Yhtään tarjousta ei saatu, vaikka työryhmän kanssa väännettiin tarjouspyyntöä kasaan kolme kuukautta hiki hatussa. Tavattiin toimittajia ja kaikki toimittajat vakuuttivat, kuinka kiinnostava hanke on ja varmasti jättävät tarjouksen. Eivät sitten kuitenkaan jättäneet. Mikä tässä nyt meni pieleen?

Realistinen aikataulu on merkittävä tekijä

Voin kertoa oman kokemukseni erittäin suuresta hankinnasta, josta osa tarjoajista jättäytyi pois. Valtio hankki uuden rekrytointijärjestelmän muutama vuosi sitten. Kilpailua valmisteltiin suurella innolla ja markkinavuoropuhelua käytiin tarjoajien kanssa vuodenvaihteessa 2012-2013. Olin tuolloin vielä järjestelmätoimittajan palveluksessa ja kävimmekin tapaamassa Hanselin edustajia sekä osallistuimme alustavan tarjouspyynnön kommentointiin.

Tarjoamamme järjestelmä olisi täyttänyt lähes kaikki järjestelmälle asetetut toiminnalliset vaatimukset jo tarjouspyyntövaiheessa erittäin hyvin ja tuotekehityksen määrä olisi ollut hyvin kohtuullinen. Myös kustannukset olisivat jääneet varmasti paljon pienemmäksi kilpailun voittaneen Aditron ratkaisusta. Teknisissä reunaehdoissa mm. ylläpitoon liittyen olisi ollut haasteita, mutta ei mitään ylitsepääsemätöntä.

Vetäydyimme kuitenkin hankkeesta keväällä 2013, emmekä osallistuneet enää hankkeeseen. Jättäydyimme siis yhdestä suurimmista rekrytointijärjestelmän tarjouskilpailuista pois. Miksi teimme näin hullun ratkaisun?

Hansel piti koko ajan esillä, kuinka tärkeää on, että uusi järjestelmä on valmis ja käytössä jo vuoden 2014 alussa. Kävimme tästä keskustelua ja toimme vahvasti esille, että aikataulu ei ole realistinen, vaan on liian tiukka tämän kaltaisen massiivisen projektin läpiviennille. Uusittiinhan siinä valtion kaikkien yksiköiden käytössä oleva järjestelmä kertarysäyksellä. Lopullinen tarjouspyyntö sitten kertoi, että toteutus piti olla valmis tammikuussa 2014 ja tuotantoon mentäisiin huhtikuussa 2014.

Totesimme, että asetettu aikataulu on liian tiukka, meillä oli paljon muitakin projekteja menossa emmekä halunneet lähteä tarjoamaan epärealistisella aikataululla mahdolliset viivästyssanktion uhat niskassa. Emmekä siis jättäneet tarjousta.

Lopputuloshan oli lopulta vähemmän yllättävästi se, että uusi järjestelmä otettiin käyttöön vasta 20.4.2015. Siis vuoden myöhässä Hanselin aiemmin ilmoittamasta ehdottomasta aikataulusta! Mikäli aikataulu olisi alunperin laadittu realistisemmin ja siihen olisi annettu edes puolen vuoden lisäaika, olisimme varmasti jättäneet tarjouksen.

Kirjoitin aikataulutuksen merkityksestä jo aiemmassa blogikirjoituksessa, lukaisepa sekin.

Vaatimusmäärittely rajaa pois tarjoajia

Myös järjestelmälle asetetut vaatimukset voivat rajata pois hyviäkin tarjoajia. Usein vaatimusluettelosta tehdään toiveiden tynnyri, jonne pudotellaan eri puolilta organisaatiota kerättyjä vaatimuksia sen kummemmin miettimättä A) ovatko ne oikeasti oleellisia vaatimuksia ja B) pystyykö yksikään toimittaja täyttämään vaatimuksia. Tarjouspyyntö voi näin muodostua järjettömän raskaaksi.

Vaatimuksia asetettaessa on pysyttävä olennaisuuksissa ja varmistettava, että markkinoilta löytyy riittävästi ratkaisuja, jotka täyttävät vähintäänkin pakolliset vaatimukset. Toiveiden tynnyri pitääkin pilkkoa palasiksi ennen kuin sinne pudotetaan yhtään "vaatimusta".

Tämän jälkeen voidaan kartoittaa vaatimuksia sen pohjalta, kuinka asioita käytännön työssä oikeasti haluttaisiin hoitaa. Samanaikaisesti peilataan omia vaatimuksia markkinoiden tarjontaan. Markkinavuoropuhelun toteutuksesta voit lukea lisää aiemmasta kirjoituksestani.

Toiveiden tynnyri -syndrooman lisäksi on tunnistettavissa Suuri hankintayksikkö -syndrooma. Tässä oireyhtymässä isot hankintayksiköt, kuten suuret kaupungit ja sairaanhoitopiirit, eivät osaa ajatella asioita pienempien (ja yleensä lopputuloksen kannalta parempien) järjestelmätoimittajien kannalta. Hankkeista tehdään jo hankekuvauksen ja organisoinnin perusteella aivan liian raskaita suhteessa siihen, mitä ollaan hankkimassa.

Viime syksynä keskustelin erään suuren kaupungin kanssa ja he ihmettelivät, miksi heidän HR-järjestelmätietopyyntönsä ei ollut kiinnostanut lainkaan pienempiä toimittajia, vaikka nimenomaan halusivat myös pieniä toimittajia mukaan.

No ei se ole mikään ihme, jos hankkeesta on jo valmiiksi tehty tolkuttoman raskas ja hankittavan järjestelmän reunaehdot on määritelty järjettömiksi. Järjestelmän vaatimuksia ei oltu osattu laatia nykyaikaisen näppärän HR-järjestelmän vinkkelistä, vaan väkisin tuli mieleen, että vaatimusluettelon oli laatinut joku vanhan koulukunnan ERP-konsultti.

Vähemmän on enemmän

Vanha kulunut sanonta "less is more" pätee yhä. Vaatimusten kirjaamisessa on pidettävä kohtuus, mutta toisaalta ne pitää kirjata riittävällä tarkkuudella, jotta voidaan varmistua riittävästä laadusta. Lisäksi sama sääntö koskee hankittavaa järjestelmälaajuutta. Jos samalla tarjouspyynnöllä haetaan CRM-järjestelmää, HR-järjestelmää, työsuhdepolkupyöriä ja johdon assistentin työkenkiä, voit olla varma, että et huku ainakaan tarjousten suureen määrään. Tästäkin olen kirjoittanut aiemmin.

Liian tiukat sopimusehdot ovat viimeinen niitti

Yleisissä sopimusehdoissa on määritelty valmiiksi kohtuulliset viivästyssanktiot ja vahingonkorvauksen enimmäismäärä. Laitetaan nyt kuitenkin varmuuden vuoksi vielä vähän tiukemmat sanktiot viivästykselle, nelinkertaiset on varmaan vielä ihan OK. Ja pitäähän meidän saada määritellä, ketkä toimittajan henkilöt palvelintilassa käyvät. Toimittajan pitää vähintäänkin hyväksyttää meillä, ketä alihankkijoita käyttävät mihin tahansa osaan palvelutuotantoaan (vaikka sillä ei olisi käytännön kannalta mitään merkitystä).

Asiakaspalvelu pitää myös ehdottomasti pelata klo 8-17, saattaahan joku yli-innokas virkamies joskus ylittää työaikansa ja tarvita juuri silloin toimittajan teknisen tuen langanpäähän. Ei sillä ole niin merkitystä, että järjestelmätoimittajat tarjoavat muille asiakkaille tukea klo 8-16.

Kuulostaako tutulta?

Asiakas joskus ajattelee, että toimittajat ehdottomasti taipuvat kaikkeen mahdolliseen, mitä keksitään vaatia. Näin ei vaan valitettavasti ole. Jos sopimusehdot ( = palvelun tuotannon reunaehdot) menevät toimittajan kannalta kohtuuttomiksi, tekee toimittaja yleensä johtopäätökset ja jättää tarjoamatta. Istu siinä sitten sopimuksen päällä vahtimassa ehtojen täyttymistä, kun ei ole ketään, ketä vahtia!

Joskus se on hyvin pienestä kiinni

Joskus voi käydä niinkin, että tarjouspyyntö oli sinänsä hyvä, mutta jostain syystä hankintailmoitus Hilmassa on mennyt tarjoajilta ohi. Tähänkin on useita syitä, joista aikataulutus on ainakin helppo hallita. Julkaise siis hankintailmoitus sellaisena ajankohtana, kun toimittajat eivät ole lomalla.

Myös hankintailmoituksen otsikointi on tärkeää. Aikoinaan, kun valtio kilpailutti ensimmäistä kertaa Heli-rekrytointijärjestelmää, oli hankintailmoitus otsikoitu jotenkin tyyliin "Valtion sisäisen kierron prosessin tukeminen" (en enää muista tarkkaan, onhan siitä jo kohta 15 vuotta).

Sepä meni meillä aikoinaan Skillnetissä ohi ja huomasimme vasta, kun eräs valtion yksikkö sanoi, että ei nyt kannata heille tarjota, kun tuo valtion kilpailutus on menossa. Sitä ennen olimme menestyksekkäästi toimittaneet Artist-rekrytointijärjestelmää useille valtion yksiköille.

Tarkista siis vielä kerran ennen hankintailmoituksen julkaisemista, kertooko ilmoituksen otsikko, mitä olet ostamassa!

Ja tietysti jos teet huolellisen markkinavuoropuhelun, ovat toimittajat jo valmiiksi hereillä ja odottavat tarjouspyyntöänne.

No niin, olen siis kaksi kertaa ollut ulkona valtion rekrytointijärjestelmäkisasta. Pitäisikö jo katsoa peiliin? Ehkä kolmannella kerralla olen mukana, toivottavasti hankintakonsultin roolissa ja silloin syyllinen huonosti valmisteltuun kilpailutukseen löytyykin hyvin läheltä :)

Törmään aika usein tarjouspyyntöihin, joissa samaan kilpailutukseen on paketoitu tolkuton määrä eri järjestelmiä. Samalla tarjouspyynnöllä saatetaan hakea järjestelmiä taloushallintoon, palkanlaskentaan, HR-tietojen hallintaan, henkilöstön kehittämiseen, rekrytointiin, matkalaskujen hallintaan, työvuorosuunnitteluun, projektinhallintaan, laskutukseen ja vaikka mihin.

Optiona vielä työsuhdepolkupyörät ja hammashoito (no ei onneksi sentään). Ja kaikki yhteen kiinteään hintaan. Mitä järkeä tässä on? Tai miksi tässä ei olisi järkeä?

Sinänsä kuulostaa ensi alkuun hyvältä, että haetaan ratkaisua yhdeltä toimittajalta, joka kerralla pystyisi ratkaisemaan kaikki tarpeet. Vietäisiin läpi vain yksi käyttöönottoprojekti (vaiheittain), toimittajalta tulisi vain yksi lasku ja kun on hankittu näin laaja kokonaisuus, niin totta kai siinä tulee silkkaa säästöä. Lisäksi olisi vain yksi vastuutaho, jota syyttää, jos jokin palanen ei toimi. Näinkö on? Mietitäänpä hetki.

Kuinka monelta järjestelmätoimittajalta löytyy kaikki edellä luetellut osa-alueet sellaisessa paketissa, että kaikki osa-alueet täyttävät niille asetetut pakolliset vaatimukset, ovat miellyttäviä käyttää, joustavat asiakkaan tarpeisiin ja tietysti keskustelevat automaattisesti keskenään? Ja vielä siten, että hinta on alhainen? Eipä taida montaa löytyä. Saattaapi käydä niinkin, että yhtään tarjousta ei kolahda postiluukusta.

Hyvällä tuurilla tulee tarjous, jossa kaksi tai useampi toimittajaa ovat lyöneet hynttyyt yhteen (siis ko. tarjoukseen) ja tarjoavat joko ryhmittymänä tai alihankintasuhteina koko pakettia. Hinta vaan voi olla vähän suolainen.

Pohditaanpa hetki seuraavia kysymyksiä:

• Mitä jos tarpeet muuttuvat vuosien varrella ja haluttaisiin vaihtaa jokin osio, vaikkapa palkanlaskentajärjestelmä?
• Mitä jos halutaan ulkoistaa palkanlaskenta ja/tai kirjanpito?
• Mitä jos jokin osa-alue ei käytännössä ollutkaan kovin toimiva tai on suorastaan kelvoton?
• Mitä jos jonkin osion toimittajalle tapahtuu jotakin (myydään, konkurssi, päättää lopettaa tuotteen ylläpidon...)?
• Mitä jos jonkin osion käyttöönotto ei vaan onnistu?

Voidaan edellä olevien kysymysten pohjalta miettiä, onko sopimus rakennettu siten, että siitä on helppo irtisanoa jokin haluttu osio pois? Jos ei, niin joko irtisanotaan koko sopimus, yritetään saada toimittajalta hinnanalennusta tai maksetaan sellaisestakin osa-alueesta, jota ei hyödynnetä lainkaan.

Minkä tien valitset?

Tai onko sopimuksen sanktiointi tehty siten, että se on helppo kohdentaa oikeaan paikkaan? Jos esim. jokin yksittäinen osa-alue sakkaa, niin harva toimittaja suostuu sellaisiin sanktioihin, joissa koko järjestelmän maksuista annettaisiin hyvitystä. Etenkin, jos toimitus koostuu usean toimittajan ryhmittymästä tai alihankintasuhteista.

En sano, että kokonaisvaltaiset ERP-järjestelmät olisivat täysin kelvottomia ratkaisuja, mutta jos hankinnan kokonaisarvoksi on arvioitu muutama sata tuhatta euroa, on turha kuvitella, että saadaan yhtään kelvollista tai järkevää tarjousta. Jos halutaan (hinta-laatusuhteeltaan) mahdollisimman hyvä ratkaisu eri tarpeisiin, täytyy hankintaa lähteä pilkkomaan pienempiin osiin.

Tätä varten on syytä tehdä huolellinen markkinakartoitus / -vuoropuhelu, jolla varmistetaan, mitä osa-alueita eri toimittajilta löytyy ja minkälaisissa kokonaisuuksissa hankinta on järkevää tehdä. Onneksi myös tuleva uusi hankintalaki pakottaa jakamaan hankintaa osiin.

Jos nyt mietit vielä, miten sitten erillisten järjestelmien välillä tieto kulkee, niin ole huoletta! Eri järjestelmät saadaan kytkettyä kyllä oikein toteutetuilla rajapinnoilla yhteen. Ja silloin myös yksittäisten järjestelmien vaihtaminen on helpompaa, kun koko pakettia ei tarvitse räjäyttää auki.

Toki tämäkin pitää osata ottaa huomioon jo tarjouspyynnössä ja ratkaisua valittaessa. Ja mielellään hiukan yksityiskohtaisemmalla määrittelyllä, kuin tyyliin "Järjestelmä keskustelee tarvittavilta osin vähintään seuraavien järjestelmien kanssa:...".

Jos lähdet hankkimaan valtavaa kokonaisuutta eri järjestelmiä yhdellä tarjouspyynnöllä, on täysin tuuripeliä, minkälaisia tarjouksia saat. Jos lainkaan. Luuletko, että toimittajat odottavat Hilmaa räpläten kieli pitkällä, että juuri sinun tarjouspyyntösi julkaistaan ja taipuvat kaikkeen mahdolliseen, mitä keksit pyytää, jotta saavat tarjota juuri sinulle? Ei, valitettavasti toimittajat(kin) tekevät valintaa, mihin tarjouskilpailuihin on järkevää milloinkin osallistua.

Sekä yksityisen että julkisen sektorin IT-sopimusehdot on uudistettu. Tässä lyhyt yhteenveto ja muutamia huomioita muutoksista.

IT2015

Merkittävimmät uudistukset liittyvät ketterillä menetelmillä tehtäviin toimituksiin, joihin luotiin kokonaan uudet ehdot (IT2015 EKT). Nyt näihin toimituksiin voidaan hyödyntää valmiita sopimusehtoja ja itse sopimusteksteistä saadaan selkeämpiä. Toki aina täytyy katsoa tapauskohtaisesti sopimusehtojen soveltuvuus hankkeeseen ja tarvittaessa tehdä muutoksia / poikkeuksia yleisiin sopimusehtoihin.

Toisena kokonaan uutena asiana on tuotu malli eettisten periaatteiden toteuttamiseksi hankkeissa. Tämä malli ei tosin sellaisenaan sovi sopimusliitteeksi, vaan se toimii ensisijaisesti apuna eettisten periaatteiden tuonnissa organisaatioon ja kun organisaatioon on saatu tuotua ja ymmärrettyä nämä periaatteet, ne voidaan tarvittaessa tuoda sopivalla tavalla myös sopimuksiin.

Pilvipalveluehtoihin on myös tehty merkittäviä lisäyksiä erityisesti tietoturvaan ja tietojen suojaamiseen liittyen sekä näihin liittyen tietoturvaloukkausten käsittelyyn. Lisäykset täsmentävät periaatteita, joilla tietoja pitää suojata. Erityisesti henkilötietoja sisältävien järjestelmien kohdalla on syytä kiinnittää huomiota, että tietojen suojaus on hoidettu huolella ja että tämä on myös sopimustasolla velvoitettu järjestelmää ylläpitävälle taholle.

Edellä mainittujen muutosten lisäksi sopimusehtojen käytettävyyttä on parannettu, mm. ulkoasullisilla muutoksilla sekä mallipohjien tuonnilla docx-muotoon.

Tutustu uudistettuihin IT2015-ehtoihin osoitteessa it-ehdot.fi

JIT2015

Tärkeimpänä uudistuksena näen vihdoin julkisiin IT-hankintoihin saadut pilvipalveluehdot, eli virallisesti "Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista". Kun pilvipalvelut eri aloilla yhä enemmän lyövät läpi ja tähän saakka julkiset hankkijat ovat joko tehneet omat sopimusehdot tai joissakin tapauksissa käyttäneet IT2010-ehtoja, nyt voidaan poimia ehdot suoraan JHS-suosituksista.

Pilvipalveluehtojen lisäksi JIT2015 -ehtoihin saatiin IT2015 -ehtojen tapaan sopimusehdot ketterillä menetelmillä toteutettaviin hankkeisiin, joka on erinomainen ja tärkeä uudistus myös julkiselle puolelle. Ketterät menetelmät tulevat jatkossa näyttelemään entistä tärkeämpää roolia järjestelmähankkeissa ja näiden ehtojen myötä uskon, että julkinenkin sektori saa vihdoin ketteristä langanpäistä kiinni toden teolla.

Lisäksi merkittävä muutos on, että tilaajan sovellushankinnat on jaettu kahteen osaan, eli avoimella lähdekoodilla tai muulla kuin avoimella lähdekoodilla toimitettaviin sovelluksiin. Tämä muutos selventää ehtojen käyttöä ja sopimuksiin ei tarvita niin paljon ehtojen poikkeamia tai tarkennuksia.

Yleisenä muutoksena kaikkiin ehtoihin on, että sopimusehtojen käyttöohjeet löytyvät nyt tapauskohtaisesti kunkin sopimusehdon alusta. Lisäksi eri ehtoihin on tehty enemmän tai vähemmän pieniä muutoksia, joihin on hyvä perehtyä tarkemmin!

Tutustu uudistettuihin JIT2015-ehtoihin osoitteessa www.jhs-suositukset.fi/web/guest/jhs/recommendations/166

Miten uusia IT2015 / JIT2015 -ehtoja käytetään?Sopimusehtojen käytön tärkein edellytys on, että ne tunnetaan sisällöltään hyvin ja niitä käytetään oikein. Ei ole mielekästä varmuuden vuoksi liittää kaikkia mahdollisia sopimusehtoja sopimukseen ja sen lisäksi vielä varmuuden vuoksi lisätä sopimukseen samoja asioita. Toisaalta tapauskohtaisesti täytyy tunnistaa, miltä osin sopimusehdot eivät sovi hankkeeseen ja tehdä näihin liittyen tarvittavat täsmennykset.

Oikein käytettynä IT2015 / JIT2015 -ehtojen avulla saadaan hyvin selkeitä ja lyhyitä sopimuksia, jonka ansiosta myös sopimusten laadunvarmistus on helppoa. Esimerkiksi yrityskauppojen ja muiden liiketoimintakauppojen yhteydessä tehtävien Due Diligence -selvitysten teko on erittäin helppoa sopimusten osalta, mikäli sopimuksissa on tukeuduttu valmiisiin sopimusehtoihin eikä jokaisessa sopimuksessa ole sovittu erikseen erilaisista ehdoista.

Valmiiden sopimusehtojen käyttö on myös osa toiminnan laadunvarmistusta ja niitä onkin hyvä käyttää myös prosessien läpikäynnissä ja kehittämisessä. Lopultahan sopimusehtojen toteutuminen on mahdollista vain, jos organisaatio toimii niiden mukaisesti.

Olemme perehtyneet uusiin IT2015- ja JIT2015 -sopimusehtoihin, jonka lisäksi käymme eri hankkeissa aina käytännön tasolla tapauskohtaisesti läpi soveltuvimmat ehdot ja mahdolliset poikkeamistarpeet.

Ole yhteydessä, mikäli ehtojen käytöstä herää kysymyksiä!