Minulta kysytään usein julkisiin hankintoihin liittyen, saako järjestelmätoimittajien kanssa keskustella ennen hankintaa? Vastaushan on, että totta kai saa ja pitääkin! Itse asiassa hankintalakikin kannustaa tähän (Hankintalain 9 Luku 65 §).

Miten tätä keskustelua tarjoajien kanssa tulee käydä, jotta siitä saadaan mahdollisimman suuri hyöty hankinnalle? Riittääkö, että pyydetään järjestelmätoimittajat esittelemään ratkaisujaan?

Tässä artikkelissa annan muutamia vinkkejä, jotka on laadittu erityisesti julkisiin hankintoihin, mutta toimivat soveltaen toki myös muissa hankinnoissa.

Tee ennen hankintaa huolellinen tarvekartoitus, jonka pohjalta muodostuu alustava vaatimusmäärittely (tämä toimii sitten jo pohjana kilpailutusmateriaalille). Tarvekartoituksessa oleellista on katsoa nykytilan ohella ja erityisesti tulevaisuuteen! Tässä kohtaa on hyvä pohtia mm. seuraavia kysymyksiä:

• Mitä eri järjestelmiä ja manuaalisia prosesseja hankinnan kohteeseen liittyy?
  
• Mitä ovat nykyisten prosessien pullonkaulat ja kipupisteet?
  
• Miten prosesseja halutaan kehittää ja muuttaa?
  
• Mikä on järjestelmässä loppukäyttäjän kannalta oleellista ja mikä ei niin tärkeää?
  
• Käsitelläänkö järjestelmässä henkilötietoja? Miten tietoturva ja tietosuoja tulee huomioida?
  
• Mitä muita järjestelmiä hankinnan kohteeseen liittyy? Toimiiko hankittava järjestelmä master datan lähteenä muille järjestelmille?
  

Tarvekartoituksen pohjalta laaditaan vaatimusmäärittely, joka toimii osana kilpailutusmateriaalia.

Jotta hankinnassa voidaan onnistua, on välttämätöntä ymmärtää, minkälainen juuri tähän hankintaan liittyvä järjestelmämarkkina on. Millaisia ratkaisut ovat, mitkä ovat niiden vahvuudet ja heikkoudet? Millaisia reunaehtoja tarjoajilla on?

Mikäli markkina ei ole entuudestaan tuttu, kannattaa jo vaatimuskartoitusvaiheessa tehdä markkinaselvitys ja tutustua eri ratkaisuihin esim. järjestelmädemojen avulla. Jo tässä vaiheessa on tärkeää osata kysyä oikeita kysymyksiä. Tarjoajat kun tahtovat esitellä vain järjestelmien hyviä puolia, huonojen puolien jäädessä vähemmälle huomiolle. Markkinaselvitys auttaa vaatimusmäärittelyn laatimisessa, kun pohditaan, mitkä vaatimukset voidaan asettaa pakollisiksi ja mistä annetaan kenties laatupisteitä. Näitä tarkennetaan sitten vielä myöhemmin.

Pelkkä markkinaselvitys ei riitä! Ennen hankintailmoituksen julkaisua on tärkeää käydä vielä huolellinen vuoropuhelu tarjoajien kanssa jo valmiin tarjouspyyntöaineiston kanssa. Tässä tavoitteena on selvittää mm.

• Ovatko järjestelmään ja siihen liittyviin palveluihin kohdistuvat vaatimukset oikealla tasolla? Kohdistuuko tarjouspyynnön laatu sinne, minne pitää? Huom! Laadun painotus ei takaa hankinnan laatua!
• Ovatko hankintaan liittyvät sopimusehdot sopivat molemmille osapuolille? Suurin osa järjestelmistä tarjotaan nykyisin puhtaalla SaaS-mallilla, jolloin tarjoajien taipuminen hankintayksikön erityisiin sopimusehtoihin voi joskus olla vaikeaa.
• Ovatko tarjoajien soveltuvuusvaatimukset turhan rajaavia? Usein julkisten hankintojen ongelma on, että soveltuvuusvaatimuksilla rajataan moderneimmat ratkaisut pois ja perinteiset, itse ratkaisun osalta ei niin mielekkäät tarjoajat pärjäävät parhaiten.
• Ovatko tarjoajat kiinnostuneita hankinnasta? Julkisten hankintojen lopputulos on usein se, että pöydälle ei saadakaan yhtään tarjousta tai saadaan vain yksi tarjous, joka ei tosiasiassa täytä vaatimuksia tai on hinnaltaan aivan liian kallis.

Markkinavuoropuhelu kannattaa käydä siten, että tarjoajille annetaan tarjouspyyntömateriaali kommentoitavaksi. Tietopyyntö (RFI) voidaan julkaista joko Hilman kautta, jolloin kuka tahansa pääsee osallistumaan prosessiin tai vaihtoehtoisesti suunnataan tietopyyntö markkinaselvityksen pohjalta muutamalle potentiaaliselle tarjoajalle (tämä tulee tehdä riittävän laajana, jotta ei sorruta kilpailun vääristämiseen).

Markkinavuoropuhelussa on syytä kiinnittää huomiota siihen, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti, eikä ohjata hankintaa vain yhden tarjoajan näköiseksi. Sekin on toki hyvä muistaa, että hankintayksiköllä on oikeuskäytännössä todettu olevan hyvin laaja harkintavalta hankinnan kriteereitä kohtaan. Tasapainoilu em. asioiden kanssa on joskus haastavaa.

Huolellisesti tehdyn markkinavuoropuhelun avulla saadaan tarjoukset sellaisilta tarjoajilta, joiden ratkaisut ovat hankintayksikön tarpeiden mukaisia ja tarjoajat, joiden ratkaisu ei täytä tarpeita, saadaan joko rajattua pois tai menestymään kilpailussa heikosti. Samalla varmistetaan kilpailun aikaansaanti ja kohtuuhintaiset tarjoukset.

Liian moni hankinta kompastuu tarjouslomakkeiden puutteisiin. Hintaa ei vertailla kokonaisuuden kannalta järkevästi, oleellisia hinnoitteluelementtejä saattaa jäädä vertailematta tai jätetään  mahdollisuus lisälaskutukseen, jota ei ole huomioitu vertailuhinnassa. Referenssitoimitukset on kuvattu liian suppeasti ja soveltuvuusvaatimukset jäävät muutoin liian ohuiksi tai kohtuuttoman raskaiksi. Vaatimusmäärittely on laadittu epäselvästi ja tarjoajat joutuvat arvailemaan, mitä tosiasiassa vaaditaan ja mitä ei.

Lopputuloksena saattaa olla vääristynyt tarjoushinta, huonosti mitattava laatu tai jopa koko tarjousvertailu on mahdotonta tehdä.

Cloudian tarjouspalvelu on tänä päivänä lähes kaikilla käytössä ja se auttaa osaltaan, mutta sen haasteiden vuoksi tarjousten vertailu voi olla vaivalloista tai jäädä liian suppeaksi. Hyvin laadituilla tarjouslomakkeilla tarjoajien on helppo jättää tarjous ja tarjousvertailukin on tehtävissä hyvin nopeasti ja vähällä vaivalla.

Tapauskohtaisesti on toki hyvä pohtia muidenkin laatuvertailukriteerien käyttöä, esim. käytettävyyden arviointia osana tarjousten vertailua.

Pitäisi hankkia uusi HR-järjestelmä. Nykyinen rekrytointijärjestelmä ei palvele tarpeita. Koulutuksia varten pitäisi hankkia verkkokoulutusympäristö. Hankinta saatiin vihdoin tämän vuoden budjettiin ja nyt runnotaan hankinta läpi vaikka väkisin!

Tyypillinen tilanne hankinnoissa on, että hankinta valmistellaan ja viedään läpi oman toimen ohella, vaikka samaan aikaan on kiire jokapäiväisten asioiden kanssa. Resurssi- tai osaamisvajeen vuoksi hankinta tehdään usein liian kevyesti (esim. markkinavuoropuhelu tehdään puutteellisesti) ja lopputuloksena voi olla, että hankittava järjestelmä ei olekaan todellisten tarpeiden mukainen tai pöydälle ei saada yhtään relevanttia tarjousta.

Varaa siis hankintaan riittävät resurssit ja osta tarvittaessa asiantuntija-apua.

Tuntuuko käsillä oleva järjestelmähankinta haasteelliselta tai omat resurssit liian ohuilta?

Me olemme auttaneet lukuisia asiakkaitamme erilaisissa järjestelmähankkeissa ja autamme mielellämme myös teitä onnistumaan! Meillä on kokemusta järjestelmähankinnoista mm. seuraavilla alueilla :

• Taloushallinnon järjestelmät
• Palkanlaskentajärjestelmät
• HR-järjestelmät
• Rekrytointijärjestelmät
• Koulutuksenhallintajärjestelmät ja verkko-oppimisympäristöt
• Työajanhallintajärjestelmät
• Tapahtumienhallintajärjestelmät
• CRM-järjestelmät

Olemme tehneet hankintoja niin yksittäisille organisaatioille, kuin suurille palvelukeskuksille sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Pienimmän hankinnan kokonaisarvo on jäänyt kymppitonneihin ja suurin hankinta on ollut usean miljoonan euron arvoinen.

Katso lisää asiakkaidemme kokemuksia.

Ota yhteyttä yhteydenottolomakkeella, lähetä sähköpostia tai soita p. 0400733915, niin sovitaan lyhyt palaveri, jossa käymme läpi hankintanne haastekohdat ja annamme vinkkejä hankinnan läpivientiin. Teemme tämän jälkeen halutessanne ehdotuksen asiantuntija-avusta hankkeenne onnistumisen takaamiseksi.

Tiedätkö, mihin suuntaan olet menossa? Hyvin tehty markkinavuoropuhelu kirkastaa katseen ja antaa selkeän suunnan hankkeelle.

Tarjouspyyntöön liittyvän vaatimusmäärittelyn laatimiseen on erityisesti julkisella sektorilla syytä panostaa kunnolla. Valtavasta työstä huolimatta usein käy niin, että huolella laadittuun tarjouspyyntöön ei saada yhtään vastausta. Yksikään tarjoaja ei jätä tarjousta. Tai jos jättää, saattaa hinta olla posketon tai tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, jolloin se joudutaan hylkäämään. Tilanne tuntuu turhauttavalta ja aiheuttaa ihmetystä, eikö toimittajia muka kiinnosta hyvä kaupantekomahdollisuus.

Kun mietitään omia tarpeita ja laaditaan tarpeiden kuvaamiseksi mahdollisimman kattava tarjouspyyntömateriaali, käy joskus niin, että unohdetaan markkinat. Ei tutustuta riittävän huolellisesti markkinoilla oleviin ratkaisuihin, eli millaisessa käytössä ne ovat parhaimmillaan ja mihin tarpeisiin pystyvät parhaiten vastaamaan. Mitä tarpeita taas eivät pysty ratkaisemaan ja mihin tarkoitukseen niitä ei ole tehty.

Saattaa olla, että on jopa pyydetty toimittajia esittelemään ratkaisujaan, mutta esittelyt ovat jääneet hyvin yleiselle tasolle ja lisäksi ovat olleet myyjäosapuolen johtamia. Tällöin myyjä toki kertoo kaikki oman ratkaisunsa hyvät puolet, mutta puutteet jäävätkin kertomatta. Asiakaskaan ei ole osannut kysyä oikeita kysymyksiä, joilla ratkaisujen puutteet oltaisiin saatu esille.

Hyvin toteutettu markkinavuoropuhelu antaa oivat eväät omien vaatimusten pohtimiselle. Onko realistista löytää sellaista ratkaisua markkinoilta, joka tyhjentäisi toiveiden tynnyrin? Yleensä ei, vaan vaatimuksista joudutaan tinkimään tai joskus jopa pilkkomaan hankinta useisiin osiin. Liian usein vaatimukset ovat reippaasti ylimitoitettuja tai yritetään hankkia kaikki mahdollinen kerralla. Markkinoilta ei yksinkertaisesti löydy ratkaisuja ja tarjoajia, jotka täyttäisivät kaikki vaatimukset.

Joka tapauksessa tilanne on hyvä tunnistaa etukäteen, jotta ei tehdä turhaa tarjouspyyntökierrosta, jonka päätteeksi todetaan, että eipä saatu tarjouksia. Myös se toiveiden tynnyri kannattaa ensi tilassa pilkkoa palasiksi ja ottaa järki käteen.

Markkinavuoropuhelun ainoa tehtävä ei ole toimittajaehdokkaiden ratkaisuihin tutustuminen, vaan yhtä tärkeää on jo tässä vaiheessa aloittaa tarjoajien sitouttaminen hankkeeseen ja ylipäänsä herättää kiinnostus hanketta kohtaan. On paljon todennäköisempää saada hyviä tarjouksia, kun tarjoajien kanssa on käyty yksityiskohtaisiakin keskusteluja mahdollisesta toteutustavasta, tarjoajan ratkaisun heikkouksista ja vahvuuksista sekä asiakkaan tarpeista ja odotuksista hankkeelle. Ja näiden pohjalta tarjouspyyntö on muokattu realistiseksi.

Sekin on hyvä huomata, että markkinavuoropuhelussa ei pidä keskittyä pelkästään itse järjestelmään ja sen toiminnallisuuksiin. Väittäisin nimittäin, että tarjoajat jättäytyvät pois useimmiten muiden reunaehtojen vuoksi, kuten aikatauluvaatimukset, tekniset reunaehdot sekä sopimusehdot sanktioineen. Näistäkin on siis syytä käydä avointa ja laajaa keskustelua!

Tarjoajan on yleensä kohtuullisen helppo luvata tarjousta tehdessään jonkin toiminnallisen vaatimuksen täyttäminen (varsinkin kohtuullisella aikataululla), koska sehän on vain tuotekehitystä vaativaa. Ja meneehän siinä tuotekin samalla eteenpäin.

Sen sijaan, jos muissa vaatimuksissa on esitetty (usein jopa epäoleellisia) vaatimuksia vaikkapa toimittajan palvelinympäristölle tai palvelun tuotantotavalle, joiden täyttämiseksi tarjoajan pitäisi muuttaa palveluprosessejaan, nostaa tarjoaja usein tässä kohtaa kädet ylös ja luopuu kisasta. Tai hinnoittelee tarjouksen suolaisesti. Ei kukaan järjissään oleva tarjoaja lähde muokkaamaan prosessejaan yksittäisen asiakkuuden vuoksi. Tämä on erittäin tärkeää ymmärtää ja ottaa huomioon tarjouspyyntöä laadittaessa.

Huolellisesti toteutettu markkinavuoropuhelu onkin edellytys koko hankkeen onnistumiselle. Mikäli markkinavuoropuhelu tehdään huonosti, on onnistuminen tuuripeliä.