarjoajille, jotka osallistuvat tarjouskilpailuihin useissa EU-maissa.

Hankintayksikköä ESPD-lomake helpottaa mm. standardoimalla tarjoajille asetettavia soveltuvuusvaatimuksia ja huolehtimalla hankintalain pakollisten poissulkemisperusteiden mukaan otosta hankintaan.

No niin, asiakirja on siis todettu hyödylliseksi, mutta edelleen hämmästelen sitä, kuinka vaikeaksi asia on saatu näyttämään käytännössä. Kun ensimmäiset tarjouspyynnöt ESPD-lomakkeen kera julkaistiin, hankintayksiköt eivät ohjeistaneet millään tavoin tarjoajia ESPD-lomakkeen käytössä. Tarjouspyynnön liitteenä oli xml-muotoinen lomake, joka pyydettiin täyttämään ja lähettämään (mihin? miten?). Siinä sitten kaivinkoneurakoitsija miettii, millä hampailla se lomake pitää avata ja täyttää!

Lisäksi, kun menee ESPD-lomakkeen käyttöä varten toteutettuun Täyttö- ja jälleenkäyttöpalveluun, on palvelun ohjeistus vähintäänkin erikoista ja termit sellaisia, että moneen kertaan saa miettiä, mitä asia tarkoittaa, mihin pitää laittaa ruksi ja mihin ei. Lisäksi tällä hetkellä vaikka kieleksi valitsee "suomi", on osa lomakkeen kohdista englanninkielisiä. Ilmeisesti jossain uudistetussa versiossa on unohdettu kääntää uudet/muutetut kohdat.

Ei siis ihme, että ESPD-lomaketta on hämmästelty ja ihmetelty, miksi sellainen piti luoda. No, miten asiaan saataisiin selvyyttä? Katsotaanpa.

Avainasemassa on ESPD-lomakkeen käsittelyä varten luotu Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelu, jossa hankintayksiköt muodostavat lomakkeen, tarjoajat täyttävät sen ja hankintayksiköt sitten tarkastelevat täytettyjä lomakkeita.

Tässä lyhyesti kuvattuna, kuinka ESPD-lomake muodostetaan ja miten sitä käytetään:

1. Hankintayksikkö muodostaa ESPD-lomakkeen Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelussa
   1. Määrittelee perustiedot hankintayksiköstä ja hankinnasta
      
   2. Valitsee halutut kohdat (=soveltuvuusvaatimukset) lomakkeeseen (osa asioista on pakollisena mukana eikä niitä voi poistaa)
      
   3. Tallentaa lomakkeen (palvelusta "omalle tietokoneelle" muiden tarjouspyyntödokumenttien oheen, xml-muotoisena dokumenttina)
      
2. Hankintayksikkö julkaisee tarjouspyynnön ja liittää muodostamansa ESPD-lomakkeen liitteeksi (xml-muodossa, eli sitä koodia!)
   
3. Tarjoaja tallentaa tarjouspyynnön liitteenä olevan ESPD-lomakkeen omalle koneelle (xml-muodossa edelleen, eikä tätä ole tarkoituskaan avata omalla koneella)
4. Tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeen Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelussa
   1. Lataa tarjouspyynnön liitteenä olevan ESPD-lomakkeen palveluun
   2. Täyttää selväkielisellä käyttöliittymällä ESPD-lomakkeen
   3. Tallentaa lomakkeen / vastaukset (palvelusta omalle tietokoneelle) ja liittää ESPD-lomakkeen tarjouksen liitteeksi
5. Hankintayksikkö tarkastelee tarjoajien tarjouksen liitteeksi jättämiä ESPD-lomakkeita Täyttö- ja jälleenkäyttöpalvelussa = tarkistaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen
6. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen ja pyytää valittua toimittajaa toimittamaan asiakirjat, joilla voidaan todentaa vaatimusten täyttyminen
   

Näin ESPD-lomake on siis muodostettu (hankintayksikkö), täytetty (tarjoaja) ja tarkastettu (hankintayksikkö).

Mitä muuta pitäisi tietää ESPD-lomakkeesta?

Toivottavasti edellinen kappale avasi lyhykäisyydessään, kuinka ESPD-lomake kulkee hankinnassa ja miten sitä käytetään. Hankintayksiköt joutuvat vielä pohtimaan, minkälaisia kohtia lomakkeeseen pitäisi raksittaa ja miten tarkentavat vaatimukset kuvataan. Nythän ESPD-lomakkeeseen ei voi kirjata esim. liikevaihtovaatimusta, vaan siellä on ainoastaan kohta, jossa tarjoaja vakuuttaa, että täyttää asetetut vaatimukset.

Tarjouspyyntöön pitää siis edelleen kuvata ainakin osa soveltuvuusvaatimuksista, mutta lähtökohtaisesti näihin vastaaminen tapahtuu ESPD-lomakkeen kautta.

Tässä asia yksinkertaistettuna. Mikäli asia jäi edelleen mietityttämään, ole yhteydessä, niin autan mielelläni!

Millä tavalla voidaan varmistaa, että julkiset hankinnat onnistuvat siten, että hankinnan tavoitteet täyttyvät ja  hankinta tehdään hankintalain mukaisesti?

Lainaan yrittäjäkollegani Esa Mutasen (yrittäjä Seesam Hankintapalveluissa, jonka erityisosaamista ovat julkiset hankinnat) sanailemaa ajatusta: ”Onko sinulla autoa ajaessasi juristi vieressä neuvomassa, kuinka ajetaan?”.

Tämä tulee usein mieleen, kun katsoo, minkälaista apua hankintayksiköt (siis kunnat, kaupungit ja muut hankintalain piirissä olevat organisaatiot) ovat ostaneet hankinnan valmisteluun ja tarjouskilpailun läpivientiin. Usein hankintayksiköt nimittäin ottavat hankintaan ulkopuoliseksi asiantuntijaksi hankintajuristin, jonka avulla pyritään varmistamaan, että hankinta tulee tehtyä hankintalain vaatimukset täyttäen, eikä jouduttaisi aikaa kuluttavaan ja turhauttavaan markkinaoikeuskäsittelyyn.

Ensin tulee mieleen, että tämähän on oikein hyvä ajatus, erityisesti jos hankintayksiköllä ei ole lainkaan hankintalain tuntemusta. Valitettavasti tällaiset tarjouskilpailut menevät usein pieleen itse sisällön suhteen. Pelätään siis markkinaoikeutta niin paljon, että keskitytään siihen, että tarjouspyyntö ja hankintaprosessi ei vaan olisi hankintalain vastainen. Samalla unohdetaan itse asia, eli mitä oltiin hankkimassa. Lopputuloksena on yleensä kallis hankinta, joka ei täytä asiakkaan todellisia tarpeita.

Suurempi hyöty saadaan, kun otetaan hankintaan avuksi ulkopuolinen asiantuntija, jolla on substanssiosaamista kyseiseen hankintaan liittyen ja lisäksi julkisten hankintojen osaamista sekä toimialakokemusta.

Sen sijaan, että keskitytään markkinaoikeuden välttelyyn, pitäisi voimavarat (ja ulkoiset palveluostot) keskittää siihen, että hankitaan sellaisia järjestelmiä, joita oikeasti tarvitaan.

Tässä maassa tuhlataan vähintään kymmeniä miljoonia, ellei satoja miljoonia euroja vuodessa verorahoja (siis meidän kaikkien rahaa!) järjestelmähankintoihin, joiden lopputuloksesta ei ole varmuutta ja/tai joita ei koskaan saada käyttöön. Julkiset hankinnat tuntuvat järjestelmähankintojen kohdalla asiakkaista usein ylivoimaisen vaikeilta ja apua hankitaan sitten vääriin asioihin.

Otetaan siis mieluummin julkiseen järjestelmähankintaan mukaan ulkopuolista asiantuntemusta sellaiselta taholta, joka ymmärtää kyseisen toimialan asiakastarpeita, tuntee toimialan ratkaisutarjontaa sekä osaa kaivaa asiakkaan tarpeista oleelliset vaatimusmäärittelyn muotoon. Samalla pidetään vaatimukset oikein mitoitettuina ja varmistetaan tarjoajien kiinnostus hankkeeseen sekä kilpailun synnyttäminen.

Julkiset hankinnat ovat lopulta vain hyvin toteutettua viestintää, joka tapahtuu hankintailmoituksen julkaisun jälkeen virallisessa ja läpinäkyvässä prosessissa, jonka tarkoituksena on varmistaa hankintalain mukaisesti tarjoajien syrjimätön ja tasapuolinen kohtelu. Julkiset hankinnat eivät ole avaruusfysiikkaa, vaan hankintalain vaatimusten täyttyminen voidaan varmistaa hyvin yksinkertaisilla toimenpiteillä.

PS. Hankintalaki (virallisesti ”Laki julkisista hankinnoista”) sisältää word-dokumentiksi vietynä reilut 12 000 sanaa 50 sivulla. Auton kuljettamiseen liittyvät keskeiset lait ja asetukset (Tieliikennelaki, Tieliikenneasetus, Asetus ajoneuvojen käytöstä tiellä sekä Ajoneuvolaki) sisältävät word-dokumentiksi vietynä reilut 52 000 sanaa 250 sivulla ja sisältävät ison joukon kuvia (liikennemerkit), jotka pitäisi osata ulkoa. Silti ajokortin saamiseksi riittää muutama ajo- ja teoriatunti sekä hyväksytysti suoritetut teoria- ja ajokokeet. Ja hyvä niin.


​