Miksi järjestelmähankkeissa niin usein aikataulu pettää? Osoittaako syyttävä sormi aina toimittajaa kohti, vai osaatko katsoa myös peiliin? Otapa lyhyt aikalisä ja lukaise ajatuksia sopivan aikataulun merkityksestä hankkeen onnistumiselle. Kuvan lintua ei vahingoitettu tätä kirjoitusta varten.

Aikataulutus pettää jo hankintavaiheessa?

Liian usein tilanne on se, että järjestelmälle on kova tarve, hankinnalle varattu budjetti painaa vastaan tai jonkin muun erittäin hyvin perustellun syyn vuoksi hankinta viedään läpi mahdollisimman rivakasti. Ja kun kiihdytetään liian kovaa, voi lento loppua kesken ja pahimmassa tapauksessa tulee siinä vähän vahinkoakin. Olen nähnyt lukuisten erityisesti julkisten järjestelmähankintojen menevän pieleen vain sen vuoksi, että hankinnan ja tarjouspyynnön valmistelu ja itse tarjousvaihe vietiin läpi mahdollisimman nopeasti. Koska kiire.

Haluttiin nopeasti tarjouspyyntö ulos Hilmaan ja tarjoukset pöydälle. Ei ehditty kunnolla perehtyä markkinoilta löytyviin ratkaisuihin ja miettiä omia vaatimuksia tätä kautta realistisiksi. Kaiken lisäksi toimittajille annettiin surkean lyhyt valmistautumisaika tarjouksen laatimiselle, pahimmassa tapauksessa tarjouspyyntö julkaistiin juhannusviikolla ja tarjoukset piti jättää heinäkuun loppuun mennessä. Toimittajan parhaat myyjäthän mielellään keskeyttävät kesälomansa juuri sinun julkaiseman tarjouspyynnön vuoksi?

(Sivuhuomautuksena: Ainoa asia, mitä julkisessa hankinnassa kannattaa tehdä juhannusviikolla tai mieluummin heti juhannuksen jälkeen, on hankintapäätöksen lähettäminen silloin, kun riski markkinaoikeuteen päätymiselle on suuri. Toimittajan parhaat asiantuntijat ovat lomalla ja eivät ehkä huomaa koko hankintapäätöstä, jolloin voit päästä kuin koira veräjästä.)

Itse tarjousvaiheen lisäksi tarjouspyynnössä saatetaan toimitusajalle asettaa kohtuuttomia vaatimuksia ja samalla viivästyssanktiot sopimuksessa on asetettu varmuuden vuoksi toimittajaa kunnolla kurittaviksi. Fiksut toimittajat vetäytyvät jo tässä vaiheessa hankkeesta, koska eivät halua lähteä hutiloiden valmisteltuun hankkeeseen liian tiukalla aikataululla viivästyssakon uhka niskassaan.

Projektillekin on syytä varata väljä aikataulu

Mikäli hankintavaihe saatiin vietyä läpi onnistuneesti, ei vielä voida huokaista. Tästähän se työ vasta alkaa. Ja taas usein liian kiireellä. Aikataulut laaditaan ihannetilanteen mukaan, kun kenelläkään ei ole muuta tekemistä tai mitään yllättävää ei tapahdu. Mutta kun tapahtuu!

Budjetointi, tilinpäätös, kehityskeskustelut, kuluvan vuoden tavoitteen asetanta. Löytyykö kalenteristasi kolmen-neljän kuukauden rako, jolloin siellä ei olisi jotain joka vuosi toistuvaa isoa rumbaa? Niinpä.

Lisäksi erilaisissa järjestelmäkäyttöönotoissa tulee vastaan erilaisia haasteita. HR-järjestelmäprojekteissa jätetään usein varautumatta riittävästi nykyisten tietojen keräämiseen ja sen vaatimaan aikatauluun. Kuvitellaan ehkä, että järjestelmätoimittajalla on jotkin maagiset työkalut, joiden avulla nykyisen henkilöstön tiedot imuroidaan asiakkaan vanhasta järjestelmästä, exceleistä ja mapeista uuteen hienoon HR-järjestelmään.

Tosiasia on, että käytännössä aina tietoa joutuu joko keräämään manuaalisesti tai sitten loppukäyttäjät, esim. jokainen työntekijä itse, syöttävät osan tiedoista järjestelmään.

Julkaisujärjestelmien käyttöönottoaikataulut kulkevat kokonaan omassa luokassaan. Olen ollut lukuisissa rekrytointijärjestelmähankkeissa mukana, jolloin samaan aikaan sattumalta, tai suunnitellusti, on ollut menossa julkaisujärjestelmän uudistus. Suunnitelma oli, että kun uudet nettisivut valmistuvat, otetaan samalla sitten käyttöön uusi hieno rekryjärjestelmä.

Olen oppinut vastaamaan asiakkaalle, että eiköhän jo varauduta plan B:hen, eli otetaan uusi rekryjärjestelmä käyttöön vanhalla sivustolla. Julkaisujärjestelmäprojekti saattoi kyllä teknisesti valmistua suunnitellussa aikataulussa, mutta jostain kumman syystä sisällön tuottaminen sinne vähän viivästyi.

Siispä, kun olet hankkimassa uutta järjestelmää, riittävän väljä aikataulu on viimeinen, josta voit lähteä tinkimään. Ei ole turhauttavampaa tilannetta, kuin kiireessä viedä hankinta läpi ja huomata, että ei tästä mitään tullutkaan. Sitten käynnistetään hankinta uudelleen, parhaassa tapauksessa toimittajia syytellen, kun eivät kelvottomat edes viitsineet tarjousta tehdä!

Tässä kohtaa on siis syytä katsoa peiliin, huokaista, nostaa oikea käsi etusormi ojossa vaakasuoraan ja osoittaa syyllistä. Sen jälkeen kääriä hihat, aloittaa alusta ja valmistella hanke kaikin puolin huolellisemmin. Tolkullisen aikataulun (ja muiden vaatimusten) kanssa.

Oletko kuullut joskus onnistuneesta järjestelmähankinnasta?

No kyllä, onhan niitä onnistuneitakin hankintoja. Paljonkin. Jostain syystä kuitenkin jatkuvasti puhutaan epäonnistuneista hankinnoista, rahan heittämisestä pohjattomaan kaivoon ja niin poispäin. Erityisesti julkisen sektorin hankinnat herättävät tunteita, onhan kyse enemmän tai vähemmän yhteisestä lompakosta, josta raha näihin hankkeisiin kaivetaan (vertauskuvana toimisi kyllä usein säkki, josta kaadetaan).

Yksityisen sektorin epäonnistuneet hankkeet eivät yleensä saa niin paljon huomiota, ellei kyse ole esimerkiksi asiakaspalveluun suoraan vaikuttavasta hankkeesta, jossa epäonnistuneen järjestelmäprojektin vuoksi vaikkapa lipunvarausprosessi menee täysin jumiin.

Miksi järjestelmähankinnat sitten niin usein epäonnistuvat joko osittain tai kokonaan?

Tähän lienee useita syitä ja kaikkeen ei pysty edes ennalta varautumaan, kuten olosuhteiden yllättävään muuttumiseen kesken hankkeen. Kuitenkin, hieman paremmalla valmistautumisella, käyttämällä hieman aikaa koko hankkeen suunnitteluun ja miettimällä, mitä osaamista tarvitaan ja millä tavalla eri vaiheet voitaisiin hallita paremmin, voidaan hankinnan laatua parantaa merkittävästi. Samalla työmäärä ja kustannukset jäävät todennäköisesti pienemmiksi.

Epäonnistumisella on myös useita mittareita / tasoja. Jonkun mielestä hanke on onnistunut, jos projekti saatiin aikataulussaan läpi. Toisen mielestä, jos budjetti piti. Kirjoitinkin jo aiemmin järjestelmien vajaakäytöstä. Yksi epäonnistumisen laji sekin.

Toimin itse ennen nykyistä työtäni lähes 15 vuotta järjestelmätoimittajan roolissa ja näin lukuisia hankintoja, joissa asiakas oli enemmän tai vähemmän hukassa tekemisessään. Myyntityössä ja toimittajan roolissa hankintaa ja tarjouspyyntöä katsoo hieman eri lasit päässä, kuin asiakas. Asiakkaan pitäisikin osata asettua myös myyjän eli järjestelmätoimittajan asemaan, jotta osaisi viedä hankinnan läpi mahdollisimman hyvin ja realistisesti. Haastehan tietysti on, että harvalla ostajalla on valtavaa (jos yhtään) kokemusta toimittajan roolista.
Ja huom! en tarkoita sitä, että ostetaan vain juuri sitä, mitä markkinoilla on valmiina tai että pitäisi mukautua toimittajan asettamiin ehtoihin. Järjestelmähankinnassa, kuten yllättäen aika monessa muussakin tekemisessämme, on kuitenkin lopulta kyse viestinnästä. Miten viestiä oikealla tavalla toimittajille, mitä ollaan tekemässä ja mitä toimittajalta sekä  ratkaisulta odotetaan? Hankkeen kaikissa vaiheissa.

Täytyy sanoa, että välillä suorastaan vihastuttaa, kun näkee järjestelmähankkeita, joissa ilmiselvästi ei ole mitään tolkkua, eikä ostaja ole tilanteen tasalla. Tämä on muuten mielenkiintoinen sana, tämä ”tolkuttaa”. Joku sivistyssanakirjakin taitaa määritellä sen jankuttamiseksi tai jopa nalkuttamiseksi.

Itse pidän sanaa erittäin sopivana silloin, kun jokin hanke yritetään saada raiteilleen asiaperustein. Jos ei kerrasta mene jakeluun, niin pitää tolkuttaa.

Lähdin kirjoittamaan näitä artikkeleita sillä ajatuksella, että pureudun pala kerrallaan järjestelmähankinnan eri vaiheisiin ja erityispiirteisiin sekä miten niihin olisi hyvä varautua. Saatanpa jossakin osassa pureutua johonkin erityisaiheeseen, vaikkapa HR-järjestelmiin.

Hankinnalla muuten käsitän tässä yhteydessä koko hankkeen elinkaaren. Hankinta ei ole valmis vielä siinä vaiheessa, kun sopimuksessa on nimi, vaan vasta sitten, kun se on onnistuneesti jalkautettu organisaatioon ja toimintatavat samalla uudistettu.

Tolkku alkaa siitä, kun tunnistat, että jotain voisi tehdä paremmin ja otat asiaksesi tehdä. Pysy siis kuulolla!